Het is voor u duidelijk dat uw nieuwe ERP-systeem in een cloud moet draaien. Het is echter niet duidelijk welk systeem moet worden geselecteerd bij welke provider in welke cloud. Dus hoe kunt u terecht in de steeds differentiërende cloud ERP-markt?

Op dit punt willen we een kijkje nemen in de huidige ERP-cloudmarkt. We willen laten zien hoe u snel en gemakkelijk de beste aanbieder voor uw doeleinden kunt vinden. Voordien zullen we echter de algemene terminologie behandelen om beter te begrijpen waarom het zoeken naar een geschikte oplossing zo belangrijk is.

Inhoudsopgave

• Wat is Cloud computing? - Een betekenis
• Wat is ERP-software? - Een betekenis
• Technisch niveau van ERP-software
• Factor 1: Locatie van de Cloud
• Factor 2: De ERP-software
• Factor 3: De kosten
• Conclusie: ERP-software uit de cloud wordt steeds meer gevraagd

Wat is Cloud computing? - Een definitie

Cloud computing is een IT-infrastructuur die vaak via internet toegankelijk wordt gemaakt. Gebruikers kunnen de cloud gebruiken om opslag- en rekenkracht te verkrijgen waarvoor hun eigen rekencapaciteit niet voldoende is.
Applicatieprogramma's, zoals ERP-software, kunnen ook in een cloud worden gebruikt en van daaruit worden verkregen. Aangezien veel programma's een enorme opslag- en rekenkracht vergen, die niet door iedere gebruiker eenvoudig met eigen hardware gedekt kunnen worden, worden deze diensten als een service in de cloud aangeboden.

Software als een service

In deze context wordt vaak SaaS (Software-as-a-Service) gebruikt. In de kern gaat het om het aanbieden van software in de cloud. Gebruikers laden hun gegevens in de computerwolk en gebruiken de software daar via internettoegang. Licenties worden eenvoudig naar uw eigen behoeften geboekt en maandelijks gefactureerd.

Dit in tegenstelling tot het on-premise-model. Bij deze klassieke variant verwerft een bedrijf de software van de provider en installeert deze op zijn eigen servers, waar deze vervolgens wordt geëxploiteerd. Omdat echter niet elk bedrijf over voldoende IT-infrastructuur beschikt, is de cloud een aantrekkelijk alternatief voor het klassieke on-premise model.

Wat is ERP-software? - Een definitie

ERP is de afkorting voor Enterprise Resource Planning. Bij deze ondernemerstaak gaat het om het efficiënt plannen, beheersen en bewaken van alle processen. Het doel is om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten, zonder knelpunten of verspilling.
Aangezien moderne bedrijven een groot aantal verschillende bedrijfsprocessen hebben die van elkaar afhankelijk zijn, parallel lopen of in elkaar overlopen, zijn deze niet meer vanaf één plek te monitoren, laat staan te sturen.

Software om de taak aan te kunnen

Hiervoor is softwareondersteunde hulp nodig, die wordt geleverd in de vorm van ERP-software. Deze systemen brengen alle processen van een bedrijf in kaart en brengen ze samen in een centrale database. Op deze manier kunnen afdelingsgrenzen worden overbrugd en kunnen processen veel efficiënter worden gemaakt.

Alle gegevens op één plek

Voortaan krijgen alle actoren toegang tot de data in het ERP-systeem, waardoor informatie sneller verspreid wordt en data maar één keer hoeft te worden ingevoerd. Dit voorkomt ook fouten en zorgt voor snellere processen door het hele bedrijf. Per proces kun je precies zien welke stappen er nog nodig zijn tot oplevering en welke middelen ingezet moeten worden.

Op het juiste moment op de juiste plek

Er moet voor worden gezorgd dat alle processen op het juiste moment van de juiste hoeveelheid middelen in de juiste kwaliteit worden voorzien. Bronnen zijn niet alleen bronnen die moeten worden verwerkt. In plaats daarvan zijn de volgende dingen ook opgenomen onder bronnen:

Gereedschap (werkmaterialen, etc.)
Machines (productiesystemen, robots, etc.)
Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens, etc.)
Personeel (werknemers, uitzendkrachten, etc.)
Financiële middelen (bankactiva, deposito's enz.)
Vastgoed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, etc.)

Technisch niveau van ERP-software

ERP-systemen zijn veelal opgebouwd uit verschillende modules. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf. De volgende modules komen vaak voor in moderne ERP-oplossingen:

• Bedrijfsinformatie
• Beheer van klantrelaties
• Document beheer
• Financiële boekhouding
• Magazijnbeheer
• Personeelszaken
• productie

Niet elk bedrijf is even afhankelijk van elk van deze modules. Andere bedrijven hebben echter nog aanzienlijk meer functies nodig. ERP-applicaties verschillen echter niet van elkaar qua functionele omvang. Er zijn ook verschillen met betrekking tot het te gebruiken licentiemodel.

Op locatie vs. Cloud

ERP-softwareapplicaties kunnen bij een provider worden gekocht en op de eigen servers van het bedrijf worden geïnstalleerd en beheerd. Deze variant vertegenwoordigt de klassieke implementatie van software en heeft de titel on-premise of lokale implementatie.

Betaal alleen wat nodig is

Daarentegen zijn er steeds meer ERP-softwaresystemen op de markt die in een cloud worden geëxploiteerd. Hier worden licenties eenvoudig naar eigen behoefte geboekt en is het systeem direct inzetbaar. Er is geen speciale IT-infrastructuur nodig en het onderhoud en de service van het systeem is niet langer vereist door de cloudprovider.

Maar hoe vindt u de juiste cloudprovider tussen alle opties die momenteel op de markt beschikbaar zijn? We willen nu nader kijken en verduidelijken welke parameters bepalend kunnen zijn voor de beslissing.

Factor 1. Locatie van de Cloud

De locatie van de cloud is zeker een doorslaggevende factor bij de keuze van de toekomstige ERP-software voor uw bedrijf. Met name de grote cloud operators hebben hun datacenters vaak in andere Europese landen, vooral in de VS.

Neem de richtlijnen voor gegevensbescherming in acht

Tegelijkertijd moeten de Europese wetten inzake gegevensbescherming worden nageleefd. Voor Amerikaanse aanbieders van een cloud geldt echter de US Patriot Act, die de Amerikaanse overheid indien nodig toegang geeft tot de gegevens van Amerikaanse bedrijven.
Dit geldt echter ook voor Amerikaanse bedrijven die hun datacenters in het buitenland onderhouden. Veel bedrijven hebben inmiddels overal in Europa vestigingen opgezet, die vervolgens in lijn moeten worden gebracht met de eisen van de EU.

U bent verantwoordelijk voor het beschermen van uw gegevens

Bij het zoeken naar een geschikte ERP-cloud is het van belang ervoor te zorgen dat aan de wettelijke eisen voor gegevensbescherming kan worden voldaan. Omdat het bedrijf uiteindelijk altijd verantwoordelijk is voor de bescherming van zijn gegevens. Met de aanbieder van een cloud worden alleen afspraken gemaakt over gegevensbescherming, maar dit ontslaat jou als bedrijf niet van deze verplichting.

Factor 2. De ERP-software

Naast de cloud zelf is het natuurlijk belangrijk om de juiste ERP-software voor jouw doeleinden te vinden. Daarom moet eerst worden bepaald wat u precies verwacht van uw nieuwe ERP-software. Welke specifieke doelen moeten worden bereikt met de introductie van nieuwe ERP-software?

Huidige situatieanalyse en specificatieblad hulp

Het is noodzakelijk om een gedetailleerde analyse van de huidige situatie voor te bereiden en hieruit specifieke doelen af te leiden. Pas als u weet waarnaar u op zoek bent, kunt u met de daadwerkelijke zoektocht beginnen. Hiervoor wordt een specificatieblad opgesteld waarin alle eisen aan het systeem zijn vastgelegd.
Centrale vragen zijn altijd die over het scala aan functies, het aantal gebruikers of de hoeveelheid data.

Factor 3. De kosten

Voor elk project, ook een ERP-project, geldt een budget. Uiteindelijk is het belangrijk om een ERP-oplossing te vinden waarmee u de door u geadverteerde doelen kunt bereiken zonder uzelf in ongecontroleerde schulden te storten.

Maandelijkse kosten

Bij een ERP-cloudoplossing worden de kosten over het algemeen iets anders verdeeld dan bij de on-premise oplossing. Hier worden maandelijkse licentiekosten in rekening gebracht, die kunnen variëren afhankelijk van de omvang en het aantal licenties. Hierbij is het belangrijk om goed te kijken hoe hoog de maandelijkse licentiekosten zijn.
Deze lasten zullen niet verminderen, ze zullen u continu begeleiden. Of dit model bij uw bedrijf past, hangt uiteindelijk ook af van hoe de situatie van het bedrijf er in de toekomst uitziet.

Conclusie: ERP-software uit de Cloud wordt steeds meer gevraagd

Wie op zoek is naar nieuwe ERP-software, komt snel oplossingen tegen die in een cloud worden aangeboden. Maar welke oplossing en welke cloud is de juiste? Hier kan geen duidelijk antwoord op worden gegeven.

In plaats daarvan bepalen de individuele eisen van het zoekende bedrijf de uiteindelijke selectie. Er komen steeds meer systemen op de markt die via een cloud toegankelijk worden gemaakt. Uiteindelijk beslissen vragen over kosten, gegevensbescherming en het scala aan functies over de keuze van een geschikt systeem.