Kosten on-premises ERP-software

De kosten van on-premises ERP-software

Wat kost on-premises ERP-software? Hoe ontstaan kosten, hoe ze zijn samengesteld en wat kan je verwachten van on-premises ERP software?

Het vooroordeel dat ERP in de eerste plaats duur zijn, is wijdverbreid, maar niet helemaal correct. We laten u zien waarom en geven u waardevolle tips voor het budgetteren van uw ERP project. Maar laten we eerst eens kijken hoe de software werkt. Dit helpt ons te begrijpen waarom velen dit eerder genoemde vooroordeel opgelegd krijgen.

Inhoudsopgave

Wat is ERP software?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning en beschrijft de taak van een bedrijf om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Dit omvat het plannen, controleren en bewaken van alle bedrijfsprocessen en het verstrekken van alle middelen op het juiste moment en in de juiste kwaliteit. Onder middelen wordt in dit verband verstaan alle middelen die een onderneming kan gebruiken om haar bedrijfsprocessen uit te voeren. Bronnen zijn bijvoorbeeld:

  • Gereedschap (werkmaterialen, etc.)
  • Machines (productiesystemen, robots, etc.)
  • Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens, etc.)
  • Personeel (werknemers, uitzendkrachten, etc.)
  • Financiële middelen (bankactiva, deposito's enz.)
  • Vastgoed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, etc.)

Al deze middelen moeten optimaal over de bedrijfsprocessen worden verdeeld zonder knelpunten of verspilling te veroorzaken. Aangezien bijna geen enkele ondernemer zonder hulp een compleet overzicht van zijn eigen bedrijfsprocessen kan hebben, is moderne softwareondersteuning nodig.

Alle posities werken met dezelfde gegevens

Dit gebeurt in de vorm van ERP-systemen. Deze modulair opgebouwde applicaties brengen alle bedrijfsprocessen digitaal in kaart en brengen de data samen in een centrale database. Hier hebben alle actoren in het bedrijf toegang tot dezelfde database. Hierdoor wordt niet alleen informatie sneller verspreid, ook fouten door duplicaten en overdrachten worden grotendeels vermeden.

Technische kant van ERP-software

ERP-systemen zijn veelal opgebouwd uit verschillende modules die elk een specifiek verantwoordelijkheidsgebied bestrijken. Deze modules zijn inhoudelijk aan elkaar gekoppeld en maken het zo mogelijk processen over afdelingsgrenzen heen te ontwerpen. De volgende modules zijn doorgaans te vinden in ERP-systemen:

Niet elk bedrijf heeft elk van deze modules nodig, terwijl andere bedrijven extra functies nodig hebben. Maar ERP-systemen verschillen niet alleen van elkaar in termen van functionele omvang. Ook de opslaglocatie van de data en het onderliggende licentiemodel hebben een grote impact op het systeem en de kosten daarvan.

Er zijn in wezen vier verschillende modellen voor het opzetten van een ERP-systeem:

  • Lokale ERP-systemen (on-premise)
  • Cloud ERP-systemen (software-as-a-service)
  • Hybride ERP-systemen (deels cloud, deels on-premise)
  • Gehoste ERP-systemen (gehuurde servers)

Verschillende licentiemodellen voor ERP-software

In het eerste geval, de lokale variant, koopt een bedrijf de software in zijn geheel bij de provider en exploiteert deze op zijn eigen servers. Het grote voordeel hiervan is dat de data uw eigen bedrijf niet verlaten. Tegelijkertijd kan de software naar believen worden gewijzigd en aangepast aan uw eigen bedrijfsprocessen.

Cloud in opkomst

Onlangs is het cloudlicentiemodel steeds populairder geworden. Hier haalt u de ERP-software van internet en gebruikt u deze online. De gegevens worden opgeslagen op de servers van de provider. Grote initiële investeringen zijn niet nodig en maandelijkse licentiekosten worden betaald aan de cloudoperator.
Dan is er de mogelijkheid om delen van uw ERP-software uit de cloud te halen en andere onderdelen lokaal te implementeren. In dit geval spreekt men van hybride ERP-oplossingen. Het is ook mogelijk om een server te huren bij een provider zodat u uw systeem lokaal kunt beheren.

Verschillen in kosten tussen de licentiemodellen

Ongeacht welke variant u op dit moment kiest, hier spelen de kosten een bijzondere rol. Omdat alle varianten zijn gebaseerd op verschillende betalingsmodellen. Laten we daarom eerst eens kijken naar de verschillen in licentiemodellen.

Implementeer lokale ERP-systemen

Zoals in het begin al vermeld, is het lokale model de regel. Een bedrijf koopt software van een provider en beheert deze op zijn eigen servers. Deze variant gaat gepaard met hoge initiële investeringen, aangezien het systeem ook moet worden aangepast en herschreven, wat vooral externe diensten vereist.

Kosten anders verdelen

In ruil daarvoor zijn de vervolgkosten van dergelijke oplossingen meestal lager dan bijvoorbeeld bij het cloudmodel. In dit geval worden licenties eenvoudigweg verworven van de operator met betrekking tot de behoeften en betaald via maandelijkse vergoedingen. Geen hoge initiële investeringen, maar hogere maandelijkse vervolgkosten.

Let op onderhouds- en reparatiekosten

Er moeten echter ook lokale ERP-systemen worden onderhouden, wat dit model niet vrij maakt van vervolgkosten. In de cloud zijn onderhoudskosten meestal al inbegrepen in de maandelijkse vergoeding. Uiteindelijk moet een bedrijf zorgvuldig overwegen welk model geschikt is voor zijn doeleinden. Hierop zijn uiteindelijk de kosten voor het gehele project gebaseerd.

Verschillen in functionaliteit

Maar niet alleen het respectievelijke licentiemodel heeft invloed op de kosten van ERP-software. Ook het scala aan functies levert een doorslaggevende bijdrage aan de kostenvorming. De rudimentaire ERP-oplossingen hebben maar een paar functies en zijn daardoor veel goedkoper.

Functioneel bereik bepaalt kosten

Hoe meer functies u in het systeem wilt, hoe duurder de algehele oplossing uiteindelijk zal zijn. Daarom moeten bedrijven van tevoren goed nadenken welke gebieden ze absoluut willen bestrijken met de ERP. Hiervoor is het aan te raden om een specificatieblad te schrijven waarin alle functies worden opgesomd en geprioriteerd.

Prioriteer functies

Op dit punt moet zorgvuldig worden overwogen welke functies essentieel zijn en welke in eerste instantie worden verwaarloosd. Dit is uiteindelijk hoe u uw zoektocht afstemt. Als je een systeem vindt dat aan de basisverwachtingen voldoet, wordt het zicht op deze nice-to-have functies vergroot.

Verschillen in de aanpassing van de ERP-software

Naast de daadwerkelijke functionaliteit en het licentiemodel bepaalt ook de mate van aanpassing aan het systeem zelf de kosten van een ERP-project. Hoe meer aanpassingen nodig zijn, hoe hoger de kosten uiteindelijk. Aanpassingen zijn nodig als de gekozen oplossing de eigen bedrijfsprocessen onvoldoende afdekt.

Speciale processen vragen om aanpassingen

Veel bedrijven hebben in de loop der jaren hun eigen werkprocessen ontwikkeld, die niet zomaar weer kunnen worden opgegeven. Op dit punt moet een ERP-oplossing deze individuele processen in kaart kunnen brengen. Dit is vaak alleen mogelijk door aanpassingen aan het systeem te doen. Deze aanpassingen zijn echter soms erg complex en tijdrovend.

Aanpassingen kosten tijd

Als u de broncode van het systeem wijzigt, moeten de innovaties worden getest en indien nodig opnieuw worden aangepast. Al dit werk wordt op dit punt grotendeels uitbesteed en brengt daarom soms hoge kosten met zich mee.

Aanvullende diensten tijdens het ERP-project

Naast de hier genoemde dimensies is de vraag naar de kosten van een ERP-project altijd gekoppeld aan de vraag naar externe dienstverlening. Van de zoektocht tot de implementatie en hosting, er zijn veel aanbiedingen van externe dienstverleners waar een bedrijf op kan terugvallen.

Extern advies en service in het project

Veel bedrijven doen al een beroep op externe adviesdiensten bij het zoeken naar een geschikte oplossing. Wanneer de software echter uiterlijk is geïmplementeerd, kunnen de meesten niet langer om externe diensten heen. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van de oplossing kunnen er kosten ontstaan.

Medewerkers trainen belangrijk

Ook op het gebied van opleiding van medewerkers kunnen verdere kosten worden gemaakt. Ze moeten voldoende bekend zijn met het systeem voordat de oplossing live gaat. Ook hier geldt: hoe complexer de oplossing, hoe meer training er nodig is.

Conclusie: de kostensamenstelling is complex

Zoals aangetoond, bestaan de kosten van een ERP-project uit veel verschillende dimensies. Het is daarom in het algemeen niet te zeggen hoe duur een ERP-systeem uiteindelijk zal zijn. Veel bedrijven zien de opvolging en verborgen kosten van zo'n project over het hoofd.

Deze zijn het gevolg van aanvullende aanpassingen, diensten en training van medewerkers die noodzakelijk worden. Wie vandaag een nieuw ERP-systeem wil introduceren, moet talloze beslissingen nemen die een directe impact hebben op de kosten van het project. Bedrijven moeten daarom van tevoren zorgvuldig overwegen of de gekozen oplossing ook past bij de langetermijnbegroting van het project.

Voor on-premise ERP-oplossingen zijn de kosten anders dan voor bijvoorbeeld een cloudimplementatie: hoge initiële kosten worden gecompenseerd door lagere vervolgkosten. Een lokaal systeem is nog steeds de beste keuze, zeker voor bedrijven die met de oplossing heel specifieke werkprocessen in kaart moeten brengen.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder