zakelijke dienstverlening
rapportage

Gerichte rapportage met het ERP-systeem

Met het ERP-systeem als krachtige analyse-tool optimaliseert u de rapportage over de zakelijke dienstverlening. Hier is hoe.

Rapportage is een van de belangrijkste taken van elk bedrijf, omdat het het bedrijf ondersteunt bij zowel strategisch als operationeel beheer.

Rapportage heeft dus een navenant hoge prioriteit in de zakelijke dienstverlening. Daarom willen we graag nader bekijken hoe ERP-systemen de rapportage in deze sector kunnen optimaliseren.

Wat is een ERP-systeem?

ERP is een acroniem en verwijst naar enterprise resource planning. Dit is de ondernemende taak om alle bedrijfsrelevante middelen in het bedrijf op het juiste moment en op de gewenste plaats in de juiste kwaliteit en kwantiteit te voorzien.

Afdelingsoverschrijdende samenwerking met het ERP-systeem (h3)

Daarnaast fungeert het ERP-systeem als een centrale database. Alle medewerkers met de juiste toegangsrechten werken met dezelfde gegevensrecords. Dit betekent dat er niet langer alleen dubbel gegevensonderhoud en de bijbehorende transmissiefouten zijn. De samenwerking tussen afdelingen op workflows wordt ook verbeterd.
Rapportageprocessen kunnen ook worden beheerd en beheerd met het ERP-systeem.

Taken en componenten van rapportage

ERP-software bevat maatregelen, voorzieningen en middelen voor het ontwikkelen, opslaan en presenteren van informatie over het bedrijf en haar omgeving in de vorm van rapportages.

Zo is het opstellen van de jaarrekening een typische rapportagetaak.

Elke vorm van rapport was oorspronkelijk gebonden aan papier. In de loop van de digitale transformatie is het gebruik van dit medium echter niet langer absoluut noodzakelijk. Steeds meer bedrijven stappen over op het genereren van digitale rapporten.

Bij het opstellen van een dergelijk rapport moeten bedrijven zich oriënteren op enkele vereisten:
    • Rapportages moeten inhoudelijk correct en conceptueel duidelijk zijn
    • Veiligheid moet gegarandeerd zijn op zowel functioneel als dataniveau
    • Gebruik van een bindende nomenclatuur.

Daarnaast worden altijd rapporten gemaakt voor een specifiek doel. Er zijn vijf basiscategorieën van rapportages:
    • Het gecontroleerd en strategisch opstellen van rapporten op regelmatige tijdstippen
    • Aanmaken van orderbevestigingen, facturen etc.
    • Eenmalige "ad hoc" -rapportage om bepaalde informatie te verstrekken
    • Analytische rapporten, bijvoorbeeld om de huidige marktsituatie beter te begrijpen
    • Snapshots die de huidige staat van het bedrijf contrasteren met belangrijke KPI's (Key Performance Indicators).

Het is kenmerkend voor elk type rapportage dat gegevens uit verschillende bedrijfsgebieden moeten worden samengevoegd. Alleen op deze manier kan een samenhangend beeld van de algehele situatie worden gecreëerd. Aangezien alle gegevens over afdelingen in het ERP-systeem zijn opgeslagen, is het gebruik van het ERP-systeem ter ondersteuning van rapportage gewoon een goed
idee.

Op software gebaseerde rapportage: het ERP-systeem als krachtige analyse-tool

Bijna elk ERP-systeem heeft gestandaardiseerde rapportagefuncties. Deze zijn meestal vooraf geconfigureerd en daarom gekoppeld aan bepaalde taken en functies. Ze ondersteunden werknemers bij het maken van gestandaardiseerde rapporten zoals jaarverslagen.

Maar individuele, niet-gestandaardiseerde rapporten kunnen ook gemakkelijk worden gemaakt in veel ERP-systemen. Deze functies worden bijvoorbeeld gebruikt wanneer het management een rapport opvraagt over de huidige prestaties van de onderneming met betrekking tot belangrijke kengetallen.

Dagelijkse dashboards

ERP-systemen bevatten meestal een soort dashboardweergave in het rapportagegebied. Deze is zo ontworpen dat alle belangrijke KPI's direct toegankelijk zijn voor de medewerker. Dit wordt vooral gegarandeerd door automatische, visuele achtergrondmuziek.

Dashboards worden voornamelijk gebruikt om de huidige status in de dagelijkse zaken bij te houden. Het ERP-systeem fungeert dus als een krachtig analyse-instrument en een waardevolle hulp in het dagelijks leven.

 Als u een rapport over de huidige status wilt maken, heeft het ERP-systeem twee basisgegevens nodig:
    • Welke KPI's in het rapport moeten worden opgenomen
    • De periode waarover de KPI's moeten worden bekeken.

Moderne ERP-systemen hebben meestal functies voor het genereren van individuele rapporten. Dan kunnen medewerkers handmatig individuele KPI's selecteren voor rapportage. Het systeem toont vervolgens automatisch de voortgang van deze kengetallen over de geselecteerde periode.

Aanvullende berekeningen of weergaven kunnen vervolgens naar behoefte aan het rapport worden toegevoegd. Het ingevulde rapport kan vervolgens binnen het systeem worden opgeslagen om het toegankelijk te maken voor het management. Als er verbinding is met een e-mailprogramma, kan het rapport ook met een paar klikken worden geëxporteerd en doorgestuurd.

KPI-rapporten: de relevantie van kengetallen

Kerncijfers spelen een grote rol bij de rapportage. KPI-rapporten kunnen worden onderverdeeld in drie basiscategorieën:
    • 1: analytische rapporten
    • 2: Operationele rapporten en
    • 3: Strategische rapporten.

1: Analytische rapporten

Analytische rapporten worden gebruikt om hoge of lage punten met betrekking tot de KPI's uit te leggen. In tegenstelling tot een analoog rapport, dat de huidige data vergelijkt met historische data, geven digitale versies meestal een veel dieper inzicht. Hierdoor kunnen gebruikers de gegevens opsplitsen in individuele statistieken en zo nauwkeurige informatie krijgen over de cursus.

2: Operationele rapporten

Operationele rapporten gaan over de dagelijkse gang van zaken. Hier worden ze bijvoorbeeld gebruikt om de besluitvorming te ondersteunen. Op het gebied van zakelijke dienstverlening kan het bijvoorbeeld zinvol zijn om via een operationeel rapport een overzicht te krijgen van de huidige status van het bedrijf voordat u een specifiek project accepteert.

3: Strategische rapporten

Strategische rapporten worden gebruikt om de gezondheid van het bedrijf weer te geven. Dit geeft beslissers en partners een overzicht van de mate waarin strategische doelen worden behaald.
Het ERP-systeem kan worden gebruikt om operationele, strategische en analytische rapporten te maken. Het systeem ondersteunt bedrijven zowel bij de dagelijkse gang van zaken als bij strategische beslissingen.

Conclusie: ERP-systemen faciliteren en optimaliseren rapportage

Samenvattend kan worden gesteld dat ERP-systemen rapportageprocessen aanzienlijk kunnen vergemakkelijken.

De primaire functie van rapportage of rapportage is om de zakelijke dienstverlener te informeren over de huidige status van het bedrijf of zijn omgeving. Dit vereist informatie en gegevens uit verschillende delen van het bedrijf.

Aangezien het ERP-systeem al deze gegevens centraal beheert, kan het bedrijven aanzienlijke ondersteuning bieden bij het rapporteren.

zakelijke dienstverlening

5 tips voor beter kennisbeheer met ERP

Zakelijke dienstverleners brengen hun expertise vaak op de markt. Kennismanagement is daarom meer dan alleen een intern kennisarchief.

Lees verder
zakelijke dienstverlening

Zo ondersteunen ERP-systemen de buitendienst

De buitendienst speelt een grote rol voor zakelijke dienstverleners. Lees hier hoe een ERP-systeem het verkoopteam kan ondersteunen.

Lees verder