zakelijke dienstverlening
buitendienst

Zo ondersteunen ERP-systemen de buitendienst

De buitendienst speelt een grote rol voor zakelijke dienstverleners. Lees hier hoe een ERP-systeem het verkoopteam kan ondersteunen.

De buitendienst heeft een aanzienlijk aandeel in het succes van elke zakelijke dienstverlener. Uiteindelijk zijn het de buitendienst die in direct klantcontact staat en het bedrijf extern vertegenwoordigt.

Om de taken van een buitendienstverlener in tijden van digitale transformatie optimaal te kunnen vervullen, is technische ondersteuning bijna essentieel. Daarom willen we nader bekijken hoe branches pecifieke ERP-systemen de buitendienst verrijken in de zakelijke dienstverlening.

ERP-definitie

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. ERP beschrijft de ondernemende taak om alle bedrijfsrelevante middelen van de vereiste kwaliteit en kwantiteit op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar te stellen.

Wat is een ERP-systeem?

Het wordt duidelijk dat dit een uiterst complexe en tegelijkertijd centrale, bedrijfsrelevante taak is. Om deze reden worden in de praktijk steeds vaker zogenaamde ERP-systemen gebruikt. Deze systemen kunnen een soort digitaal beeld van het hele bedrijf en al zijn processen creëren.

ERP voor zakelijke dienstverlening

Zakelijke dienstverleners opereren in een B2B-omgeving. In tegenstelling tot maakbedrijven hebben zakelijke dienstverleners zich uitsluitend gespecialiseerd in het aanbieden van zogenaamde bedrijfsgerelateerde diensten.

In de zakelijke dienstverleningsomgeving zijn verkopers vaak die werknemers die de daadwerkelijke service aan de zakelijke klant ter plaatse verlenen.

In sommige gevallen - zoals bij managementadvies – zijn het vertegenwoordigers wie contracten te sluiten. In dit geval nemen ze de rol van salesmedewerker op zich in het bedrijf.

Het belang van mobiel ERP-gebruik in het veld

Mobiliteit in het veld is in ieder geval uiterst belangrijk. Zo moeten verkopers meestal zeer bereid zijn te reizen.

In onze snelle wereld is mobiel werken erg belangrijk. Dit is met name het geval op het gebied van verkoopteam - omdat medewerkers van het verkoopteam een aanzienlijk deel van hun werktijd buiten hun eigen kantoor doorbrengen.

Field Service Apps

Niet alleen in de particuliere sector worden mobiele apparaten steeds belangrijker. Smartphones, tablets en laptops worden ook steeds vaker voor zakelijke doeleinden gebruikt. Afhankelijk van het soort werk is het voor veldpersoneel niet altijd mogelijk om een laptop mee te nemen. Om deze reden worden zogenaamde field service apps steeds belangrijker.

Mobiele tijdregistratie

Het mobiele werk van de buitendienst gaat ook hand in hand met de behoefte aan een methode voor mobiele tijdregistratie. Hiervoor zijn twee redenen.

Enerzijds kunnen buitendienstmedewerkers hun eigen werkuren direct ter plaatse vastleggen. Dit is vooral relevant als ze op uurbasis worden betaald. De via het systeem geregistreerde werktijd kan dan direct worden doorgestuurd naar de salarisadministratie zonder mediaonderbrekingen binnen het ERP-systeem.

Aan de andere kant kan de in het systeem geregistreerde werktijd worden gebruikt voor facturering. De voor de zakelijke klant te berekenen werkuren worden in realtime via de mobiele functie ter beschikking gesteld van de betreffende medewerkers in het bedrijf.

Servicerapporten maken op locatie

Het opstellen van een servicerapport is een van de algemene taken van een vertegenwoordiger. Of een rapportage vereist is en hoe deze moet worden gestructureerd, hangt echter sterk af van het werkterrein van de zakelijke dienstverlener.

Zo moeten servicemonteurs rapportages maken over het uitgevoerde onderhoudswerk, terwijl dit voor de service van een belastingadviseur niet nodig is. Via de mobiele functie kunnen medewerkers in het veld servicerapporten maken, waaronder een wettelijk bindende handtekening van zakelijke klanten en technici binnen de app.

Rapporten kunnen vervolgens rechtstreeks naar de klant worden verzonden via een geschikte e-mailverbinding of interface.

Functies voor fotodocumentatie

Zakelijke dienstverlening Bedrijven in sommige werkterreinen profiteren ook van een mobiele fotodocumentatiefunctie. Omdat een foto meer zegt dan duizend woorden. Dit is met name het geval bij onderhouds- en reparatiemaatregelen.

Zowel op technisch gebied als in de bouwsector kunnen buitendienstmedewerkers de app gebruiken om ter plaatse de actuele toestand uit te voeren alvorens met de werkzaamheden te beginnen.

Alle andere werkstappen kunnen ook binnen enkele seconden eenvoudig worden gedocumenteerd met behulp van de app. Hierdoor ontstaat transparantie over het gehele proces en kunnen zakelijke dienstverleners bij twijfel verantwoording afleggen over de uitgevoerde werkstappen.

Offline functies

In dit land is de uitbreiding van breedband op veel plaatsen vaak relatief sober. Om deze reden wordt het gebruik van een ERP-systeem aanbevolen, dat toegang tot bepaalde functies mogelijk maakt, zelfs zonder internettoegang.

Zo kunnen rapporten ook worden bekeken en gegevens worden beheerd in de offline modus. Deze worden dan automatisch gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is.

Conclusie: Mobiele functies ondersteunen de buitendienst

Samenvattend kan worden gezegd dat mobiele toegang tot ERP-gegevens bijzonder relevant is voor het verkoopteam. Veldpersoneel kan bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks in de app van de klant bekijken en dienovereenkomstig wijzigen.

Offline-functies zorgen er ook voor dat het werk kan worden voortgezet zonder een stabiele netwerkverbinding. Wijzigingen kunnen daarom ook in de offline modus worden aangebracht en worden gesynchroniseerd zodra er weer een beveiligde verbinding tot stand is gebracht.

De realtime communicatie tussen veld- en kantoorpersoneel maakt workflows aanzienlijk transparanter en gestroomlijnder. Er zijn dus onvermijdelijke vertragingen en backofficemedewerkers zijn altijd op de hoogte van de huidige klantenservice.

Oriëntatie

Wat is Enterprise Resource Planning?

Wat is Enterprise Resource Planning en hoe kan het ook uw bedrijf helpen?

Lees verder

ERP-software voor grote bedrijven

Met ERP-software voor grote bedrijven automatiseert en beheert u al deze processen vanuit één systeem.

Lees verder