Checklist zoektocht

De checklist als voorbereiding op uw ERP zoektocht

Lees hier hoe de softwareselectie kan worden gemaakt aan de hand van een ERP-checklist.

Bedrijven uit alle branches en van elke omvang hebben vaak vergelijkbare redenen om ERP-software te introduceren. De meeste bedrijven willen zowel geoptimaliseerde operationele processen, snel reageren op marktveranderingen op korte termijn, opening van nieuwe mogelijkheden (marktsegmenten, verkoopkanalen, etc.), de best mogelijke inrichting van bedrijfsprocessen of een combinatie van meerdere factoren.

Maar hoewel de doelen en motivaties meestal erg op elkaar lijken, verschillen de vereisten sterk tussen verschillende bedrijfstakken en bedrijfsgroottes. Om deze reden is het bijvoorbeeld niet mogelijk om een algemeen aanbevolen ERP-systeem te noemen.
Maar hoe slagen bedrijven er dan in om geschikte ERP-software te vinden? - Door het maken en gebruiken van een ERP-checklist. Daarom willen we op dit punt de ERP-checklists nader bekijken en laten zien wat er niet mag ontbreken op een geschikte checklist. Allereerst moet echter worden gedefinieerd wat er eigenlijk wordt bedoeld met de term ERP-software.

ERP - een overzicht

ERP staat voor de Engelse term "Enterprise Resource Planning". Dit is de fundamentele ondernemerstaak, alle bedrijfsrelevante middelen zoals grondstoffen, energie, financieel, middelen, personeel en werktijd om op het juiste moment op de juiste plek in het bedrijf beschikbaar te zijn in de gewenste kwaliteit en kwantiteit. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de branche of interne structuren, vereist deze taak een groot aantal bedrijfsprocessen, waarvan sommige complex zijn of op elkaar voortbouwen.

ERP-software vergemakkelijkt de planning van bedrijfsmiddelen

Om al deze processen bij te houden en gericht te kunnen sturen, vertrouwen steeds meer bedrijven op ERP-software. Deze systemen zijn in staat om alle eigen processen digitaal in kaart te brengen. Hierdoor ontstaat uiteindelijk een digitaal beeld van het hele bedrijf.

Deze werkwijze levert talrijke voordelen op. Enerzijds verbetert de centrale afstemming van ERP-software de samenwerking tussen afdelingen binnen het bedrijf. Anderzijds leidt het optimaliseren van bestaande bedrijfsprocessen tot een efficiëntere verdeling van middelen. Uiteindelijk kan het gebruik van een adequate, moderne ERP-oplossing zo een relevant concurrentievoordeel worden.

Waarom het de moeite waard is om een ERP-checklist te maken

Dit gebeurt echter alleen als het bedrijf gebruik maakt van geschikte ERP-software. Een adequaat systeem moet alle bedrijfsspecifieke processen aan de softwarekant in kaart kunnen brengen.

Vereisten voor ERP-software variëren

Maar hoe vinden bedrijven een optimaal systeem voor hen? De ERP-markt is immers enorm divers, waardoor een snel overzicht als niet-industrieel bedrijf meestal niet haalbaar is. Om deze reden moeten bedrijven een zogenaamde ERP-checklist maken voordat ze voor een ERP kiezen.

De 5 onderdelen van een ERP-checklist

Een goede checklist voor het kiezen van nieuwe ERP software bevat in ieder geval deze 5 punten:

  1. Technische randvoorwaarden en omstandigheden
  2. Bedrijfsvereisten
  3. Functionele vereisten
  4. Vereisten voor de ERP-provider
  5. Vereisten voor de implementatie

Dit omvat alle basiskadervoorwaarden en individuele vereisten voor geschikte ERP-software. De scope van de checklist gaat veel verder dan de functionele eisen van de ERP-software, waarbij deze uiteraard een cruciaal onderdeel vormen van het behoefteprofiel.

1 - Wat zijn de technische randvoorwaarden van de IT-infrastructuur?

Bedrijven dienen bij aanvang van elk ERP-project op de hoogte te zijn van de huidige situatie in hun eigen bedrijf. Met betrekking tot de ERP-selectie moet uw eigen IT-infrastructuur op dit gebied worden meegenomen. Het doel is om te bepalen in welke technische infrastructuur de nieuwe ERP-software wordt geïntegreerd.

De volgende vragen, criteria en aspecten spelen een rol:

  • Hoe ziet onze IT afdeling eruit?
  • Wat is ons huidige besturingssysteem?
  • Willen wij een lokale server of in de cloud?
  • Moet er koppeling komen met bestaande applicaties of programma's?

Dit zijn belangrijke randvoorwaarden waar in ieder geval ook potentiële ERP-aanbieders over geïnformeerd moeten worden. Om deze reden vormen ze een belangrijk onderdeel van elke ERP-checklist.

2 - Wat is vooral belangrijk voor mijn bedrijf?

Naast het technische raamwerk met betrekking tot de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf, is het ook van belang na te gaan welke fundamentele doelen bereikt moeten worden met de introductie van de nieuwe ERP-software.

Verschillende accenten

Voor het ene bedrijf kan het vooral belangrijk zijn om productieprocessen gericht te sturen, terwijl een ander bedrijf de noodzaak van optimalisatie vooral ziet in het efficiënter inrichten van communicatieprocessen. Verdere potentiële aandachtspunten liggen op de volgende gebieden:

  • Externe communicatie (met zakenpartners en klanten)
  • Productiviteitstoename
  • Snel aanpassingsvermogen aan veranderingen in de markt of het bedrijf
  • Modernisering en digitalisering (bijvoorbeeld mobiel werken)
  • Bedrijfsontwikkeling

Afhankelijk van het bedrijf kan prioriteit worden gegeven aan een enkel aspect of een combinatie van meerdere.

3 - Aan welke functionele eisen moet de ERP-software voldoen?

Functionele eisen hebben betrekking op specifieke functies die geschikte ERP-software zou moeten hebben. Omdat ERP-software holistisch is, brengt het de taken en processen van alle bedrijfsgebieden samen.

Omdat er echter verschillende functies nodig zijn op verschillende afdelingen vanwege de verschillende taakprofielen, worden deze vaak gecombineerd in afzonderlijke modules voor het betreffende bedrijfsgebied. Niet elk bedrijf heeft dus alle mogelijke modules van een ERP-software nodig.

Voorbeeld: productiebedrijven
Een discreet productiebedrijf heeft doorgaans een uitgebreide reeks productiefuncties nodig. Met name functies uit de gebieden productieplanning en -controle (PPS), geavanceerde planning en scheduling (APS) of supply chain management (SCM) kunnen hier worden gebruikt.

4 - Aan welke eisen moet de aanbieder voldoen?

Naast softwarespecifieke eisen mogen bedrijven ook de aanbieder van de ERP-software niet volledig negeren. Uiteindelijk is ERP-software ontworpen voor langdurig gebruik in het bedrijf. Het bedrijf gaat dus in het beste geval een langdurige zakelijke relatie aan met de ERP-provider en zou daarom vooraf nauwer moeten omgaan met de nieuwe, potentiële zakenpartner. Belangrijke factoren zijn:

  • Kennis van de industrie
  • Ervaring met soortgelijke projecten
  • Flexibiliteit
  • Advies & service
  • Onderhoud (SLA's, updates & upgrades, etc.)
  • Duurzaamheid

Om een potentiële leverancier te beoordelen, kunnen bedrijven ook referenties van eerdere klanten in hun eigen branche in overweging nemen. Een kredietrapport kan ook zinvol zijn. Dit geeft bedrijven een zekere zekerheid dat de aanbieder hen in de toekomst kan ondersteunen.

5 - ERP-implementatieproces

Last but not least is het proces van de ERP-implementatie ook een criterium voor de selectie van geschikte ERP-software, waarbij bijvoorbeeld functionele eisen een veel hogere prioriteit moeten krijgen bij de ERP-selectie. Desalniettemin dienen de randvoorwaarden met betrekking tot het verloop van het project altijd vooraf met potentiële aanbieders te worden besproken. Check altijd met de leverancier hoe zij de volgende punten behandelen:

  • Budget
  • Tijdsduur van de implementatie
  • Technische implementatie
  • Test- en pilotbediening
  • Opleiding van het personeel
  • Opleidings- en overgangsperiode
  • Type go-live

Intern zouden bedrijven ook maatregelen moeten nemen om de projectmanagers en key users te selecteren, bijvoorbeeld omdat een gekwalificeerd, gemotiveerd projectteam de basis legt voor een succesvol softwareproject.

Conclusie: met een complete ERP-checklist slaagt de softwareselectie

Samenvattend kan worden gesteld dat een ERP-checklist een onmisbare tool is in een ERP-project. Bij de totstandkoming gaan bedrijven actief om met de gegeven randvoorwaarden in hun eigen bedrijf en met alle noodzakelijke eisen voor een adequate ERP-software. Een gedetailleerde checklist moet items uit de volgende vijf categorieën bevatten:

  1. Technisch kader van de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf?
  2. Bedrijfsspecifieke prioritering van prioriteiten
  3. Functionele vereisten
  4. Vereisten voor de aanbieder
  5. Proces van de ERP-implementatie

Dit zorgt ervoor dat er geen belangrijke criteria over het hoofd worden gezien.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder