zakelijke dienstverlening
Administratie

Hoe u uw zakelijke servicebeheer kunt optimaliseren

Administratie speelt een centrale rol in de zakelijke dienstverlening. Lees hier hoe u beheerprocessen met het ERP-systeem kunt optimaliseren.

Administratie is van cruciaal belang in de zakelijke dienstverlening en in alle andere branches - omdat zij verantwoordelijk is voor de administratie van het hele bedrijf. De omvang van de administratieve lasten van het individuele bedrijf is afhankelijk van verschillende factoren:

  • De bedrijfsstructuur of de complexiteit ervan
  • De grootte van het bedrijf
  • De aangeboden producten en diensten of
  • De toepasselijke regelgeving.

Zakelijke diensten zijn geen producten, maar zakelijke diensten. Alle andere factoren zijn echter sterk afhankelijk van het bedrijf in kwestie. Om deze reden variëren ook de eisen die zakelijke dienstverleners stellen aan een geschikt systeem voor het weergeven van de administratieprocessen.

Desalniettemin zijn er overeenkomsten in het eisenprofiel van alle zakelijke dienstverleners die het gevolg zijn van branchespecifieke overeenkomsten. Er zijn dus ook parallellen in het scala aan functies van een geschikt ERP-systeem voor zakelijke dienstverleners.
Deze algemene vereisten worden in dit artikel benadrukt. Maar eerst moeten de exacte taken van de administratie en een ERP-systeem worden gedefinieerd.

Administratietaken in het bedrijf

De taken van administratie in een zakelijke context zijn breed. Op deze manier neemt het alle taken op zich die verband houden met de organisatie en uitvoering van de daadwerkelijke operationele taken.

Dit zijn enerzijds taken die alleen kunnen worden uitgevoerd door medewerkers met de juiste beslissingsbevoegdheid. Aan de andere kant is het beheer van een georganiseerde en transparante aanvraag een van de typische taken van de administratie.

Business Service Administration

Zakelijke dienstverleners hebben branchespecifieke administratieve vereisten. Vanwege de vaak sterk projectmatige dagelijkse gang van zaken bij zakelijke dienstverleners, moet de administratie de organisatie van verschillende potentieel parallelle projecten kunnen garanderen.

Voordat we ingaan op hoe een ERP-systeem aan deze administratieve eisen kan voldoen, moeten eerst de taken van een ERP-systeem worden gedefinieerd.

ERP-definitie: wat is een ERP-systeem?

ERP is een afkorting voor Enterprise Resource Planning. In het Duits spreekt men vaak van bedrijfsmiddelenplanning. Dit is de ondernemende taak om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment en op de juiste plaats in de juiste hoeveelheid en kwaliteit te leveren.

De term "resource" in de operationele context

Per definitie is een bedrijfsmiddel alles wat een bedrijf nodig heeft om een specifiek proces of een specifieke taak uit te voeren. Een bedrijfsmiddel kan dus zowel een specifieke persoon als het benodigde kapitaal zijn.

Taak van het ERP-systeem

Het ERP-systeem neemt de taak over van het plannen, controleren en beheren van de planning van bedrijfsmiddelen met behulp van software. Dit wordt mogelijk gemaakt doordat het systeem een soort digitaal beeld van het bedrijf en al zijn processen weergeeft.
Alle bedrijfsprocessen in het ERP-systeem kunnen centraal worden aangestuurd. Hierdoor maakt een ERP-systeem ook de optimalisatie van bedrijfsprocessen mogelijk. Uiteindelijk kan zo'n systeem waardevolle bronnen besparen. Deze kunnen dan elders rendabel worden ingezet.

Zo kan een adequaat ERP-systeem bedrijven helpen om op lange termijn competitief te handelen. Ook administratieve en administratieve processen kunnen worden weergegeven en geoptimaliseerd in het ERP-systeem.

Stroomlijn administratieve processen: Lean Administration

De optimalisatie en stroomlijning van administratieprocessen moet worden geïmplementeerd als onderdeel van "lean administratie". Dit is een ondernemende aanpak die is ontworpen om de complexiteit van administratieve processen te verminderen. Verspilde hulpbronnen moeten doelgericht worden geïdentificeerd en verwijderd.

Business Services Administration bevat enkele basisgebieden waarop administratieve processen aanzienlijk kunnen worden gestroomlijnd met behulp van het ERP-systeem. Twee van deze gebieden worden hieronder toegelicht

1 - Vermindering van de inspanning bij projectontwikkeling

Projectbusiness is vaak kenmerkend voor zakelijke dienstverleners. Als zakelijke dienstverlener moeten deze bedrijven vaak meerdere parallelle projecten coördineren met verschillende zakelijke klanten.

Efficiënte projectplanning is daarom een sleutelelement om verspilling te voorkomen. Op het gebied van planning worden vaak zogenaamde geaggregeerde projectplannen gebruikt, die met het ERP-systeem kunnen worden geïmplementeerd.
Het bijvoeglijk naamwoord "geaggregeerd" verwijst naar de term aggregatie in de context van de economische theorie. Dit is de combinatie van verschillende individuele formaten om een totaalbeeld te krijgen.

Geaggregeerde projectplannen in het ERP-systeem

Een geaggregeerd projectplan is gebaseerd op de aanpak die projecten moeten worden gecategoriseerd. Met deze indeling kunnen speciale processen worden gesegmenteerd en kan gedetailleerde inhoud van activiteiten worden gedefinieerd. Dit betekent dat de capaciteits- en middelenvereisten langs een tijdlijn kunnen worden gepland en transparant kunnen worden weergegeven.

Op deze manier kunnen potentiële knelpunten vooraf worden geïdentificeerd met behulp van het geaggregeerde projectplan. Dit betekent ook dat een mogelijke achterstand bij verdere projecten als gevolg van een bottleneck vermijdbaar wordt.

Branchespecifieke ERP-systemen voor de zakelijke dienstverlening zijn gericht op projectplanning en kunnen de administratieve inspanning van de planningsprocessen aanzienlijk helpen verminderen. Bedrijfsservicebedrijven hebben verschillende opties voor op software gebaseerde projectplanning en presentatie van het projectplan. Bijvoorbeeld:
- Een projectplan op basis van mijlpalen
- staafdiagrammen
- Agile projectplanning.

Individuele projecten kunnen vervolgens worden gezien als een "grote afbeelding" binnen het systeem als onderdeel van de totale projectplanning door te worden gesynchroniseerd en geprioriteerd.

Individuele projectfasen kunnen verschillend worden aangepast om de benodigde middelen - zoals medewerkers met de juiste kwalificaties - beschikbaar te maken. Als dit in individuele gevallen niet mogelijk is, kunnen werknemers de prioriteitstelling gebruiken om projecten voor uitstel te identificeren.

Op deze manier kan een ERP-systeem bedrijfsservicebedrijven aanzienlijk ondersteunen bij het stroomlijnen van administratieve processen bij het maken en plannen van projecten.

2 - Verhoging van de ontwikkelingsproductiviteit

Het verhogen van de ontwikkelingsproductiviteit is een ander aspect waarmee de administratieve inspanning in het kader van lean administratie kan worden verminderd. Traditioneel speelde het verhogen van de ontwikkelingsproductiviteit voorheen een grote rol, vooral bij productontwikkeling.

Servicetechniek

Sinds de tweede helft van de jaren negentig bestaat de zogenaamde 'service engineering' echter ook als een apart onderzoeksgebied. Het behandelt specifiek het systematische ontwerp en de ontwikkeling van diensten. Om op de concurrerende markt op lange termijn concurrerend te blijven, moeten dergelijke zakelijke dienstverleners voortdurend aan hun diensten werken.

Uiteindelijk is het doel van service-engineering om potentiële verspilling van middelen bij servicewerkzaamheden te ontdekken en te verminderen, en tegelijkertijd de kwaliteit hiervan te verhogen om de klanttevredenheid te verhogen.

Computer Aided Service Engineering

Niet alleen geschikte modellen en methoden, maar ook softwaretools worden gebruikt voor het systematisch ontwikkelen en ontwerpen van diensten. In dit geval spreken we vaak van computerondersteunde servicetechniek.

Dit is een relatief nieuwe benadering. In 2004 toonde een empirisch onderzoek aan dat minder dan 30 procent van de ondervraagde Duitse bedrijven altijd of vaak afhankelijk is van softwaregebaseerde hulp bij het ontwikkelen en ontwerpen van diensten.

Dit was voornamelijk te wijten aan het feit dat er eenvoudigweg geen geschikt gereedschap was. Dit is tegenwoordig grotendeels veranderd. Desondanks is er een groot uitbreidingspotentieel op het gebied van software-based service engineering.

Het is in ieder geval belangrijk dat bedrijven de relevantie van een systematische aanpak erkennen bij het ontwerpen van diensten. Op basis van deze kennis kunnen vervolgens moderne ERP-systemen worden gebruikt om diensten efficiënter te maken. Door gebruik te maken van kengetallen binnen het systeem kunt u uw eigen serviceprocessen vergelijken met die van de markt.

Op deze manier kunnen bedrijven het optimalisatiepotentieel identificeren en dienovereenkomstig implementeren. Samenwerking bij het ontwikkelen en efficiënter ontwerpen van een dienst wordt mede mogelijk gemaakt door het ERP-systeem. Het fungeert als een centrale database en maakt zo de samenwerking tussen afdelingen veel efficiënter.

Conclusie: het ERP-systeem als administratieplatform

Samenvattend kan worden gesteld dat er een groot potentieel ligt in het stroomlijnen van administratieve processen. In ieder geval is een strategische aanpak nodig om processen te verbeteren.

Met name op het gebied van zakelijke dienstverlening is er een groot potentieel, enerzijds bij de strategische planning van projecten en anderzijds bij de strategische planning en vormgeving van de dienstverlening. In beide gebieden kunnen ERP-systemen specifiek worden gebruikt om administratieve processen aanzienlijk te stroomlijnen.

zakelijke dienstverlening

5 tips voor beter kennisbeheer met ERP

Zakelijke dienstverleners brengen hun expertise vaak op de markt. Kennismanagement is daarom meer dan alleen een intern kennisarchief.

Lees verder
zakelijke dienstverlening

Gerichte rapportage met het ERP-systeem

Met het ERP-systeem als krachtige analyse-tool optimaliseert u de rapportage over de zakelijke dienstverlening. Hier is hoe.

Lees verder