situatie analyse

Het belang van een situatie analyse

Hier leest u waarom u een daadwerkelijke statusanalyse moet uitvoeren voordat u ERP-software introduceert en hoe u hierin het beste te werk kunt gaan.

Bij de start van een ERP-project wordt er een grondige analyse gemaakt van de huidige situatie van het bedrijf met al zijn processen. Feitelijke analyses worden ook weer gebruikt in vervolgstappen tijdens het project. Maar waarom spelen ze zo'n grote rol in het ERP-project en hoe kun je als bedrijf zelf een gedegen as-is-analyse uitvoeren?
We willen deze vragen hieronder nader bekijken en zo bedrijven een handreiking geven ter voorbereiding op hun ERP-project.

Inhoudsopgave

ERP - een overzicht

Het acroniem "ERP" beschrijft de fundamentele zakelijke taak van enterprise resource planning of business resource planning. De basisfunctie van de ERP is om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment in de vereiste kwaliteit en kwantiteit op de juiste plek in het bedrijf te voorzien van de juiste informatie.
Om deze taak te vervullen, loopt een groot aantal deels complexe bedrijfsprocessen die op elkaar voortbouwen zowel binnen als over bedrijven heen.

De taak van de ERP-software

Steeds meer bedrijven maken gebruik van digitale ondersteuning in de vorm van ERP-software om al hun eigen processen in de gaten te houden en naar behoefte aan te sturen. Met behulp van ERP-software kan een soort digitaal beeld van het hele bedrijf, inclusief alle interne processen, worden gecreëerd.

Voordelen van ERP-software

Deze kunnen vervolgens worden beheerd met behulp van het ERP-systeem. De ERP-software ondersteunt bedrijven op zowel operationeel als strategisch niveau. Vanuit strategisch oogpunt kunnen bestaande processen worden geoptimaliseerd zodat ze minder middelen gebruiken. De bespaarde middelen kunnen vervolgens gericht elders worden ingezet. Door geschikte ERP-software te gebruiken, kunnen bedrijven een relevant voordeel behalen ten opzichte van de concurrentie.

Op operationeel niveau profiteren gebruikers bijvoorbeeld van een vermindering van administratief werk, doordat administratieve activiteiten gedeeltelijk door de software kunnen worden overgenomen. Ook hier komen overeenkomstige middelen vrij in de vorm van personele capaciteiten of werkuren, die ook ingezet kunnen worden voor meer winstgevende activiteiten.

Verschillende vereisten voor een geschikte ERP-software

Deze voordelen komen echter niet automatisch door de introductie van ERP-software. Belangrijk is dat de geselecteerde ERP-software ook geschikt is voor gebruik in het bedrijf en dat deze ook specifieke bedrijfsprocessen in kaart kan brengen.
Maar hoe zorgen bedrijven ervoor dat ze de juiste ERP-software kiezen?

Wat is een as-is-analyse?

Zodra de beslissing om ERP-software te introduceren is genomen, begint het "ERP-project" met de planningsfase. Een gedetailleerde as-is-analyse legt hier de eerste, belangrijke hoeksteen. De term "as-is-analyse" komt van projectmanagement.

Identificeer bestaande problemen

Hier vertegenwoordigt de feitelijke analyse een fase van een procesmodel, dat dient om een probleem zo waardevrij mogelijk te identificeren. In een ondernemerscontext kan het bijvoorbeeld een kwestie zijn van inefficiënte bedrijfsprocessen die op het eerste gezicht misschien niet als problematisch of gebrekkig worden aangemerkt.
Maar waar gaat een feitelijke staatsanalyse over? Simpel gezegd, een analyse van de huidige situatie wordt gebruikt om de vraag "Waar zijn we?" Te beantwoorden.

Maak een compleet plaatje

Het doel is om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van het bedrijf, rekening houdend met alle relevante omgevingen en perspectieven in de huidige situatie. Dit heeft niet alleen betrekking op de economische situatie, maar ook op:

  • Klanten
  • Medewerkers / personeelsbestand
  • Interne processen / operationele procedures
  • Huidige IT-infrastructuur
  • Key Performance Indicators (KPI's)

Waar moet rekening mee worden gehouden bij het analyseren van de huidige situatie?

Bevindingen voor het maken van een gefundeerde analyse van de huidige situatie kunnen op deze gebieden op verschillende manieren worden verkregen.

Informatiebronnen

Met betrekking tot klanten en medewerkers zijn interviews of vragenlijsten ideaal. Om interne processen beter te begrijpen en te evalueren, kunnen methoden zoals use case-modellering of use case-diagrammen worden gebruikt.

Informatie-inhoud

De informatie die uit de bronnen wordt gehaald kunnen bijvoorbeeld kosten, wachttijden of doorlooptijden zijn. Rekening houdend met alle bronnen wordt een informatiepool gecreëerd waaruit gegevens kunnen worden gehaald voor een gefundeerde evaluatie van de huidige situatie.

De lezer in gedachten

Bij het documenteren van de huidige situatie na analyse, moeten bedrijven overwegen wie toegang zal hebben tot deze informatie. Bedrijfsgeheimen moeten bijvoorbeeld indien mogelijk worden uitgesloten of afzonderlijk worden gedocumenteerd. Om branchespecifieke aspecten toegankelijk te maken voor alle betrokkenen, kan ook een verklarende woordenlijst worden opgesteld met de gebruikte technische termen.

Vind een goed gemiddelde

Uitgebreide gegevens uit de geselecteerde gebieden (klanten, personeel, interne processen, IT-infrastructuur, KPI's) worden verzameld als onderdeel van de feitelijke analyse. De uitdaging is om de juiste diepgang in dataverzameling te vinden. Als slechts een kleine hoeveelheid data oppervlakkig wordt verzameld, loopt een bedrijf het risico grote problemen niet te herkennen.

Hetzelfde kan echter gebeuren als er te veel gegevens worden verzameld. Hier bestaat het risico van een vertekende perceptie. Vanwege de grote hoeveelheid gegevens wordt het steeds moeilijker om "de essentie" te identificeren en deze dienovereenkomstig te prioriteren.

Wanneer worden feitelijke analyses uitgevoerd?

Zoals reeds vermeld, wordt voor het eerst een daadwerkelijke analyse uitgevoerd bij de start van het ERP-project of direct na de beslissing om ERP-software in te voeren.

WERKELIJKE analyse aan het begin van het ERP-project

Op basis van de evaluatie van deze resultaten worden vervolgens concrete doelen geformuleerd om de doeltoestand te definiëren. Deze eerste analyse van de huidige situatie wordt gebruikt om problemen en actiegebieden te identificeren. Op basis van deze kennis kunnen strategische stappen voor optimalisatie worden bepaald.

WERKELIJKE analyse onmiddellijk na de implementatie van de ERP-software

Een andere feitelijke analyse zal op een later tijdstip worden uitgevoerd. Nadat op basis van de TARGET-status een specificatieblad met specifieke eisen voor de ERP-software is aangemaakt en een geschikt systeem is geïdentificeerd en geïmplementeerd, wordt de

ACTUELE status opnieuw geanalyseerd. Deze tweede analyse van de huidige situatie dient om verdere actieterreinen te identificeren. Was het bijvoorbeeld mogelijk om alle benodigde processen aan de softwarekant optimaal in kaart te brengen, of zijn er nog enkele aanpassingen nodig? Dergelijke vragen kunnen worden beantwoord door een nieuwe analyse van de huidige situatie.

WERKELIJKE analyse met een vertraging tot de ERP-implementatie

Ten slotte wordt een derde WERKELIJKE analyse uitgevoerd met een overeenkomstige vertraging tot de ERP-implementatie. Het succes van het ERP-project kan worden gemeten door de ACTUAL-status en de eerder gedefinieerde TARGET-status te vergelijken. Een tijdelijke afstand tot de introductie is belangrijk, aangezien alle voordelen van een ERP-software pas duidelijk worden bij langdurig gebruik.

Als niet alle doelen kunnen worden bereikt, is dit geen reden tot wanhoop. Bedrijven zouden nu eerder een strategische aanpak moeten volgen om mogelijke redenen voor mislukking te identificeren. De oorzaken zitten niet uitsluitend in de ERP-software zelf. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk dat medewerkers door reserveringen onvoldoende zijn opgeleid of het systeem niet volledig accepteren.
Samenvattend worden daadwerkelijke analyses aanbevolen op de volgende punten in het ERP-project:

Basisstructuur en proces van een ERP-project

  1. Registratie van de huidige situatie met alle processen
  2. Identificatie van problemen en actiegebieden
  3. Creatie van een TARGET-raamwerk
  4. ERP-selectie
  5. ERP-implementatie
  6. As-is-analyse om het project en de ERP-software te evalueren
  7. Nieuwe analyse van de huidige situatie met een vertraging tot de introductie van ERP

Verdere feitelijke analyses

Ongeacht de context van een acuut ERP-project loont het de moeite om op regelmatige tijdstippen daadwerkelijke analyses uit te voeren. Op deze manier kunnen bedrijven snel opkomende probleemgebieden identificeren en direct reageren. Zelfs de modernste, krachtigste ERP-software is vroeg of laat verouderd en moet dienovereenkomstig worden bijgewerkt, aangepast of vervangen.

Conclusie: WERKELIJKE analyses hebben meerdere functies

Samenvattend kan worden gesteld dat in de context van een ERP-project feitelijke analyses op verschillende punten en om verschillende redenen worden uitgevoerd.

Los daarvan is het echter aan te raden om ook buiten een acuut ERP-project daadwerkelijke analyses uit te voeren.
Maar uiteindelijk dienen daadwerkelijke analyses altijd om een tastbaar totaalbeeld van de feitelijke situatie te creëren. Dit kan worden gebruikt om activiteitsgebieden te identificeren en interne processen verder te optimaliseren.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder