specificatieblad

Waarom is het belangrijk om een specificatieblad te gebruiken?

Lees waarom een ​​gedetailleerd specificatieblad zo belangrijk is en hoe u de constructie moet ontwerpen.

Waarom een ​​specificatieblad onmisbaar is in een ERP-project Ontdek waarom een ​​gedetailleerd specificatieblad zo belangrijk is en hoe u de structuur moet ontwerpen. Het maken van een specificatie is een van de meest elementaire componenten van een ERP-project. Om deze reden willen we de exacte rol van het specificatieblad nader bekijken en bedrijven handige praktische tips geven voor het maken ervan. Eerst moet echter worden gedefinieerd wat er precies wordt bedoeld met ERP-software.

Inhoudsopgave

ERP-software: een definitie

De afkorting ERP verwijst naar enterprise resource planning. Dit is een fundamentele taak die alle soorten bedrijven moeten aanpakken. Elk bedrijf werkt immers met middelen. In een zakelijke context zijn middelen grondstoffen, bedrijfsmiddelen, persoonlijke middelen, (werk) tijd, land, energie en moeten ze zo efficiënt mogelijk worden ingezet in het kader van de bedrijfsmiddelenplanning.

De centrale taak van het ERP is om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment in de gewenste kwaliteit en kwantiteit op de juiste plek in het bedrijf beschikbaar te stellen. Afhankelijk van de branche, bedrijfsgrootte of interne structuren vereist deze centrale taak een groot aantal complexe bedrijfsprocessen die op elkaar voortbouwen.

Business resource planning met behulp van ERP-software

Om deze reden vertrouwen steeds meer bedrijven tegenwoordig op technische ondersteuning in de vorm van ERP-software. Moderne ERP-systemen zijn in staat om alle eigen processen centraal in kaart te brengen. Hierdoor ontstaat een soort digitaal beeld van het hele bedrijf met al zijn processen.

Processen digitaal aansturen en optimaliseren

Deze kunnen vervolgens worden beheerd, aangestuurd, gestroomlijnd, geoptimaliseerd en geautomatiseerd binnen de ERP-software. Dit bespaart kostbare middelen, die op hun beurt weer rendabeler kunnen worden ingezet elders in het bedrijf. Het gebruik van geschikte ERP-software voor bedrijven kan zo een doorslaggevend concurrentievoordeel worden. Omdat in sterk concurrerende markten die worden gekenmerkt door hoge klantverwachtingen, continue efficiëntie-optimalisatie en -verbetering op veel gebieden al de norm is geworden.

Wat is een specificatieblad?

Maar de introductie van ERP-software alleen betekent niet dat alle potentiële voordelen automatisch worden vastgelegd. Er moet vooral voor worden gezorgd dat de ERP-software geschikt is voor gebruik in uw eigen bedrijf. Om dergelijke systemen te identificeren, moeten bedrijven zich eerst bewust worden van hun eigen vereisten voor adequate ERP-software. Deze worden vervolgens vastgelegd in de vorm van een specificatieblad.

Het is belangrijk dat een zeer gestructureerde aanpak vereist is om een ​​dergelijke specificatie te maken. Bedrijven mogen in geen geval "blindelings" beginnen met het opsommen van bepaalde eisen, maar kiezen voor een meer strategische en doelgerichte aanpak. Anders bestaat het risico belangrijke functies te verwaarlozen, wat later een probleem kan worden.

De moeite is het waard

Uiteindelijk vormen de specificaties in het ERP-project de basis voor een succesvolle selectie van aanbieders. In principe spreekt niets er tegen om de inspanning die bij de creatie betrokken is zo laag mogelijk te houden. Het is echter belangrijk dat er toch een detailniveau wordt gekozen dat rekening houdt met alle belangrijke factoren.

Basisoverwegingen bij het maken van een specificatieblad

Aan het begin van een specificatie moeten bedrijven zichzelf eerst enkele basisvragen stellen, zoals:

  • Waarvoor moet de ERP-software worden gebruikt?
  • Welke processen moeten worden geoptimaliseerd met ERP-software?
  • Welke fundamentele bedrijfsdoelen moeten worden bereikt door de ERP-implementatie?

Bij het beantwoorden van deze vraag moeten bedrijven altijd rekening houden met langetermijndoelen en mogelijke veranderingen. Hoe moet de toekomstige richting van het bedrijf eruit zien en hoe moet de ERP-software specifiek de doelstellingen en processen van het bedrijf ondersteunen.

Eisen specificatie vervult meerdere functies

Daarnaast dienen bedrijven er rekening mee te houden dat de behoeftespecificatie niet alleen bedoeld is voor indiening bij potentiële ERP-aanbieders. Het zal later in het ERP-project ook worden gebruikt als basis voor tests en evaluaties. Om deze reden moet het zo worden geformuleerd dat het begrijpelijk is voor zowel aanbieders als gebruikers.

Componenten van een specificatieblad

In het volgende willen we een voorbeeld geven van een geschikte structuur voor gedetailleerde behoeftespecificatie. Eerst moeten echter belangrijke criteria worden aangepakt waaraan elke specificatie zou moeten voldoen.

De focus ligt op de processen

Dus bij het opstellen van een specificatie dient de focus altijd op de processen te liggen. Een loutere beschrijving van alle benodigde functies is meestal onvoldoende en geeft geen duidelijk totaalbeeld van het bedrijf. Om deze reden moet een goed specificatieblad altijd volledige beschrijvingen van bedrijfsprocessen bevatten. Het maken van deze procesbeschrijvingen biedt ook de ideale gelegenheid om bestaande processen te heroverwegen. Zo kunnen zwakke punten in bestaande processen in theorie al worden weggenomen door de gewenste doelprocessen te beschrijven.

Vereisten in plaats van oplossingen

Bovendien moeten bedrijven er bij het maken van een specificatie voor zorgen dat ze alleen hun vereisten beschrijven en niet hun implementatie. Het specificatieblad moet altijd oplossingsneutraal zijn. De simpele reden hiervoor is dat niet-oplossingsneutrale formuleringen gekwalificeerde aanbieders mogelijk kunnen uitsluiten als ze een andere implementatie van een vereiste nastreven.

Betrek alle afdelingen en vakgebieden

Na het zorgvuldig overwegen van het strategische perspectief, is het raadzaam om alle afdelingen en vakgebieden in het project op te nemen. Dit is uiteindelijk waar de toekomstige gebruikers van de ERP-software zitten. Het is belangrijk om bewust te maken van de positieve effecten van ERP-software op het hele bedrijf. Dit vergroot de kans dat het nieuwe systeem wordt geaccepteerd door toekomstige gebruikers.

Het is belangrijk om zowel critici te betrekken als input te verzamelen over mogelijke procesoptimalisatie. Het projectteam moet vervolgens alle verzamelde informatie evalueren en een holistische benadering voor het hele bedrijf ontwikkelen. Uiteindelijk niet alleen individuen. Afdelingen worden geïsoleerd van elkaar geoptimaliseerd, maar afdelingsoverstijgende processen worden efficiënter ingericht.

De ideale opbouw van een specificatieblad

Bij het opstellen van het specificatieblad is een zeer gestructureerde opbouw vereist. U moet dus beginnen met een basisbeschrijving van het bedrijf. Dit omvat bijvoorbeeld de grootte van het bedrijf en zijn branche. De volgende punten moeten dan in opeenvolgende volgorde worden aangepakt:

  • Producten, diensten en marktomgeving
  • Sterke punten en unieke verkoopargumenten
  • Huidig ​​IT-landschap inclusief aantal gebruikers
  • Beschrijving van functionele vereisten (procesgericht) inclusief noodzakelijke interfaces en verbindingen
  • Contactpersonen in het bedrijf

De volgorde van individuele subitems kan van bedrijf tot bedrijf verschillen . Het is belangrijk dat bedrijven systematisch te werk gaan en de lezer van het algemene naar een meer gedetailleerde beschrijving van de eisen leiden.

Conclusie: het specificatieblad vormt de basis voor een succesvolle leveranciersselectie

Het wordt duidelijk dat het maken van een behoeftespecificatie een fundamenteel onderdeel is van elk softwareproject. Het dient als basis voor een succesvolle en gefundeerde selectie van aanbieders. ERP-leveranciers krijgen een snel overzicht van de behoeften van het bedrijf door de “van globaal tot in detail” structuur van de specificaties en kunnen zo snel beoordelen of ze een geschikte zakenpartner zijn voor het geplande project.

Bedrijven dienen ook een oplossingsneutrale formulering te gebruiken bij het maken van een geschikt specificatieblad. In plaats daarvan zou het alleen de vereisten moeten bevatten om te voorkomen dat potentieel gekwalificeerde aanbieders overhaast worden uitgesloten.

Aangezien het specificatieblad ook als basis wordt gebruikt voor tests en evaluaties, moet het begrijpelijk zijn voor zowel ERP-leveranciers als gebruikers. Als aan al deze criteria is voldaan, vormt het specificatieblad een solide basis voor een succesvolle ERP-software selectie.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder