Casestudy
Randstad AFAS

Casestudy: Randstad

Waarom een van de grootste uitzendbureaus kiest voor de HR-module van AFAS.

Bedrijf Randstad
Sector Uitzendbureaus
Werkzaamheden Rekrutering, selectie, opleiding, outplacement en uitzending van personeel
Bijzonderheden Groot intern medewerkersbestand
Kiest voor AFAS

Case

Randstad is een uitzendbureau met meer dan 28.000 medewerkers in dienst en nog eens 500.000 mensen die dagelijks via Randstad aan het werk zijn.

Wanneer een nieuwe werkzoekende zich aanmeld, moet hij of zijn gegevens aanleveren. Denk hierbij aan NAW maar ook aan een geldig identiteitsbewijs en een CV. Voor medewerkers die al langer in dienst zijn is het van belang dat deze gegevens up to date zijn. Om van al deze werknemers de juiste gegevens te beheren en te onderhouden is een administratieve klus van ongekende omvang.

Met kantoren in iedere grote stad is een goede communicatie tussen de filialen een vereiste. Niet alleen intern maar ook het contact met werkgevers moet zo vlekkeloos mogelijk verlopen. Contracten moeten zonder moeite worden ontvangen, ondertekend en weer worden verstuurd.

Mensen plaatsen bij een bedrijf is niet altijd eenvoudig. Dat ligt altijd deels aan de openstaande vacatures en deels aan de werkervaring. Om er voor te zorgen dat iedereen aan het werk kan is Randstad constant bezig met het evalueren, opleiden of omscholen van hun personeel wanneer dat nodig is.

Eisen

  • Medewerkers zelf hun administratie laten doen
  • Uitgebreide workflows
  • Competentie management

Resultaat

Administratie

Met de E-HR module van AFAS kunnen medewerkers zelf een groot deel van hun eigen personeelsdossier onderhouden. Via een inlog op de website en app van Randstad kan iedereen zijn gegevens aanpassen, zonder dat daar een medewerker van Randstad daar aan te pas hoeft te komen. Zij kunnen hier ook hun contracten terug vinden en eenvoudig gewerkte uren invullen en opsturen naar hun werkgever.

Workflows

Wanneer nieuwe medewerkers zich aanmelden moet er een hoop gebeuren voordat zij aan de slag kunnen. Wanneer je intern bij Randstad aan de slag wilt moet er bijvoorbeeld een emailadres worden aangemaakt maar moet ook een computer voor je worden vrijgemaakt. Met meer dan 400 nieuwe medewerkers scheelt dit een hoop tijd en frustratie als dit een keer niet goed gaat.

“Vroeger werd er veel heen en weer gemaild om al dat werk te regelen – met tijdverlies en af en toe een misverstand als resultaat. Vandaag zijn die workflows geautomatiseerd.”

Er wordt vanuit één centraal systeem gewerkt waardoor alle informatie over een medewerker overal kan worden bekeken en bewerkt. Informatie kan van iedere computer worden toegevoegd om zo een compleet profiel van een werknemer op te bouwen. Er wordt heel eenvoudig bijgehouden wie waar werkt, de promoties die men maakt en bijvoorbeeld hoeveel tijdkrediet iemand opneemt.

Competentie management

The Great Conversation is een HR module die meer doet dan het registreren van een functioneringsgesprak. De module is gericht op doelen stellen en samen met de werkgever wordt er gekeken naar hoe deze te bereiken zijn. Hier worden de juiste benodigdheden geregisterd, opleidingen en trainingen ingepland en sterkere CV’s ontwikkeld.

De doorslag

De uiteindelijke reden voor Randstad om van alle aanbieders te kiezen voor AFAS was omdat al deze voordelen zich hadden verzameld in één systeem.

“Bij AFAS klopt het totaalplaatje. Als je alle modules apart bekijkt, zijn er ongetwijfeld concurrenten die sterker scoren. Maar alleen AFAS biedt je een volledig geïntegreerd pakket. Die integratie was doorslaggevend voor ons.”

Implementatie

“Die periode was intensief en vooral heel leerrijk. Mijn advies: neem voldoende tijd om je workflows te optimaliseren, want copy-pasten van papier naar digitaal is een slecht idee. Je moet je werkwijze volledig ter discussie stellen om te optimaliseren. Dus niet zomaar digitaliseren wat je nu met papier doet.

Tweede aandachtspunt ligt bij je medewerkers: mensen zijn gewoontedieren, dus moet je de nieuwe, digitale werkwijze zorgvuldig introduceren. Neem je tijd.”

Samenwerking

“Die verloopt top. Ik durf gerust te zeggen dat we het AFAS-team uitdagen: we halen het onderste uit de kan en flirten met de grenzen van het softwarepakket. Af en toe hebben we dan een verzoek voor een nieuwe functionaliteit. En het is bijzonder leuk als je die nieuwigheid in een volgende AFAS-release ziet opduiken. Vooral als je weet dat AFAS alleen maar standaardsoftware aanbiedt. Dat is een duidelijk teken dat AFAS luistert naar onze wensen.”

Lees meer over:
Randstad Afas Casestudy

Nieuwe blog artikelen

Het ERP implementatie plan

Een checklist voor het hele traject van de implementatie van uw nieuwe ERP systeem.

Lees verder

Voorkom dat je ERP implementatie mislukt

Een ERP implementatie mislukt vaak door onnodige fouten te maken. Ontdek hoe je deze fouten voorkomt en een succesvolle implementatie tegemoet gaat.

Lees verder