zakelijke dienstverlening
facturering

Hoe ERP-systemen de facturering van zakelijke diensten verbeteren

ERP-systemen maken het dagelijkse zakenleven voor bedrijven gemakkelijker. Hier vindt u meer informatie over facturering op basis van software.

Zoals elk bedrijf heeft ook deze sector te maken met facturatie. In tijden van digitale transformatie vertrouwen steeds meer bedrijven op software gebaseerde ondersteuning.

Krachtige, branche specifieke ERP-systemen worden vaak gebruikt om op software gebaseerde facturering te implementeren. U kunt facturatieprocessen aanzienlijk optimaliseren. Hierdoor komen middelen vrij die vervolgens elders in het bedrijf winstgevend kunnen worden ingezet.

Daarom willen we digitale facturering in de zakelijke dienstverlening nader bekijken en de functies belichten waarmee een ERP-systeem deze bedrijven kan verrijken.

ERP-definitie: wat is een ERP-systeem?

ERP is een acroniem. Het beschrijft Enterprise Resource Planning of, in het Duits, business resource planning. Dit is de ondernemende taak om bedrijfsrelevante middelen in de juiste kwaliteit en kwantiteit op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar te stellen.

Taak van een ERP-systeem

Kortom, de taak van een ERP-systeem is het beheersen van bedrijfsprocessen. Alle bedrijfsrelevante processen kunnen in verschillende afdelingen binnen het systeem in kaart worden gebracht. Deze eigenschap stelt bedrijven in staat om zelfs complexe processen binnen de softwareoplossing te optimaliseren.

Het ERP-systeem fungeert te allen tijde als de centrale database van het bedrijf. Het feit dat alle medewerkers binnen afdelingen met dezelfde gegevensrecords werken, zorgt voor transparantie binnen workflows. De samenwerking tussen afdelingen zal ook worden verbeterd.

Vanwege de verschillende voordelen van een ERP-systeem besluiten steeds meer bedrijven om dergelijke software in eigen beheer te gebruiken.

Aangezien ERP-systemen in wezen een digitaal beeld van het bedrijf creëren, moeten ze aan verschillende eisen van verschillende afdelingen voldoen. Dit kan binnen het systeem worden bereikt door verschillende modules te gebruiken.

Afhankelijk van het systeem kan facturatie bijvoorbeeld onderdeel zijn van een boekhoudkundige of boekhoudkundige module. De specifieke vereisten die bij facturering ontstaan, worden hieronder in meer detail besproken. Als het exacte vereistenprofiel van facturering is gedefinieerd, kan worden overwogen hoe ERP-systemen deze vereisten technisch implementeren.

Facturering zakelijke dienstverlening

De term facturering is afgeleid van het Latijnse woord "factura" voor factuur en is een boekhoudproces waarbij klanten worden gefactureerd voor uitgevoerde services.

Wat moet een facturatiedocument bevatten?

De informatie die een correct opgestelde factuur moet bevatten, is wettelijk geregeld. Volgens de wet op de omzetbelasting moet de volgende informatie afkomstig zijn van een factuur:

    • Factuurnummer

    • factuurdatum

    • Belastingnummer of btw-nummer van de dienstverlener en ontvanger

    • Naam en adres van de serviceprovider en ontvanger

    • Overeengekomen brutoloon inclusief omzetbelasting

    • Tijd van optreden

    • Specificatie van de omvang van de dienstverlening (bijvoorbeeld gewerkte uren en welke activiteit)

    • Indien van toepassing, een indicatie van de bewaarplicht van de klant, indien deze bestaat.

Bovendien moeten de contractueel overeengekomen betalingsvoorwaarden op de factuur staan.

De deelgebieden van facturering

De facturering bestaat uit verschillende secties. Naast facturering met alle benodigde informatie door de zakelijke dienstverlener, omvat facturering ook het boeken van de businesscase op een zakelijke account. Daarnaast is er een correcte boekhouding van de business case en alle andere activiteiten die verband houden met facturatie (zoals creditnota's).

Soorten facturatie: de tijd is bepalend

Er zijn twee algemene soorten facturering:

    • Pre-facturering

    • Post-facturering

Voorfacturering op het gebied van zakelijke dienstverlening

Zoals de naam al doet vermoeden, wordt pre-facturatie altijd gebruikt als de contractueel overeengekomen service nog niet is verwerkt. In termen van zakelijke dienstverlening betekent dit dat de dienstverlening nog niet is verleend door de zakelijke dienstverlener.

Het meest voorkomende type facturering: post-facturering

Postfacturering daarentegen zou hebben plaatsgevonden als de desbetreffende diensten al zijn geleverd.

Het gebruik van post-facturering is altijd aan te raden als de exacte omvang van de dienst niet vooraf kan worden bepaald. Als er bijvoorbeeld per uur wordt gefactureerd, zoals bij veel bedrijven gebruikelijk is, moet de exacte tijd die nodig is voor een correcte pre-facturering bekend zijn voordat de services worden geleverd. Aangezien dit in veel gevallen niet kan worden gegarandeerd, is facturering achteraf het meest voorkomende type facturering.

Facturen moeten worden opgesteld

Ongeacht het type facturering zijn bedrijven in de B2B-omgeving verplicht een factuur op te stellen. De wetgever voorziet in een periode van zes maanden na ontvangst van de dienst.

Zakelijke dienstverleners hebben alleen met de wet te maken met moderne facturering.

Andere soorten facturering

Naast pre-facturering en post-facturering zijn er andere soorten facturering die niet zijn gedefinieerd op het moment van facturering. Dit zijn:

    • gedeeltelijke facturen

    • vooruitbetalingsfacturen

    • terugkerende facturen

    • pro forma facturen

    • kortingsbonnen

    • studiepunten

Wat is een deelfactuur?

Gedeeltelijke facturen worden altijd gebruikt wanneer de bestelling uit verschillende onderdelen bestaat. De levering van een deeldienst wordt dan gefactureerd via een deelfactuur.

Vooruitbetalingsfacturen voor grote bestellingen

Vooruitbetalingsfacturen worden gebruikt voor bijzonder grote bestellingen. Dit is met name het geval als de dienstverlener in welke vorm dan ook een voorschot moet betalen. Dit komt in de productie echter veel vaker voor door materiaalaankopen dan in de dienstensector.

Na afronding van de bestelling wordt de aanbetaling in mindering gebracht op het totale factuurbedrag.

Terugkerende facturen: relevant voor langlopende contracten

Doorlopende facturen worden altijd gebruikt wanneer de zakelijke dienstverlener en de klant een termijncontract hebben afgesloten met een doorlopend factuurinterval.

Dit is bijvoorbeeld het geval bij onderhoudscontracten of abonnementen. In de zakelijke dienstverlening komen terugkerende facturen vrij vaak voor.

Pro forma facturen

Pro forma facturen zijn een speciaal type factuur omdat ze niet gekoppeld zijn aan een expliciet betalingsverzoek. Ze worden eerder uitgegeven om fiscale redenen en dienen als voucher.

Budgetrekeningen

Budgetrekeningen zijn vrij gebruikelijk in de zakelijke dienstverlening. Dit is een factuurtype met een stapsgewijze betalingsmethode. De individuele betalingen zijn meestal gekoppeld aan een specifieke order of projectvoortgang van de kant van de zakelijke dienstverlener.

Omdat deze bedrijven vaak in een projectmatige werkomgeving opereren, worden ook budgetrekeningen dienovereenkomstig gebruikt.

Creditnota's: retourzendingen en annuleringen

Creditnota's zijn, net als pro forma facturen, geen facturen in de klassieke zin omdat ze niet gekoppeld zijn aan rechtstreekse betalingsverzoeken. Bedrijfsservicebedrijven geven altijd creditnota's af als een klantfactuur is betaald voordat de service is verleend (voorfacturering), maar de klant annuleert de bestelling op tijd.

In dit geval geeft het bedrijf een creditnota af om het vooruitbetaalde bedrag terug te betalen.

Nu het basisvereistenprofiel van facturering is gedefinieerd, kunnen we nu verder met hoe ERP-systemen aan deze vereisten voldoen en processen voor facturering optimaliseren.

Facturering gemakkelijk gemaakt: met een ERP-systeem voor zakelijke dienstverleners

Factureringsprogramma's ondersteunen zakelijke dienstverleners bij het correct maken van alle soorten factuurtypen.

Verschillende soorten facturen in het ERP-systeem

Het type factuur kan meestal aan het begin van de aanmaak in het programma worden geselecteerd. Afhankelijk van het geselecteerde type wordt er een bestand geopend dat is aangepast aan het type factuur. Dit maakt het gemakkelijker voor boekhoudkundigen om rekening te houden met alle informatie die nodig is voor elk type factuur.

Opeenvolgende factuurnummers in het ERP-systeem

Zoals eerder vermeld, is het factuurnummer een verplicht onderdeel van elk facturatiedocument. Het is belangrijk dat elk factuurnummer slechts één keer wordt toegekend om mogelijke misverstanden te voorkomen. Precieze voorschriften met betrekking tot het factuurnummer vindt u in de btw-richtlijnen.

Een branche specifiek ERP-systeem kan automatisch factuurnummers genereren op basis van toepasselijke richtlijnen. Het is gebruikelijk om opeenvolgende factuurnummers toe te wijzen om dubbele toewijzing te voorkomen.

ERP-systemen ondersteunen facturering in

De uitgifte van een factuur in overeenstemming met de Eerste is een wettelijke vereiste, zoals eerder besproken. Om deze reden helpen ERP-systemen die zijn ontworpen voor facturering bedrijven met verschillende functies om deze deadlines te halen.

Afhankelijk van de software verschilt de functionele omvang of aanpak echter. Sommige systemen stellen gebruikers via e-mailmeldingen op de hoogte van urgente deadlines. Andere systemen maken gebruik van verkeerslichtsystemen die duidelijk de urgentie laten zien.

De zakelijke transactie boeken in het systeem

Zoals reeds vermeld, omvat de facturering niet alleen het aanmaken van de factuur, maar ook de bijbehorende boeking van de zakelijke transactie. Het proces van het boekingsproces is afhankelijk van de boekhouding van het bedrijf. Voor boekhouding met dubbele invoer is bijvoorbeeld vereist dat voor elke afzonderlijke boeking ten minste twee accounts worden geadresseerd.

Deze kunnen ook via de software worden verwerkt, zolang de facturering niet wordt overgedragen aan een externe dienstverlener. In sommige gevallen geven bedrijven ook externe dienstverleners - die dus ook ondergeschikt zijn aan de dienstverlening de opdracht om betalingen te verwerken en inkomende facturen te bewaken.

Schoonheid zit in de details

Veel ERP-systemen houden ook rekening met de huisstijl bij het opmaken van de factuur. Het is dus mogelijk om de factuurlay-out met een paar klikken aan te passen aan de huisstijlvereisten van de zakelijke dienstverlener.

Dit is geen basisfunctie die de factureringsprocessen fundamenteel optimaliseert. Desalniettemin is corporate branding voor veel bedrijven erg belangrijk en kan het met een bijbehorend systeem automatisch op de factuur worden geplaatst.

De relevantie van integraties

Integraties met andere componenten van de IT-infrastructuur van het bedrijf zoals CRM- of DMS-systemen maken het dagelijkse werk voor bedrijven veel gemakkelijker. Naast de algemene voordelen zijn er ook specifieke voordelen die bij facturering spelen.

Zo fungeert het CRM-systeem als een centrale database voor alle bedrijfsrelevante klantgegevens. Naast de volledige naam van de zakelijke klant, bevat dit ook verdere informatie zoals de rechtsvorm of het huidige adres.

Tijdens de facturering kunnen deze gegevens rechtstreeks vanuit het CRM-systeem worden overgedragen via een geschikte interface en worden ingevoerd in het facturatiedocument. Moderne ERP-systemen met bijbehorende verbindingen vullen bijvoorbeeld automatisch het adresveld in zodra een medewerker de klant kiest uit een drop-down menu.

Het type factuur dat wordt gebruikt, kan ook vooraf worden gedefinieerd in het systeem voor klanten of individuele verkooporders. Zo kunnen met een minimum aan inspanning terugkerende facturen worden aangemaakt.

Volautomatische factuurgeneratie in ERP

Een naadloze informatiestroom tussen alle eigen systemen van het bedrijf zorgt ervoor dat facturering bijna volledig automatisch kan worden afgehandeld. Dankzij de geïntegreerde database zijn gegevens zoals contractueel overeengekomen voorwaarden of commissie- en kortingsmodellen van een bestelling direct beschikbaar tijdens facturering.

Veel systemen dragen de factuurgegevens ook automatisch over naar een overeenkomstige module voor achterafberekening en naar de financiële administratie voor verdere verwerking. Dit zorgt ook voor transparantie over de gehele workflow.

Deze automatisering bespaart niet alleen kostbare tijd bij facturering. Transmissiefouten die kunnen optreden in het kader van dubbel gegevensbeheer worden ook vermeden. Aangezien een factuur misschien wel de meest delicate vorm van correspondentie en een officieel document is, moeten fouten op dit gebied hoe dan ook worden vermeden.

Conclusie: ERP-systemen optimaliseren factureringsprocessen aanzienlijk

Zakelijke dienstverleners hebben, net als bedrijven uit andere branches, speciale eisen aan geschikte bedrijfssoftware. Branchespecifieke ERP-systemen kunnen deze bedrijven helpen hun facturatieprocessen efficiënter te maken.

Van tijdige facturering tot de automatische overdracht van adresgegevens, er zijn veel gebieden waarop zakelijke dienstverleners kunnen profiteren van het gebruik van een krachtig ERP-systeem.

Het volledige potentieel van systeemgebaseerde facturering kan echter meestal alleen worden benut als er geschikte verbindingen zijn met bestaande CRM- en DMS-toepassingen.

Uiteindelijk is het altijd het doel van bedrijfssoftware om bedrijfsprocessen te optimaliseren en zo middelen efficiënter te gebruiken. Adequate ERP-systemen kunnen het "vervelende" facturatieproces veel efficiënter maken. Dit betekent dat werknemers aanzienlijk minder factureren.

Dit betekent op zijn beurt dat er middelen vrijkomen die vervolgens elders rendabel kunnen worden ingezet. Op deze manier kan een geschikt ERP-systeem zakelijke diensten op de lange termijn helpen om hun concurrentievoordeel ten opzichte van de concurrentie te behouden.

Oriëntatie

Wat is Enterprise Resource Planning?

Wat is Enterprise Resource Planning en hoe kan het ook uw bedrijf helpen?

Lees verder

ERP-software voor grote bedrijven

Met ERP-software voor grote bedrijven automatiseert en beheert u al deze processen vanuit één systeem.

Lees verder