projectteam vormen

Het belang van het vormen van een ERP implementatie team

Het ERP implementatie team legt de hoeksteen voor een succesvol ERP-project. Hier leest u waarom en wat u moet weten.

De geplande introductie van nieuwe bedrijfssoftware gaat altijd gepaard met een zekere mate van onzekerheid. Het is immers nooit mogelijk om van tevoren precies te zeggen hoe het eindresultaat eruit zal zien. Toch kunnen bedrijven verschillende maatregelen nemen om alle randvoorwaarden voor een succesvolle ERP implementatie te garanderen. Een team is daar een fundamenteel onderdeel van.

Inhoudsopgave

ERP software - een overzicht

ERP verwijst naar Enterprise Resource Planning. Het is de centrale taak van elk bedrijf om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment op de juiste plaats, in de vereiste kwaliteit en kwantiteit en met de juiste informatie te leveren.

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de branche of de bedrijfsstructuur, is een groot aantal complexe, onderling samenhangende processen vereist om deze taak te vervullen. Om een duidelijk overzicht te houden van deze processen, komen systemen voor de planning van bedrijfsmiddelen tegenwoordig steeds vaker voor. Alle bedrijfsprocessen kunnen centraal in kaart worden gebracht met ERP software. Hierdoor ontstaat een digitaal beeld van het hele bedrijf en al zijn processen.

Voordelen van een ERP-software

De centrale afstemming van ERP-software levert verschillende voordelen op voor het bedrijf. Zo wordt dubbele gegevensonderhoud vermeden waardoor de fouten worden verminderd. Bovendien verbetert holistische ERP-software tussen afdelingen de samenwerking binnen het bedrijf. Omdat alle medewerkers met hetzelfde systeem werken, zijn er geen onderbrekingen in workflows. Passende automatisering zorgt ervoor dat standaard processen worden opgeslagen en helpt deadlines te halen.

ERP software kan op verschillende manieren helpen om ervoor te zorgen dat bronnen effectiever worden gebruikt. Efficiënt resourcebeheer geeft bedrijven een concurrentievoordeel ten opzichte van hun concurrenten. In tijden van concurrerende markten en groeiende klantverwachtingen is geschikte ERP-software een cruciaal criterium voor de winstgevendheid van een bedrijf.

Het ERP implementatieproces

Om deze reden besluiten steeds meer bedrijven om ERP software aan te schaffen die alle belangrijke bedrijfsprocessen digitaal in kaart kan brengen. Zodra de beslissing voor de implementatie is genomen, staat een bedrijf aan het begin van het ERP implementatie traject.

Definieer vereisten

Nu moet eerst worden gedefinieerd aan welke eisen een geschikte ERP software moet voldoen. Bedrijven hebben verschillende vereisten voor een adequaat werkend systeem. Als een systeem niet in staat is om alle processen in kaart te brengen vanwege zeer specifieke bedrijfsprocessen, heeft de software weinig nut voor het bedrijf of veroorzaakt het zelfs extra inspanningen.

Compileer specificaties

Daarom moeten bedrijven altijd een specificatie opstellen met specifieke, gedetailleerde eisen en vereiste functies. Op basis van de specificatie kunnen vervolgens geschikte ERP leveranciers en -systemen worden geïdentificeerd. Omdat de ERP markt zeer divers is en naast de grote huisnamen ook veel minder bekende bedrijven mogelijk zijn, kunnen bedrijven in eerste instantie gebruik maken van vergelijkingsportalen. Deze bieden een solide, eerste overzicht van potentiële aanbieders.

Planning en voorbereiding

Zodra de beslissing is genomen ten gunste van een bepaalde ERP software, moeten bedrijven een aantal plannings- en voorbereidingsmaatregelen nemen. Dit omvat ook het samenstellen van een team.

De rol van het projectteam

Maar welke rol speelt dit team in het ERP implementatie traject? Wordt de implementatie bijvoorbeeld begeleid door de provider en zoveel mogelijk afgehandeld, moet het personeel in deze periode hun werk kunnen doen? Deze aanname schiet helaas tekort en houdt geen rekening met het totaalbeeld.

Betrek medewerkers vroegtijdig

In feite zouden bedrijven hun personeel zo vroeg mogelijk moeten betrekken bij de implementatie. Uiteindelijk zijn het de medewerkers die de ERP software regelmatig gaan gebruiken in hun dagelijkse gang van zaken. Dit betekent dat zelfs het krachtigste systeem weinig toegevoegde waarde heeft voor een bedrijf als het niet ten volle wordt benut door het personeel.

Afwijzing vermijden

Dergelijke problemen kunnen verschillende oorzaken hebben. Een vaak onderschat risico is dat medewerkers het systeem afwijzen. In dit geval is het systeem terughoudend in het gebruik door het personeel en wordt het gebruik soms zelfs vermeden indien mogelijk. De redenen voor dergelijk gedrag zijn vaak terug te voeren op een gebrek aan of ondoorzichtige communicatie op managementniveau. Als het personeel niet op de hoogte is van de voordelen die voor hen ontstaan in hun dagelijkse werk, kan de ERP-implementatie bijvoorbeeld worden gezien als een controlemaatregel voor hun eigen werk door het management. Om dergelijke misvattingen te voorkomen, is het essentieel om de medewerkers zo vroeg mogelijk te betrekken.

Key users en projectmanagers

Idealiter zou het personeel niet alleen uitgebreid moeten worden geïnformeerd over het project, maar er ook actief aan moeten deelnemen. Dit kan bijvoorbeeld door key-users aan te stellen. Key users zijn werknemers die de eerste praktische ervaring hebben met het gebruik van het nieuwe systeem als onderdeel van een software-introductie.

Ze zijn actief betrokken bij de introductie van de nieuwe ERP software, ondersteunen uitbreiding en integratiediepte en begeleiden het project in volgende fasen. Individuele key users in hun businessgebied zijn gespecialiseerd in de relevante functies en modules voor deze afdeling. Hij vertegenwoordigt de belangen van een afdeling in het gehele projectteam.

Tegelijkertijd vormen key users een belangrijke interface tussen de bij het project betrokken partijen en fungeren ze als aanspreekpunt voor collega's in hun eigen businessgebied, maar ook voor de projectmanager en de ERP-provider.

Intern training verwerken en kosten besparen

De ervaring die key-users in de loop van het project opdoen met het gebruik van de nieuwe ERP-software stelt hen in staat om onder eigen verantwoordelijkheid de benodigde medewerkersopleiding te verzorgen. Dit heeft verschillende voordelen. Misschien wel het meest voor de hand liggende voordeel is dat bij interne training het inhuren van een externe dienstverlener en de daarbij horende extra kosten achterhaald worden.

Aan de andere kant is er ook een meer informele, vriendelijke sfeer voor interne training. In een vertrouwde omgeving met een bekende collega als trainer is het voor sommige medewerkers makkelijker om onzekerheden te uiten of specifieke vragen te stellen over hoe het werkt.

Uiteindelijk, door de positie van key users en projectmanagers, vervagen de grenzen tussen managementniveau en het personeelsbestand. Last but not least fungeren sleutelgebruikers en projectmanagers als tussenpersonen tussen de twee niveaus. Op deze manier zorgen ze ervoor dat de introductie van de ERP-software niet alleen een drop-down proces is, maar ook dat de belangen van de operationele gebruikers worden vertegenwoordigd op managementniveau.

Selecteer gekwalificeerde medewerkers

Het is belangrijk dat noch projectmanagers, noch sleutelgebruikers blind en zonder voorafgaand overleg worden aangesteld. Naast een zekere professionele expertise moeten ze vooral aan de volgende criteria voldoen:

  • Goed begrip van bedrijfsprocessen en workflows in uw eigen gebied
  • Goed begrip van bedrijfsprocessen en workflows in andere bedrijfsgebieden
  • Vakbekwaamheid
  • Hoge intrinsieke motivatie voor het project

Maar zelfs als een key-user volledig aan alle criteria voldoet, mag hij er niet alleen voor staan. Het is belangrijk dat bedrijven key-gebruikers huisvesten en hen zoveel mogelijk ontlasten in de dagelijkse gang van zaken. De introductie van nieuwe ERP-software kost veel tijd, dus moeten medewerkers de juiste capaciteit krijgen.

Conclusie: geen succesvolle ERP implementatie zonder projectteam

Zo wordt duidelijk dat een gekwalificeerd, gemotiveerd projectteam de basis legt voor een succesvol ERP-project.
Daarom moeten bedrijven zich voor de start van het ERP-project bewust zijn van het belang van een competent projectteam en het gehele personeel zo vroeg mogelijk bij het ERP-implementatieproces betrekken.

Op deze manier worden drop-down structuren vermeden en worden de belangen van operationele gebruikers weerspiegeld. Aangezien de werknemers uiteindelijk degenen zijn die de nieuwe ERP-software regelmatig zullen gebruiken in hun dagelijkse zaken, moet er altijd rekening worden gehouden met hun interesses en opmerkingen.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder