bouw
documentbeheer

Geen papierwerk meer dankzij documentbeheer

Wij wijzen u de weg uit de papieren chaos naar het digitale tijdperk. De oplossing wordt documentbeheer genoemd en helpt bedrijven in alle sectoren.

Het maakt niet uit tot welke branche een bedrijf behoort, iedereen kent de stroom van verschillende documenten en gegevens die elke dag worden ontvangen. Bijna geen enkel bedrijf kan hier recht aan doen met een klassiek analoog archiveringssysteem en fysieke archivering. Elke e-mail afdrukken, perforeren en archiveren komt niet overeen met de tijdsgeest vanuit ecologisch of economisch perspectief.

Hetzelfde geldt natuurlijk voor bouwbedrijven. Het grote aantal documenten is niet langer beheersbaar, net als in een tijdje. Als meerdere partijen aan hetzelfde document werken, worden er talloze versies van gemaakt en is het overzicht volledig verloren. Er zijn fouten die, met geluk, weinig impact hebben, maar met een beetje pech kan het bedrijf schade toebrengen. Maar daarover later meer.

Laten we kijken naar documentbeheersystemen en hoe deze in het algemeen werken.

Wat is een documentbeheersysteem?

Vaak afgekort tot DMS, zijn documentbeheersystemen database-gebaseerde software-oplossingen voor efficiënt elektronisch documentbeheer. Een DMS bundelt alle documenten van een bedrijf in een centrale database en maakt het gemakkelijk voor gebruikers om te vinden. Voor dit doel wordt elk document voorzien van overeenkomstige metagegevens die betrekking hebben op de respectieve inhoud ervan.

Processen worden transparanter en sneller

Dit betekent dat er nog steeds één "huidige" versie van een document is. Dubbele fouten behoren tot het verleden. Maar er zijn een of twee andere voordelen achter deze modus. Informatie is niet langer exclusief voorbehouden voor individuele afdelingen. Een document doorloopt vaak verschillende posities in het bedrijf voordat het klaar is. Alle bij de verwerking betrokken actoren kunnen op elk moment en onmiddellijk zien wat de verwerkingsstatus van een bepaald document is.

Bespaar tijd en geld

Dit zorgt voor transparantie en zorgt ook voor aanzienlijk snellere processen. Vanaf nu worden veel processen ook automatisch uitgevoerd voor het archiveren van documenten, zodat er middelen vrijkomen voor andere taken. Fysieke archieven worden niet alleen verouderd, maar ook revisiebestendige en automatische opslag van alle documenten in een database bespaart tijd en geld.

In dit artikel willen we de werking van elektronische documentbeheersystemen nader bekijken. Daarbij willen we ook specifiek ingaan op de resulterende voordelen voor de bouwsector.

DMS voor de bouwsector

Een documentbeheersysteem is een verstandige aankoop voor bijna elk bedrijf. Het maakt niet uit hoe groot een bedrijf is of uit welke branche het afkomstig is, de functie van audit-proof archiveren alleen beïnvloedt iedereen vanuit het perspectief van gegevensbescherming. In het volgende willen we enkele functies nader bekijken. 

Vind documenten sneller

We hebben al in het begin de snelle vindbaarheid van documenten genoemd en willen de verschillende zoekfuncties op dit punt nader bekijken. Een DMS slaat alle inkomende en bewegende documenten op in een centrale database. Of dit beschikbaar is in de Cloud of op lokale servers is in eerste instantie niet relevant voor deze functionaliteit.

Vind documenten gemakkelijk en snel

De DMS herkent een document met betrekking tot de aard en inhoud ervan en voorziet het van bijbehorende metagegevens. Deze dienen enerzijds om het document te beschrijven, maar eerder om het gemakkelijker te vinden te maken. De gebruiker kan vervolgens via speciale zoekvensters naar de documenten zoeken. U kunt dus zoeken naar namen, titels, datums, enz. Sommige DMS-oplossingen bieden ook zoeken in volledige tekst.

De status van een document direct bekijken

Een document in het DMS wordt opgeslagen in een eerder gedefinieerde mappenstructuur, die op zijn beurt meer orde creëert. Gebruikers kunnen ook lopende documenten in real-time volgen. Het is inzichtelijk in welk stadium van de verwerking een document zich bevindt en wat nog nodig is om het als voltooid te boeken.

Workflows zorgen voor snellere processen

Dergelijke workflows helpen bedrijven met meerdere afdelingen en locaties om zichzelf beter te structureren. Om precies te begrijpen wat de toegevoegde waarde van deze workflows is, is hier een concreet voorbeeld uit de praktijk:

Verzoeken snel en gemakkelijk doorsturen

Bij de berekening van het project wordt duidelijk dat meer personeel nodig is. De verantwoordelijke medewerker registreert deze eis via het DMS. Omdat hij niet zelf over nieuwe aanwervingen mag beslissen, wordt het verzoek om goedkeuring doorgestuurd naar de verantwoordelijke functie. Hij of zij kan dan snel en eenvoudig de vereisten controleren en dienovereenkomstig goedkeuren.

Met de goedkeuring kan vervolgens automatisch een overeenkomstige vacature worden aangemaakt. Dit wordt ook opnieuw gecontroleerd, indien nodig aangevuld en vervolgens gepubliceerd op de relevante vacatureportals.

Agenda's synchroniseren voor snelle bepaling van afspraken

Als een aanvraag nu wordt ontvangen, wordt deze gecontroleerd en geëvalueerd door de verantwoordelijke besluitvormers. Pas als iedereen zijn OK heeft gegeven, wordt de aanvrager uitgenodigd. Het DMS kan ook automatisch zoeken naar een afspraak in de agenda's van de besluitvormers en een overeenkomstige e-mail sturen naar de aanvrager en hen uitnodigen.

Als er dan personeel wordt aangenomen, kan ook automatisch een arbeidsovereenkomst worden opgesteld op basis van de eerder gedefinieerde voorwaarden. Over het algemeen is het proces van het aannemen van een nieuwe werknemer enorm afgeslankt. Dergelijke workflows zijn denkbaar op veel andere plaatsen en verbeteren de werkprocessen in het hele bedrijf duurzaam.

Gewoon voldoen aan gegevensbescherming

De niet zo nieuwe GDPR heeft de richtlijnen voor gegevensbescherming weer aangescherpt en uitgebreid. In de tussentijd zijn er steeds meer gevallen waarin gevoelige boetes worden uitgesproken. Het probleem met veel bedrijven is dat ze hun gegevens uit het oog hebben verloren en deze slecht hebben onderhouden. Er zijn ook geen overeenkomstige maatregelen voor het tijdig verwijderen van persoonlijke gegevens en voor revisiebestendige opslag.

Een DMS ondersteunt bedrijven hierin. Als een aanvraag bijvoorbeeld wordt ontvangen, kan deze niet gewoon open en vrij rondslingeren. Persoonlijke gegevens zijn onderworpen aan verwijderingsperioden, die in acht moeten worden genomen. 

Een DMS kan overeenkomstige waarschuwingen geven en de verantwoordelijke medewerkers herinneren aan de verwijdering. Hetzelfde geldt in het tegenovergestelde geval. Sommige documenten moeten gedurende een bepaalde periode worden bewaard. Een DMS slaat ze op en beschermt ze tegen onbedoelde verwijdering. Als bedrijf zit u altijd aan de veilige kant en kunt u zich gemakkelijk wijden aan de dagelijkse gang van zaken.

Interne samenwerking wordt aanzienlijk verbeterd

Zoals we al hebben gezien, leidt een DMS op veel plaatsen tot snellere processen. Gegevenssilo's worden verbroken en afdelingsgrenzen worden overschreden. Alle gegevens worden opgeslagen in een centrale database en toegankelijk voor alle actoren. Maar dat is niet altijd waar. Omdat DMS-oplossingen natuurlijk ook de mogelijkheid bieden om verschillende rollen voor gebruikers in te stellen.

Roltoewijzing om documenten te beschermen

Omdat niet elke medewerker noodzakelijkerwijs elk document moet kunnen zien, is dit op sommige plaatsen misschien niet eens toegestaan. Voor dit doel kan het DMS-team worden gedefinieerd, waarvan de aansluiting bepaalt welke documenten verborgen, zichtbaar of bewerkbaar zijn. Met deze roltoewijzing is het mogelijk om bijzonder gevoelige gegevens te beschermen en ook ongeoorloofde wijzigingen daarin te voorkomen.

Volg eenvoudig wijzigingen

Als een document door een medewerker wordt gewijzigd, zien de andere gebruikers precies wat er is gewijzigd, door wie en wanneer. Dus iedereen is altijd op de hoogte. Stel u voor dat een medewerker een bestelling wijzigt omdat de klant nog een kleine wijziging heeft. Hij noteert dit ook, maar kan de volgende verantwoordelijke positie niet direct bereiken en komt er dan overheen.

Gewoon fouten vermijden

Nu heeft de sitebeheerder nog steeds de oude bestelversie en volgt deze. Dit kan soms ernstige gevolgen hebben, bijvoorbeeld als de fout moet worden hersteld of de bouwfase niet is goedgekeurd. Om dit te voorkomen, kan een DMS alle noodzakelijke posities direct informeren wanneer wijzigingen worden aangebracht. Ze nemen vervolgens kennis van de wijziging en geven aan dat ze op de hoogte zijn.

Constante oproepen en e-mails zijn dan niet meer nodig en processen worden veel relaxter, foutloos en sneller.

OCR - hoe analoge documenten hun weg vinden naar het DMS

Tegenwoordig worden de meeste documenten zoals facturen, aanbiedingen of applicaties grotendeels digitaal verzonden. Niettemin moeten bijna alle bedrijven nog fysieke documenten verwerken. Zodat alle documenten echt op één plaats worden opgeslagen, is het noodzakelijk om ze te scannen.

Aansluiting van scanners

Hier zijn ook speciale functies voor, die het scanproces aanzienlijk eenvoudiger en efficiënter maken. Omdat met een normale scanner documenten alleen kunnen worden weergegeven, maar de automatische classificatie in de bestelstructuur zou niet werken omdat het systeem geen idee heeft wat een bepaald document is.

Automatische documentherkenning

Dit is waar OCR binnenkomt. Optical Character Recocignition of optische tekenherkenning herkent de inhoud van een tekst en kan deze veilig toewijzen. Als bijvoorbeeld een factuur wordt gescand, controleert het systeem automatisch de belangrijkste kerncijfers en kan het zelfs zoeken naar de overeenkomstige order voor de factuur en controleren op afwijkingen.

Nu moeten er slechts enkele stappen handmatig worden uitgevoerd voordat de factuur volledig is verwerkt. Verder kopiëren, doorsturen of archiveren is niet nodig. Hetzelfde geldt uiteraard voor alle documenten.

Conclusie: meer dan alleen documenten opslaan

Een DMS kan meer dan alleen documenten opslaan, zoveel moet duidelijk zijn geworden. De functies van een documentbeheersysteem gaan echter veel verder dan de hier beschreven tools. Het is niet voor niets dat zich rondom documentbeheer een volledig afzonderlijke branche heeft ontwikkeld.

Er zijn verschillende zelfstandige oplossingen op de markt met vele andere opwindende functies. Sommige daarvan zijn dan ook aangepast aan specifieke industrieën, waarvan met name de bouwsector kan profiteren. Bij het nemen van een besluit over een dergelijke zelfstandige oplossing is het van essentieel belang ervoor te zorgen dat er een geschikte interface is voor het bestaande ERP-systeem.

Omdat het ERP-systeem met name profiteert van een DMS, wat ook de reden is waarom de meeste ERP-oplossingen al overeenkomstige DMS-modules in hun standaardversies aanbieden.

Een DMS is vaak de eerste stap voor bedrijven in de richting van digitalisering: de besparingen op zowel monetair als tijdelijk niveau zijn gewoon te groot om zonder te doen. Vooral met betrekking tot de concurrentie is het belangrijk om aan de bal te blijven en deze belangrijke stappen zo snel mogelijk te zetten.

bouw

Behandel uw klanten beter - CRM maakt het mogelijk!

Met een CRM-module in ERP kunnen bouwbedrijven hun eigen klanten veel beter begrijpen en ondersteunen. We laten u zien hoe.

Lees verder
bouw

3 ultieme tools voor materiaalbeheer

Met deze 3 functies voor materiaalbeheer maakt u uw ERP-systeem meer dan alleen concurrerend. Vooral bouwbedrijven profiteren hiervan.

Lees verder