Enerzijds willen we kijken naar de algemene functionaliteit van dergelijke software en anderzijds willen we kijken naar de praktische toepassingsgebieden ervan. De centrale vraag is hoe precies een ERP-software een beter en zuiniger gebruik van alle soorten middelen kan garanderen.

Inhoudsopgave

• Definitie: wat is ERP-software?
• Hoe is ERP-software opgebouwd?
• Magazijnbeheer voor optimale benutting
• Documentbeheer voor het papierloze kantoor
• Logistiek voor efficiëntere routes
• Conclusie: meer dan alleen software

Definitie: wat is ERP-software?

De zogenaamde Enterprise Resource Planning wordt beschreven met de afkorting ERP. Bij deze ondernemerstaak gaat het erom de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier te gebruiken voor de processen die voorhanden zijn. Het uiteindelijke doel is dan ook om met een minimaal gebruik de maximale winst te behalen.

Voorkom verspilling en bottlenecks

Alle processen zijn zo ingericht dat ze zo min mogelijk middelen vastleggen zonder knelpunten te veroorzaken. Afval moet in ieder geval worden vermeden.

Tegelijkertijd moet worden gegarandeerd dat elk proces op het juiste moment is uitgerust met de juiste hoeveelheid middelen. Alle processen moeten centraal worden gepland, aangestuurd en bewaakt om ervoor te zorgen dat de juiste middelen voor het betreffende proces beschikbaar zijn. Hiervoor zijn digitale hulpmiddelen nodig die deze vorm van centrale aansturing mogelijk maken. Dit is precies wat wordt geleverd in de vorm van ERP-software.

Alle gegevens op één plek

Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en consolideert de gegevens in een centrale database. Op deze manier kunnen veel van deze processen worden samengevoegd, gestroomlijnd en in sommige gevallen zelfs geautomatiseerd. Dankzij de gedeelde database kunnen afdelingsgrenzen worden overbrugd en kan informatie sneller binnen het bedrijf worden gedeeld. Hierdoor ontstaan volledig nieuwe, gestroomlijnde processen.

Hoe is ERP-software opgebouwd?

Een ERP-software bestaat uit modules die elk een specifiek gebied in het bedrijf bestrijken. Niet elk bedrijf heeft al deze modules nodig, maar andere hebben extra functies nodig om hun processen te dekken. Het doel moet zijn om elk proces afzonderlijk in kaart te kunnen brengen en te optimaliseren. Een ERP-software centraliseert alle gegevens en automatiseert veel kleinere werkstappen. Dit bespaart meer middelen.

Bespaar middelen op veel niveaus

Het belangrijkste doel is om middelen te besparen en efficiënter te gebruiken. Uiteindelijk dragen ERP-systemen ook bij aan een duurzamere en ecologische manier van werken. Laten we nu eens kijken naar enkele centrale voorbeelden van hoe ERP-software precies helpt en welke praktische voordelen het ook economisch kan hebben.

Magazijnbeheer voor optimale benutting

Met de magazijnbeheer module kunnen artikelen beter en efficiënter worden opgeslagen en verdeeld. Dagelijks gaan er talloze artikelen in en uit een bedrijf. ERP-software helpt niet alleen om de meest efficiënte opslaglocatie te vinden, maar laat ook altijd zien wanneer een item bijna op is.

Voorkom overlapping

Dit heeft ecologisch als voordeel dat artikelen alleen worden geproduceerd als ze echt nodig zijn. U wilt overlays vermijden, vooral als het gaat om items met een houdbaarheidsdatum. Te vaak moeten producten worden weggegooid omdat ze verkeerd zijn berekend.

Overproductie vermijden

Hiermee wordt uiteindelijk ook overproductie voorkomen, wat weer een directe impact kan hebben op natuur en milieu. Als er energie wordt gestoken in de productie van een artikel, maar dit wordt nooit gebruikt, dan is het in dit geval een klassieke verspilling van middelen. Dit moet in ieder geval worden vermeden.

Documentbeheer voor het papierloze kantoor

Niet elk bedrijf heeft grote magazijnen waar software voor nodig is. Elk bedrijf moet echter elke dag honderden documenten verwerken. In het verleden gebeurde dit meestal analoog. Er is een document gemaakt, afgedrukt en verspreid. Veranderingen leidden weer tot hetzelfde proces. Print, kopieer en verspreid.

Beheer alle documenten digitaal

Zo'n manier van werken levert enorme hoeveelheden papierafval op en is ook veel te star en complex. Met een digitaal documentbeheersysteem is het mogelijk om alle soorten documenten in een centrale database op te slaan en te delen met collega's over afdelingen heen.

Beter en sneller samenwerken

Er is altijd maar één actuele versie van een document, wat de informatiestroom vergroot en fouten voorkomt. Veel belangrijker echter; de documenten blijven in digitale vorm en hoeven niet te worden uitgeprint. Zelfs niet om later te archiveren. Alles is digitaal. De laatst binnengekomen analoge documenten worden eenvoudig gescand en naar het digitale archief gestuurd.

Uiteindelijk bespaart u met een DMS-module enorm veel papier- en printerkosten, wat ook nog eens goed is voor het milieu. Met name de productie van papier is een echte grondstof. Voor de productie is veel water en elektriciteit nodig, om nog maar te zwijgen van de bomen die hiervoor gekapt zijn.

Logistiek voor efficiëntere routes

Goederen laten bezorgen en bezorgen; dagelijkse gang van zaken voor veel bedrijven. Ook op dit gebied is het streven om processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en vooral om lege runs zoveel mogelijk te vermijden. Met een logistieke module kunnen routes en ladingen beter en efficiënter worden gepland. Het systeem stelt routes en datums voor voor het lossen of laden.

Verbinding met magazijnbeheer elementair

Dit is niet alleen economisch zinvol, maar bespaart ook hulpbronnen en is dus duurzamer. In verband met magazijnbeheer kan op lange termijn worden gepland wanneer een bepaald product nodig is en waar. Met al deze gegevens berekent de ERP-software vervolgens de best mogelijke benaderingen en plant alle routes zodat het item op het juiste moment op de juiste plaats aankomt. Niet eerder en niet later.

Wereldwijd transport wordt een probleem

Met name het vervoer van goederen vormt een groot probleem voor het milieu, en dan niet eens de vrachtwagens op de binnenvaart. De focus ligt eerder op de enorme containerschepen en luchtvracht. Hier worden motoren bedreven met inferieure materialen, wat een enorme belasting is voor het milieu.

Liever lokale leveranciers

Met een ERP-systeem hebben bedrijven de mogelijkheid om voorrang te geven aan bepaalde leveranciers. Het systeem probeert ze vervolgens te gebruiken tijdens de planning. Zo kan prioriteit worden gegeven aan de rederij met de beste CO2-waarden. De algemene gang van zaken wordt op geen enkele manier verstoord. Als er knelpunten zijn, wordt een andere oplossing gebruikt.

Conclusie: meer dan alleen software

Tegenwoordig kan de waarde van ERP-software niet simpelweg worden gemeten in termen van besparingspotentieel voor het betreffende bedrijf. Deze toepassingen kunnen eerder ook een echt verschil maken op het gebied van milieubescherming. Door het enorme besparingspotentieel dragen ERP-systemen direct en indirect bij aan het verduurzamen en milieuvriendelijker maken van de manier waarop een bedrijf werkt.

Vanuit dit perspectief is holistische ERP-software niet alleen leuk om te hebben, maar eerder een bijna verplichte tool die helpt om op een meer resource-efficiënte manier te werken. De hier genoemde voordelen zijn slechts een klein deel van wat ERP-systemen in het hele bedrijf en daarbuiten kunnen doen. Bedrijven zonder een overeenkomstige oplossing moeten ermee omgaan om ecologische, maar niet in de laatste plaats ook om economische redenen.