projectteam vormen

Het belang van het vormen van een ERP implementatie team

Het ERP implementatie team legt de hoeksteen voor een succesvol ERP-project. Hier leest u waarom en wat u moet weten.

De geplande introductie van nieuwe bedrijfssoftware gaat altijd gepaard met een zekere mate van onzekerheid. Het is immers nooit mogelijk om van tevoren precies te zeggen hoe het eindresultaat eruit zal zien. Toch kunnen bedrijven verschillende maatregelen nemen om alle randvoorwaarden voor een succesvolle ERP implementatie te garanderen. Een team is daar een fundamenteel onderdeel van.

Inhoudsopgave

ERP software - een overzicht

ERP verwijst naar Enterprise Resource Planning. Het is de centrale taak van elk bedrijf om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment op de juiste plaats, in de vereiste kwaliteit en kwantiteit en met de juiste informatie te leveren.

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de branche of de bedrijfsstructuur, is een groot aantal complexe, onderling samenhangende processen vereist om deze taak te vervullen. Om een duidelijk overzicht te houden van deze processen, komen systemen voor de planning van bedrijfsmiddelen tegenwoordig steeds vaker voor. Alle bedrijfsprocessen kunnen centraal in kaart worden gebracht met ERP software. Hierdoor ontstaat een digitaal beeld van het hele bedrijf en al zijn processen.

Voordelen van een ERP-software

De centrale afstemming van ERP-software levert verschillende voordelen op voor het bedrijf. Zo wordt dubbele gegevensonderhoud vermeden waardoor de fouten worden verminderd. Bovendien verbetert holistische ERP-software tussen afdelingen de samenwerking binnen het bedrijf. Omdat alle medewerkers met hetzelfde systeem werken, zijn er geen onderbrekingen in workflows. Passende automatisering zorgt ervoor dat standaard processen worden opgeslagen en helpt deadlines te halen.

ERP software kan op verschillende manieren helpen om ervoor te zorgen dat bronnen effectiever worden gebruikt. Efficiënt resourcebeheer geeft bedrijven een concurrentievoordeel ten opzichte van hun concurrenten. In tijden van concurrerende markten en groeiende klantverwachtingen is geschikte ERP-software een cruciaal criterium voor de winstgevendheid van een bedrijf.

Het ERP implementatieproces

Om deze reden besluiten steeds meer bedrijven om ERP software aan te schaffen die alle belangrijke bedrijfsprocessen digitaal in kaart kan brengen. Zodra de beslissing voor de implementatie is genomen, staat een bedrijf aan het begin van het ERP implementatie traject.

Definieer vereisten

Nu moet eerst worden gedefinieerd aan welke eisen een geschikte ERP software moet voldoen. Bedrijven hebben verschillende vereisten voor een adequaat werkend systeem. Als een systeem niet in staat is om alle processen in kaart te brengen vanwege zeer specifieke bedrijfsprocessen, heeft de software weinig nut voor het bedrijf of veroorzaakt het zelfs extra inspanningen.

Compileer specificaties

Daarom moeten bedrijven altijd een specificatie opstellen met specifieke, gedetailleerde eisen en vereiste functies. Op basis van de specificatie kunnen vervolgens geschikte ERP leveranciers en -systemen worden geïdentificeerd. Omdat de ERP markt zeer divers is en naast de grote huisnamen ook veel minder bekende bedrijven mogelijk zijn, kunnen bedrijven in eerste instantie gebruik maken van vergelijkingsportalen. Deze bieden een solide, eerste overzicht van potentiële aanbieders.

Planning en voorbereiding

Zodra de beslissing is genomen ten gunste van een bepaalde ERP software, moeten bedrijven een aantal plannings- en voorbereidingsmaatregelen nemen. Dit omvat ook het samenstellen van een team.

De rol van het projectteam

Maar welke rol speelt dit team in het ERP implementatie traject? Wordt de implementatie bijvoorbeeld begeleid door de provider en zoveel mogelijk afgehandeld, moet het personeel in deze periode hun werk kunnen doen? Deze aanname schiet helaas tekort en houdt geen rekening met het totaalbeeld.

Betrek medewerkers vroegtijdig

In feite zouden bedrijven hun personeel zo vroeg mogelijk moeten betrekken bij de implementatie. Uiteindelijk zijn het de medewerkers die de ERP software regelmatig gaan gebruiken in hun dagelijkse gang van zaken. Dit betekent dat zelfs het krachtigste systeem weinig toegevoegde waarde heeft voor een bedrijf als het niet ten volle wordt benut door het personeel.

Afwijzing vermijden

Dergelijke problemen kunnen verschillende oorzaken hebben. Een vaak onderschat risico is dat medewerkers het systeem afwijzen. In dit geval is het systeem terughoudend in het gebruik door het personeel en wordt het gebruik soms zelfs vermeden indien mogelijk. De redenen voor dergelijk gedrag zijn vaak terug te voeren op een gebrek aan of ondoorzichtige communicatie op managementniveau. Als het personeel niet op de hoogte is van de voordelen die voor hen ontstaan in hun dagelijkse werk, kan de ERP-implementatie bijvoorbeeld worden gezien als een controlemaatregel voor hun eigen werk door het management. Om dergelijke misvattingen te voorkomen, is het essentieel om de medewerkers zo vroeg mogelijk te betrekken.

Key users en projectmanagers

Idealiter zou het personeel niet alleen uitgebreid moeten worden geïnformeerd over het project, maar er ook actief aan moeten deelnemen. Dit kan bijvoorbeeld door key-users aan te stellen. Key users zijn werknemers die de eerste praktische ervaring hebben met het gebruik van het nieuwe systeem als onderdeel van een software-introductie.

Ze zijn actief betrokken bij de introductie van de nieuwe ERP software, ondersteunen uitbreiding en integratiediepte en begeleiden het project in volgende fasen. Individuele key users in hun businessgebied zijn gespecialiseerd in de relevante functies en modules voor deze afdeling. Hij vertegenwoordigt de belangen van een afdeling in het gehele projectteam.

Tegelijkertijd vormen key users een belangrijke interface tussen de bij het project betrokken partijen en fungeren ze als aanspreekpunt voor collega's in hun eigen businessgebied, maar ook voor de projectmanager en de ERP-provider.

Intern training verwerken en kosten besparen

De ervaring die key-users in de loop van het project opdoen met het gebruik van de nieuwe ERP-software stelt hen in staat om onder eigen verantwoordelijkheid de benodigde medewerkersopleiding te verzorgen. Dit heeft verschillende voordelen. Misschien wel het meest voor de hand liggende voordeel is dat bij interne training het inhuren van een externe dienstverlener en de daarbij horende extra kosten achterhaald worden.

Aan de andere kant is er ook een meer informele, vriendelijke sfeer voor interne training. In een vertrouwde omgeving met een bekende collega als trainer is het voor sommige medewerkers makkelijker om onzekerheden te uiten of specifieke vragen te stellen over hoe het werkt.

Uiteindelijk, door de positie van key users en projectmanagers, vervagen de grenzen tussen managementniveau en het personeelsbestand. Last but not least fungeren sleutelgebruikers en projectmanagers als tussenpersonen tussen de twee niveaus. Op deze manier zorgen ze ervoor dat de introductie van de ERP-software niet alleen een drop-down proces is, maar ook dat de belangen van de operationele gebruikers worden vertegenwoordigd op managementniveau.

Selecteer gekwalificeerde medewerkers

Het is belangrijk dat noch projectmanagers, noch sleutelgebruikers blind en zonder voorafgaand overleg worden aangesteld. Naast een zekere professionele expertise moeten ze vooral aan de volgende criteria voldoen:

  • Goed begrip van bedrijfsprocessen en workflows in uw eigen gebied
  • Goed begrip van bedrijfsprocessen en workflows in andere bedrijfsgebieden
  • Vakbekwaamheid
  • Hoge intrinsieke motivatie voor het project

Maar zelfs als een key-user volledig aan alle criteria voldoet, mag hij er niet alleen voor staan. Het is belangrijk dat bedrijven key-gebruikers huisvesten en hen zoveel mogelijk ontlasten in de dagelijkse gang van zaken. De introductie van nieuwe ERP-software kost veel tijd, dus moeten medewerkers de juiste capaciteit krijgen.

Conclusie: geen succesvolle ERP implementatie zonder projectteam

Zo wordt duidelijk dat een gekwalificeerd, gemotiveerd projectteam de basis legt voor een succesvol ERP-project.
Daarom moeten bedrijven zich voor de start van het ERP-project bewust zijn van het belang van een competent projectteam en het gehele personeel zo vroeg mogelijk bij het ERP-implementatieproces betrekken.

Op deze manier worden drop-down structuren vermeden en worden de belangen van operationele gebruikers weerspiegeld. Aangezien de werknemers uiteindelijk degenen zijn die de nieuwe ERP-software regelmatig zullen gebruiken in hun dagelijkse zaken, moet er altijd rekening worden gehouden met hun interesses en opmerkingen.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Optimaliseer het WMS met ERP en beperk emissies

U hier lezen over de impact die geoptimaliseerd magazijnbeheer kan hebben op de CO2-voetafdruk van een bedrijf.

Lees verder

Duurzame textiel industrie met ERP software

U hier lezen hoe bedrijven in de industrie processen duurzamer kunnen maken en hun imago kunnen verbeteren door middel van ERP-software. 

Lees verder

Duurzame SCM met ERP-software

Lees hier hoe u de duurzaamheid van uw supply chain waarborgt met een geschikte ERP-software.

Lees verder