zakelijke dienstverlening
kennisbeheer

5 tips voor beter kennisbeheer met ERP

Zakelijke dienstverleners brengen hun expertise vaak op de markt. Kennismanagement is daarom meer dan alleen een intern kennisarchief.

Kennis is macht. Dit leidende principe is vooral van toepassing waar kennis wordt omgezet in business. Zakelijke dienstverlening neemt taken voor andere bedrijven op zich die ze niet alleen kunnen of zelf niet kunnen. Daarom moeten zakelijke dienstverleners de exclusiviteit van deze kennis en tegelijkertijd het gebruik ervan keer op keer waarborgen.

Kennis delen in het bedrijf

Het is belangrijk om de bestaande kennis te gebruiken en te documenteren en tegelijkertijd nieuwe kennis te produceren. Evenzo moeten alle werknemers toegang hebben tot ondernemerskennis en die van zichzelf delen met de andere werknemers, zodat er voor het hele bedrijf een echte meerwaarde is.

Efficiënter kennisbeheer

Veel bedrijven hebben hiervoor moeizaam hun eigen oplossingen ontwikkeld. Maar Excel-spreadsheets en dergelijke bereiken hun limieten sneller dan velen zouden willen. Het is daarom belangrijk om tools te gebruiken die het niet alleen mogelijk maken om nieuwe kennis snel en gemakkelijk te archiveren, maar ook om die snel en gemakkelijk te vinden.

Voordelen voor zakelijke diensten

Hiervoor worden ERP-systemen met geïntegreerd kennisbeheer gebruikt. Met deze applicaties kan ondernemerskennis optimaal worden beheerd. In dit artikel willen we duidelijk maken waartoe dergelijke applicaties in staat zijn en waarom zakelijke dienstverlening ermee om moet gaan.

Kennisbeheer met het ERP

In een eerste stap willen we duidelijk maken wat wordt bedoeld met ondernemerskennis en op welk moment deze applicaties hun plaats vinden in een ERP-systeem. Een blik op de definitie van ERP-systemen in het algemeen dient ook om precies te begrijpen waar kennisbeheer begint.

Wat is een ERP-systeem? - een definitie

ERP staat voor Enterprise Resource Planning en beschrijft de taak van een ondernemer om alle beschikbare middelen in het bedrijf zo goed mogelijk te gebruiken. Het is belangrijk om de onderliggende bedrijfsprocessen optimaal te beheersen, plannen en controleren. Om dit te doen, moeten ze op het juiste moment worden uitgerust met de juiste hoeveelheid en de vereiste kwaliteit van middelen.
Doordat bedrijven steeds complexer worden met betrekking tot hun processen, is het plannen, aansturen en monitoren hiervan niet meer mogelijk vanaf één plek. Hiervoor worden ERP-systemen gebruikt. Hierin worden alle bedrijfsprocessen in kaart gebracht. Op deze manier kunnen ze worden samengevoegd, gebundeld, gestroomlijnd en, op veel plaatsen, geautomatiseerd.

Diverse modules en functies

ERP-systemen zijn soms opgebouwd uit verschillende modules, die elk een specifiek ondernemingsveld beslaan. Deze modules hebben dan veel verschillende functies. De meest voorkomende modules in een standaard ERP-systeem zijn meestal de volgende:

  • Bedrijfsinformatie
  • Beheer van klantrelaties
  • Documentbeheer
  • Financiën
  • Magazijnbeheer
  • Human resource management

Veel andere modules

Daarnaast zijn er tal van andere modules en functies die specifiekere taken in het bedrijf dekken. Zo zijn er speciale modules voor productie of constructie die de processen daar dekken. Het kennismanagement dat hier centraal staat, vindt vooral zijn plaats in documentbeheer. Maar wat is precies het doel van deze discipline?

Wat is kennismanagement? - een definitie

De term kennismanagement vat alle strategische maatregelen samen voor een optimale omgang met kennis. De individuele kennis dient systematisch verankerd te zijn in de organisatiestructuur van een instelling, bijvoorbeeld een bedrijf. De kennisbank bestaat uit alle gegevens en informatie, alle kennis en vaardigheden die een bedrijf heeft en gebruikt om zijn specifieke taken op te lossen.
Tegenwoordig wordt ondernemend kenniskapitaal steeds belangrijker en wordt het een doorslaggevende productiefactor. Kennis wordt samen met kapitaal, arbeid en land de vierde productiefactor.

Weet wat de klant wil

Vooral in de detailhandel is het toenemende belang van de kennis van de productiefactor goed merkbaar. Waar het in het verleden vooral ging om het kopen van goederen en deze met winst aan de eindklant te verkopen, gaat het tegenwoordig meer om weten wat de klant eigenlijk wil.

Door online handelen verliest de bodemfactor een deel van zijn belang, terwijl de kennisfactor significant belangrijker wordt. Zakelijke dienstverlening leeft zelfs van deze kennis. Dit is de belangrijkste productiefactor en moet dienovereenkomstig worden gehandhaafd en uitgebreid. Als een medewerker bijvoorbeeld het bedrijf verlaat, verliest hij ook zijn specifieke kennis.

Kennismanagement breekt datasilo's af

Om dit te voorkomen en ervoor te zorgen dat de ondernemerskennis optimaal verankerd wordt in het bedrijf en niet uitsluitend bij individuen, vertrouwt men op een gericht kennismanagement met een passende softwareoplossing. Dit vindt een tijdje zijn plaats in een holistisch ERP-systeem

Kennisbeheer met de ERP

Zoals eerder vermeld, vindt kennismanagement zijn plaats op het gebied van documentbeheer. Dat is ook logisch als je bedenkt dat de inhoud van kennismanagement van invloed is op documentbeheer, archivering en onderzoek. Geïntegreerd in een ERP-systeem kan de volledige kennisproductiefactor in kaart worden gebracht in kennisbeheer.

Vind snel informatie

Met eenvoudige zoekfuncties en een uniforme mappenstructuur is het voor iedere medewerker gemakkelijk om bepaalde informatie snel en gemakkelijk te vinden en te gebruiken. Op dit moment willen we kijken naar enkele functies die centraal staan in kennisbeheer in zakelijke dienstverlening.

Revisiebestendige archivering van belangrijke documenten

Sommige documenten zijn onderworpen aan speciale wettelijke vereisten. Voor de veilige opslag hiervan hebben ze een speciale behandeling nodig. Met de juiste functies kunnen ze automatisch worden opgeslagen in revisiebestendige archivering. Op deze manier kan gemakkelijk aan de wettelijke voorschriften worden voldaan en wordt duidelijk welke documenten speciale behandeling vereisen en welke niet.

Veilige verwerking van documenten

Voor kennismanagement betekent dit dat te allen tijde kan worden gegarandeerd dat alle documenten de behandeling krijgen die ze nodig hebben en dat dit grotendeels automatisch gaat. Het is daarom niet nodig om uit te zoeken hoe u elk document afzonderlijk moet behandelen.

Dit betekent dat alle documenten direct door iedere medewerker terug te vinden zijn, wat bijdraagt aan een betere informatiestroom. Over het algemeen leveren de functies voor revisiebestendige opslag aanzienlijk meer veiligheid op bij het omgaan met bepaalde informatie en documenten.

Beheer alle documenten consistent

Hetzelfde geldt natuurlijk voor alle andere documenten. De centrale opslag van alle bedrijfsgerelateerde documenten op één database maakt ze voor iedereen even toegankelijk. Op deze manier is de volledige kennis in een bedrijf niet langer exclusief, maar wordt het over alle functies verdeeld.

Gegevenssilo's worden opgebroken en documenten verplaatsen zich veel sneller voor verwerking. Als er bijvoorbeeld op een gegeven moment iets is veranderd, weten alle betrokkenen direct wat en wie de bijbehorende wijziging heeft aangebracht. Deze workflows ontstaan op alle denkbare plekken en maken het hele bedrijf per se efficiënter.

Onderzoek en snelle vindbaarheid

Medewerkers besteden vaak meerdere uren per dag aan het zoeken naar en onderzoeken van bepaalde informatie. Deze informatie is dankzij de centrale database en bijbehorende zoekfuncties veel sneller terug te vinden. Bedrijven hebben over het algemeen een enorme kennispool, maar dit blijft vaak verborgen. Kennis blijft exclusief bij individuele medewerkers of op de afdelingen.

Zoekfuncties helpen u uw weg te vinden

De centrale opslag van alle gegevens en documenten op een gemeenschappelijke opslaglocatie voorkomt dit. Nu is het belangrijk om je weg te vinden in deze pool van kennis. Zonder passende zoekfuncties kunt u hier snel uw grenzen bereiken. ERP-systemen bieden de mogelijkheid om te zoeken naar veel verschillende parameters.

Metadata helpen bij het zoeken

Elk document wordt bij ontvangst voorzien van bijbehorende metadata. Deze bestaan soms uit de aanmaakdatum, auteur, titel of een korte beschrijving. Deze kunnen vervolgens snel en eenvoudig worden doorzocht met behulp van een zoekveld. Maar er zijn meer manieren om te zoeken. De exacte bewoording van een documenttitel is vaak niet bekend of u bent niet op zoek naar een specifiek document, maar onderzoekt eerder een specifiek onderwerp.

Zoeken in volledige tekst voor onderzoek

In dit geval biedt het zoeken in volledige tekst de perfecte mogelijkheid. Hier kunt u eenvoudig zoeken en filteren op een specifiek trefwoord. Op deze manier worden alle documenten met de bijbehorende inhoud weergegeven. U kunt bijvoorbeeld ook zoeken naar een volledige klantgeschiedenis.

Informatiestroom wordt versneld

Al met al helpt de zoekfunctie in het ERP-systeem om informatie beter te delen en sneller terug te vinden. Er is geen lange weg om bepaalde informatie te krijgen, deze is gemakkelijk en snel te vinden. Maar wat als de informatie die u zoekt niet in de documenten staat?

Extranet voor optimale communicatie

Op dit moment neemt het extranet of het intranet het over. Het extranet is een mobiele versie van het intranet. Hierdoor hebben mobiele medewerkers toegang tot de portal vanaf andere strandlocaties. Aan de ene kant kan hier meer specifieke informatie over producten of diensten voor klanten worden opgeslagen, of kwalificatieprofielen voor werknemers, die vervolgens aan overeenkomstige bestellingen kunnen worden toegewezen.

Alle interne vragen op één plek

Op dit moment kunnen ook specifieke werkstapinstructies en beschrijvingen worden opgeslagen en is er ruimte voor veelgestelde vragen. Alle interne informatie waarop de bedrijfsprocessen zijn gebaseerd, wordt hier dus opgeslagen voor alle medewerkers. Als u nog vragen heeft, bieden ERP-systemen op dit moment ook de mogelijkheid van een forum.

Stel vragen en maak antwoorden

Hier kunnen medewerkers hun specifieke vragen stellen en laten beantwoorden door andere medewerkers. Veel ERP-systemen gebruiken op dit moment gamification-benaderingen om de bereidheid van andere medewerkers om de vragen te beantwoorden te vergroten. Er worden bijvoorbeeld puntensystemen gemaakt voor werknemers die punten kunnen verdienen met antwoorden.

Conclusie: kennis beter verdelen in het bedrijf

Kennis in bedrijven is vaak geïsoleerd en blijft hangen bij individuele actoren of in afdelingen. Om deze exclusieve kennis beschikbaar te maken voor het hele bedrijf en om de informatiestroom aanzienlijk te versnellen, gebruiken bedrijven de juiste functies voor gericht kennisbeheer in hun ERP-systemen.

De kennispool in bedrijven is soms erg groot en het management is zich er niet altijd volledig van bewust. Als je deze kennis op één plek verzamelt en de informatie voorbereidt zodat deze snel voor iedereen beschikbaar is, ontstaat er een krachtig hulpmiddel dat niet alleen processen versnelt, maar ook het hele bedrijf als geheel intelligenter maakt.

Oriëntatie

Wat is Enterprise Resource Planning?

Wat is Enterprise Resource Planning en hoe kan het ook uw bedrijf helpen?

Lees verder

ERP-software voor grote bedrijven

Met ERP-software voor grote bedrijven automatiseert en beheert u al deze processen vanuit één systeem.

Lees verder