Potentieel ERP software

Zo maximaliseert u het potentieel van uw on-premises ERP-software

Leer hoe u het meeste uit uw on-premises ERP-software kunt halen.

In het tijdperk van alomtegenwoordige digitalisering vertrouwen steeds meer bedrijven op softwareondersteuning voor het plannen, controleren en afhandelen van hun bedrijfsprocessen. Maar het kopen van (nieuwe) ERP-software gaat altijd met een zeker risico gepaard. We laten u daarom zien hoe u het potentieel van uw lokale ERP-software kunt maximaliseren en zo een bijbehorende ROI kunt behalen.

Inhoudsopgave

ERP-software: een overzicht

"ERP" is een afkorting en beschrijft de Engelse term "Enterprise Resource Planning". In het Duits wordt in deze context gewoonlijk de term "planning van bedrijfsmiddelen" gebruikt. Dit is de fundamentele ondernemingsopgave om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment op de juiste plaats in de vereiste kwaliteit en kwantiteit en met de juiste informatie beschikbaar te stellen.

Breng complexe processen in kaart ...

Dit vereist, afhankelijk van het bedrijf, een groot aantal deels complexe bedrijfsprocessen die op elkaar voortbouwen of in een netwerk met elkaar zijn verbonden. Om deze processen bij te houden, vertrouwen steeds meer bedrijven op digitale ondersteuning in de vorm van ERP-software.

... en optimaliseren

Moderne ERP-software is in staat om alle relevante bedrijfsprocessen digitaal in kaart te brengen. Deze processen kunnen vervolgens worden geïmplementeerd binnen de ERP-software

Beheerd
Gecontroleerd
Slank
Geoptimaliseerd
Geautomatiseerd
Worden.

De voordelen van een ERP-software

Door bestaande bedrijfsprocessen efficiënter in te richten, kunnen bedrijven waardevolle middelen besparen, die op hun beurt weer winstgevender kunnen worden ingezet elders. Op deze manier kan geschikte ERP-software bedrijven een doorslaggevend concurrentievoordeel geven. Dit is nodig om op lange termijn voor zichzelf te kunnen gelden in sterk concurrerende markten.

De juiste ERP-software kiezen

Om de potentiële voordelen van ERP-software te realiseren, moet deze echter ook geschikt zijn voor gebruik in het betreffende bedrijf. Er zijn enkele cruciale criteria waarin verschillende systemen van elkaar verschillen. Een belangrijke factor is het gebruiks- en licentiemodel.

Verschillen tussen lokale ERP-software en de cloud

De cloud staat lijnrecht tegenover de "conventionele" lokale ERP-software. Maar hoe verschillen de twee gebruiks- en licentiemodellen?

Lokale ERP-software

De term 'lokaal' of 'on-premises' werd pas bedacht na de millenniumwisseling. Dit komt niet omdat lokale ERP-software pas rond die tijd op de markt kwam. Integendeel: ERP-software was oorspronkelijk alleen beschikbaar in dit gebruiks- en licentiemodel. Om deze reden was het simpelweg niet nodig om te differentiëren van andere modellen.

Lokale ERP-software wordt op de eigen servers van het bedrijf geïnstalleerd en van daaruit bediend. Het bedrijf heeft dus de volledige controle over hardware en software, zoals deze in haar bezit zijn. Dit brengt echter ook een bijbehorende verantwoordelijkheid met zich mee - bijvoorbeeld voor het uitvoeren van onderhouds- en reparatiemaatregelen.

ERP vanuit de cloud

Cloudgebaseerde ER´P-software is geen eigendom van het bedrijf. De hardware wordt ook geleverd door een externe serviceprovider, de cloudoperator. De ERP-software wordt niet beheerd via een specifieke server, maar via een internationaal netwerk dat bestaat uit verschillende servers in verschillende datacenters.

De term "SaaS" (Software-as-a-Service) wordt vaak gebruikt in verband met de cloud. De ERP-software wordt geleverd in de vorm van een allround zorgeloos pakket. Alle diensten met betrekking tot de software zijn daarom inbegrepen in de maandelijkse prijs voor het gebruik van de ERP-software.
Naast de twee basisgebruiks- en licentiemodellen zijn er ook gemengde vormen, gehost en hybride.

Voordelen en nadelen

Elk licentiemodel heeft zowel voor- als nadelen. De cloud geniet al enkele jaren een toenemende populariteit vanwege het hoge niveau van gemak en flexibiliteit. Maar lokale ERP-software wordt nog steeds in de volksmond geïmplementeerd. Met dit licentiemodel hebben bedrijven uiteindelijk de volledige controle over het systeem en kunnen ze indien nodig individuele aanpassingen maken.
Maar hoe kunnen bedrijven die voor lokale ERP-software hebben gekozen hun volledige potentieel bereiken?

Geïntegreerde IT-infrastructuur

Allereerst moeten bedrijven bedenken dat software alleen zijn volledige potentieel kan ontwikkelen als het wordt geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur. Hierdoor kunnen alle bestaande systemen vloeiend met elkaar communiceren en is een naadloze uitwisseling van informatie tussen alle applicaties gegarandeerd.

Anders zullen er media-onderbrekingen zijn die op hun beurt dubbel gegevensonderhoud noodzakelijk maken. Datasilo's, transmissiefouten en anomalieën zijn het resultaat.

CRM- en DMS-software

In ieder geval moeten basistoepassingen die bij de meeste bedrijfsprocessen betrokken zijn, in de ERP-software worden geïntegreerd. Dit is bijvoorbeeld CRM-software. Maar ook het interne documentbeheersysteem moet worden aangesloten.

Maatregelen voor gegevensbescherming nemen

Een andere maatregel om het potentieel van een lokale ERP-oplossing te maximaliseren, is gegevensbescherming. Als bedrijven kiezen voor lokale ERP-software, zijn ze volledig verantwoordelijk voor de planning en verwerking van alle gegevensbeschermingsmaatregelen. Dit geldt zowel voor de hardware als voor de software.

Gunningsrechten

De meeste ERP-software kan bijvoorbeeld worden gebruikt om te regelen welke gebruiker toegang heeft tot welke informatie in het systeem en welke processen hij geautoriseerd kan uitvoeren met behulp van de juiste toewijzingsrechten.

Wachtwoorden

Verdere beveiligingsmaatregelen, zoals het regelmatig wijzigen van wachtwoorden of tweefactorauthenticatie, worden ook aanbevolen. Veel systemen bevatten gestandaardiseerde functies die gebruikers er bijvoorbeeld regelmatig aan herinneren een nieuw wachtwoord toe te wijzen.

Serverbeveiliging

Maar de servers moeten ook dienovereenkomstig worden beschermd. Het gaat onder meer om het uitschakelen van diensten die niet nodig zijn. Maar het datacenter moet ook fysiek worden beschermd tegen mogelijke onbevoegde toegang.

Train medewerkers uitgebreid

Zelfs de beste ERP-software is zo goed als zijn gebruikers. Om deze reden zouden bedrijven hun werknemers uitgebreid moeten opleiden, vooral bij de introductie van nieuwe ERP-software. Let op de praktische toepassing.

Betrek personeel in een vroeg stadium

Het is ook belangrijk dat medewerkers zo vroeg mogelijk bij het softwareproject worden betrokken. Op deze manier leggen bedrijven de basis voor acceptatie van de nieuwe ERP-software door het personeel. Als onderdeel van een eerste ontmoeting moet het personeel bewust worden gemaakt van de voordelen die in de dagelijkse bedrijfsvoering zouden moeten ontstaan.

Regelmatige onderhouds- en reparatiemaatregelen

Bij lokale ERP-software voert de inlenende onderneming de onderhouds- en reparatiewerkzaamheden zelf uit.

IT-capaciteiten toekennen

Daarom moet ervoor worden gezorgd dat de interne IT-afdeling over de juiste capaciteiten beschikt om regelmatig onderhouds- en reparatiemaatregelen uit te voeren.

Updates en prestatietests

Concreet gaat het om het doorvoeren van updates, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat het systeem nog steeds up-to-date is en dat volledige ondersteuning van de provider nog steeds gegarandeerd is. Het is ook raadzaam om regelmatig prestatietests uit te voeren. Zeker bij een toenemend aantal parallelle gebruikers kunnen langere laadtijden optreden. In deze gevallen moeten passende optimalisaties worden gemaakt.

Conclusie: hoe u het potentieel van uw lokale ERP-software kunt maximaliseren

Samenvattend kan worden gesteld dat bedrijven veel invloed hebben op de toegevoegde waarde van hun lokale ERP-software. Als het systeem wordt onderhouden, kan het jarenlang dienst doen als een waardevolle metgezel in de dagelijkse praktijk.

Om ervoor te zorgen dat de ERP-software zich optimaal ontwikkelt, moet de IT-afdeling altijd de juiste capaciteit krijgen om onderhouds- en reparatiemaatregelen uit te voeren.
In combinatie met de juiste koppelingen met alle andere applicaties en een uitgebreide opleiding van medewerkers, wordt de toegevoegde waarde van de ERP-software voor het bedrijf gemaximaliseerd.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder