Denk je aan digitalisering, dan denk je vaak aan grote techgroepen met geavanceerde en ultramoderne processen. Digitalisering is echter zeker geen exclusief onderwerp voor grote bedrijven. Zelfs het kleinste ambachtelijke bedrijf heeft te maken met digitale processen en groeiende wereldwijde concurrentie.
Maar welke systemen gebruiken wereldspelers om de norm te stellen voor de digitalisering van alle bedrijven? Welke speciale uitdagingen komen ze tegen in hun dagelijkse werk en dekken we die softwarematig aan? We willen al deze vragen op dit punt beantwoorden.

Tegelijkertijd kijken we naar ERP-systemen die speciaal zijn ontworpen voor wereldspelers en in de eerste stap verduidelijken we enkele conceptuele vragen om beter te begrijpen waar zo'n ERP-systeem zich precies bevindt en hoe het verschilt van gangbare applicaties.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP-software? - Een betekenis
• Technisch niveau van ERP-software
• Wat moet ERP-software doen voor wereldspelers?
• Conclusie: wereldwijde netwerken in het ERP-systeem

Wat is ERP-software? - Een definitie

ERP is de afkorting van de Engelse term Enterprise Resource Planning. Het beschrijft in wezen de taak van een bedrijf om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten voor de eigen processen.

Dit omvat het plannen, beheersen en bewaken van alle processen, terwijl ze tegelijkertijd van de juiste hoeveelheid middelen worden voorzien. Met middelen worden alle bedrijfsmiddelen van de onderneming bedoeld. Ook:

Gereedschap (werkmaterialen, etc.)
Machines (productiesystemen, robots, etc.)
Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens, etc.)
Personeel (werknemers, uitzendkrachten, etc.)
Financiële middelen (bankactiva, deposito's enz.)
Vastgoed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, etc.)
Grondstoffen (materialen voor verdere verwerking)

Het is belangrijk ervoor te zorgen dat elk proces altijd wordt geleverd met de juiste hoeveelheid en de juiste kwaliteit van middelen, zonder dat er overschotten of zelfs knelpunten ontstaan. Zonder de juiste softwareondersteuning zou dit een onmogelijke taak zijn. Zelfs kleinere bedrijven hebben immers talloze processen. Wereldwijde spelers moeten een groot aantal verschillende processen in verschillende delen van de wereld coördineren.

Bewaar en gebruik alle data centraal

Dit is mogelijk met een ERP-software. Alle processen zijn digitaal in kaart te brengen in de applicatie; de gegevens worden dan ook samengebracht in een centrale database. Op deze manier kunnen veel van deze processen aanzienlijk worden gestroomlijnd, samengevoegd en in sommige gevallen zelfs geautomatiseerd.

Door de centrale opslag worden afdelings- en zelfs bedrijfsgrenzen overbrugd en hebben alle medewerkers toegang tot dezelfde database. Dit maakt een snellere informatiestroom mogelijk, wat op zijn beurt leidt tot veiligere processen en nauwkeurigere procedures in het algemeen.

Technisch niveau van ERP-software

Uiteindelijk kunnen met ERP-software op veel gebieden middelen worden bespaard, wat deze applicaties voor veel bedrijven zo aantrekkelijk maakt. Dergelijke oplossingen zijn meestal opgebouwd uit verschillende modules, die elk een specifiek gebied van het bedrijf bestrijken. De volgende modules komen vaak voor in moderne ERP-oplossingen:

Bedrijfsinformatie
Beheer van klantrelaties
Document beheer
Financiële boekhouding
Magazijnbeheer
Personeelszaken
productie

Niet elk bedrijf heeft elk van deze modules nodig, terwijl andere veel meer functies nodig hebben om hun eigen processen goed in kaart te kunnen brengen. Maar het is niet alleen met betrekking tot de verschillende functies en modules binnen de software dat er verschillen zijn tussen de ERP-oplossingen op de markt.

Cloud of lokaal?

Er zijn ook enkele verschillen met betrekking tot het respectievelijke licentiemodel waarmee een ERP-systeem wordt aangeboden. Vier modellen vallen hier in het bijzonder op.

ERP op locatie
Cloud ERP
Gehoste ERP
Hybride ERP

Meestal koopt een bedrijf software van een provider en installeert het deze op zijn eigen servers. In dit geval spreekt men van het on-premise model, waarbij "on-premise" niets anders betekent dan "in de feitelijke ruimte". Maar niet elk bedrijf heeft zijn eigen brede IT-infrastructuur of de nodige expertise om het systeem in eigen beheer te houden.

Gebruik de voordelen van de cloud

Voor die bedrijven is een ERP-systeem uit de cloud ideaal. U kunt met de software werken via internettoegang; de software wordt vervolgens beheerd op de servers van de cloudprovider. Maar ook voor grote bedrijven kan de cloud een goede optie zijn, bijvoorbeeld als dezelfde ERP-software over de eigen grenzen heen gebruikt gaat worden.

Wat moet ERP-software doen voor internationale bedrijven?

Laten we allereerst bepalen welk type bedrijf zich aangesproken voelt door de term "globale speler". Deze term omvat over het algemeen bedrijven die deelnemen aan internationale concurrentie en een wereldwijde suprematie hebben in hun branche.

Wereldspeler ook in middelgrote bedrijven

Je kunt hierbij denken aan grote bedrijven met bekende namen, maar er zijn ook kleinere wereldspelers. Het werktuigbouwkundige bedrijf dat wereldwijd marktleider is op het gebied van veegmachinetechniek of de fabrikant van medische technologie die over de hele wereld innovatieve robotica verkoopt. Deze bedrijven bedienen dan een kleinere markt, maar staan voor dezelfde uitdagingen als andere wereldspelers.

Laten we dus eens kijken naar de belangrijkste functies binnen ERP-software die dergelijke bedrijven absoluut nodig hebben en welke voordelen ze met zich meebrengen.

Standaardisatie van processen

Met ERP-software die speciaal is ontworpen voor wereldwijde spelers, kunnen wereldwijde bedrijfsmodellen worden gemaakt en onderhouden die gestandaardiseerde statistieken gebruiken om uniforme processen wereldwijd te garanderen. Op deze manier kan, of het nu op het hoofdkantoor is of in het buitenland, worden gegarandeerd dat de processen transparant en begrijpelijk zijn. Deze kunnen centraal worden bewaakt en aangestuurd via een uniform ERP-systeem.

Procesautomatisering om de efficiëntie te verhogen

Met een ERP-systeem kunnen veel handmatige processen worden geautomatiseerd. Door de data te centraliseren kunnen veel processen worden samengebracht en overgenomen door het systeem. E-mails over bepaalde onderwerpen kunnen bijvoorbeeld automatisch worden toegewezen of verzonden. De basis hiervoor is rule management. Het bedrijf kan dus de regels bepalen volgens welke automatisering werkt. Dit maakt enerzijds de processen efficiënter en anderzijds komen er middelen vrij die weer op andere manieren kunnen worden ingezet.

Wettelijk zeker werk

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat in het ERP-systeem rekening wordt gehouden met de wettelijke vereisten van alle landen. Van belastingrechtelijke kwesties tot gegevensbeschermingskwesties. Wereldwijde ERP-systemen houden rekening met alle regelgeving en maken het zo mogelijk om wereldwijd met één en dezelfde oplossing te werken.

Conclusie: wereldwijde netwerken in het ERP-systeem

Wereldwijde spelers moeten ervoor zorgen dat hun zaken over de landsgrenzen heen soepel en legaal verlopen. Digitaal netwerken is hiervoor essentieel. Bijpassende ERP-software voor internationale bedrijven houdt precies met dit punt rekening en stelt bedrijven in staat om op al hun locaties dezelfde en transparante processen te hebben.

Op zichzelf staande oplossingen zijn geen optie, gezien de snel veranderende markten van vandaag. Door mediaonderbrekingen zijn processen traag en foutgevoelig. Een ERP-oplossing voor de hele groep stelt alle afdelingen in staat om volgens dezelfde standaarden samen te werken.