ERP selectie advies

ERP selectie advies

Een aantal van de meest voorkomende fouten tijdens de selectie van een ERP systeem.

Er zijn veel fronten waarop het mis kan gaan bij de selectie van een ERP systeem. Het grote aanbod aan verschillende systemen en leveranciers maakt het de keuze er niet makkelijker op. Dan moet u ook nog eens bedenken wat voor soort software, welke modules en functionaliteiten maar ook vooral welke niet. Zorg dat u in ieder geval niet de fout maakt om een van de onderstaande keuzes over het hoofd te zien.

Beste van beide werelden

Er zijn 2 verschillende manieren om een ERP systeem op te bouwen. In het eerste geval kiest u voor een geïntegreerd systeem van 1 leverancier. De leverancier automatiseert ieder onderdeel van uw bedrijf en brengt deze allemaal samen in 1 systeem. Optie 2 is de zogeheten best-of-breed methode. U gaat voor ieder deel van uw bedrijf op zoek naar de beste leverancier en laat vervolgens de losse delen samenvoegen tot 1 systeem.

Geïntegreerd systeem

De eerste is optie is voor veel bedrijven een goede en realistische keuze. Doordat er 1 leverancier is die het systeem bouwt zijn alle afdelingen van het begin geïntegreerd. De samenwerking tussen verschillende afdelingen zal hierdoor vlekkeloos verlopen. Het is echter wel dat 1 leverancier niet zoveel kennis heeft 3 gespecialiseerde leveranciers. Dat is dan ook de reden dat de kosten voor een geïntegreerd systeem een stuk lager uitvallen.

Best-of-breed

De mogelijkheden zijn veel groter bij de keuze voor een best-of-breed systeem. Met meerdere aanbieders krijgt u het beste van het beste maar daar komt vaak ook terug in de kosten en implementatie tijd. Het is duurder met een reden. Een ERP systeem dat door experts op ieder vlak is ontwikkeld en perfect aansluit op uw bedrijf kan het verschil maken.

Ieder systeem is uniek

U begint een bedrijf omdat u een nieuw idee heeft of een bekend concept met een eigen draai wilt uitvoeren. De unieke eigenschappen van uw bedrijf of USP’s zorgen voor unieke bedrijfsprocessen. Het is daarom ook bijna onmogelijk dat een bestaand systeem perfect aansluit op de manier van werken binnen uw bedrijf. Wees er van bewust dat uw bedrijf uniek is en dat dat ook voor uw ERP systeem zou moeten gelden. Dit heeft grote invloed op de keuze voor de juiste leverancier.

Iedere branche heeft functionaliteiten die enkel binnen deze groep worden gebruikt. Kies daarom altijd voor een leverancier die gespecialiseerd is in het werken in uw branche. Deze partijen hebben de kennis en ervaring in huis om u door het hele proces van het systeem samenstellen tot implementatie te begeleiden.

De gevestigde orde

Het komt vaak voor dat bedrijven de voorkeur geven aan een bekende leverancier. Een bedrijf is niet voor niets zo groot geworden en zal wel goede producten leveren wordt vaak gedacht. Dat de systemen goed werken en doen waar ze voor gemaakt zijn zal niemand aan twijfelen. Echter is het vaak zo dat deze systemen de alledaagse werkzaamheden bevatten die bij ieder bedrijf voorkomen. Het zal een hoop tijd en geld gaan kosten om deze standaard ERP om te bouwen naar het systeem dat uw bedrijf nodig heeft.

De implementatie

Een nieuw systeem in gebruik nemen is een grote verandering binnen een bedrijf. Een verandering van het goede soort, dat wel. De nieuwe software kan lijden tot efficiënter werken, betere prestaties en meer maar de overgang daarnaartoe gaat niet altijd zo soepel als gehoopt.

Mensen willen verandering maar willen niet worden veranderd

Mensen hebben hun dagelijkse werkzaamheden en gebruiken en wijken daar niet graag vanaf. Iedere grote verandering kan weerstand oproepen en dat zal bij de komst van een nieuw ERP systeem niet anders zijn. Goede begeleiding tijdens de gehele implementatie kan een groot verschil maken.

Het wordt aangeraden om een project manager te benoemen. Zijn rol is om het hele proces in goede banen te leiden. Onderschat deze taak niet en ga er vanuit dat de aangewezen persoon zo’n 80% van zijn tijd zal besteden aan de implementatie. Zijn taken zullen bestaan uit onder andere het vastleggen van de doelen, het in de gaten houden van het budget en last but not least, houdt iedereen up to date van de voortgang van het project. De betrokkenheid zal toenemen en de overgang naar het nieuwe systeem zal niet zo plotseling zijn waardoor mensen de tijd hebben om aan het idee te wennen.

Wie een ERP systeem heeft, heeft de toekomst

Het is belangrijk om op een rijtje te hebben wat een ERP systeem moet gaan doen om zo overbodige functies achterwege te laten. Een ERP systeem is een grote investering en is het onzin om nog meer te gaan betalen voor functionaliteiten die niet eens worden gebruikt. Dat rijtje is ook belangrijk om vast te stellen waar een systeem niet zonder kan. Wanneer er na de implementatie blijkt dat een systeem niet naadloos aansluit op de activiteiten op de werkvloer kan dit voor een hele hoop heisa zorgen.  

Een leverancier kan natuurlijk goedkoper zijn maar ga dan goed na waar deze besparing vandaan komt. Is het omdat er minder functionaliteiten inbegrepen zijn of is het een standaard systeem? Allemaal legitieme redenen om een product tegen een lagere prijs aan te bieden maar ga wel goed na of er dan geen onderdelen ontbreken die juist zo belangrijk zijn voor de ondersteuning van de werkzaamheden.

Een ERP systeem is nu eenmaal een investering en niet de minste. Goedkoop wordt al gauw duurkoop in deze gevallen. Wees realistisch over de verwachte kosten en probeer niet te besparen op iets wat zo een groot deel van uw bedrijf wordt. Het hele bedrijf zal hiervan profiteren maar dat heeft ook een keerzijde welke snel zichtbaar wordt als het systeem niet werkt zoals het zou moeten.

Lees meer over:
ERP systeem selectie advies

Nieuwe blog artikelen

Het ERP implementatie plan

Een checklist voor het hele traject van de implementatie van uw nieuwe ERP systeem.

Lees verder

Voorkom dat je ERP implementatie mislukt

Een ERP implementatie mislukt vaak door onnodige fouten te maken. Ontdek hoe je deze fouten voorkomt en een succesvolle implementatie tegemoet gaat.

Lees verder