zakelijke dienstverlening
Financiën

Beheer uw financiën met ERP - 5 handige tips

Financiën en boekhouding vormen het meest centrale deel van elk bedrijf.We laten u zien hoe ERP-systemen dit gebied ondersteunen.

Elk bedrijf, ongeacht tot welke branche het behoort, heeft te maken met financiën en boekhouding. Uiteindelijk vormt een functionerend financieel systeem de basis voor de gehele bedrijfsvoering van een bedrijf, zonder deze basis zouden alle andere bedrijfsonderdelen van het bedrijf niet uitvoerbaar zijn.

Veiligheid en efficiëntie

Daarom is op dit punt een hoge mate van beveiliging en continuïteit met betrekking tot de processen vereist. Maar de laatste jaren zijn financiën en boekhouding bij bedrijven steeds complexer geworden en maken aangescherpte wettelijke vereisten het er niet makkelijker op.

Economische boekhouding realiseren

Naast een boekhouding is het ook belangrijk om de interne boekhouding te bevorderen om uw eigen bedrijfsprocessen te optimaliseren. Geen gemakkelijke taak, gezien de totale inspanning van deze taken, omdat alle processen, ook die in de boekhouding, de vraag moeten beantwoorden naar hun kosteneffectiviteit. Nergens is dit zo waar als bij zakelijke dienstverlening.

Hoe ERP-systemen kunnen helpen

Daarom willen we kijken naar ERP-systemen en vooral naar hun benaderingen van financiën en boekhouding in zakelijke dienstverlening. We willen benadrukken hoe moderne ERP-oplossingen helpen bij het ondersteunen van interne en externe boekhouding en welke andere voordelen het gevolg zijn van dergelijke oplossingen.

Maar eerst kijken we naar de algemene voorwaarden om ze te kunnen classificeren en om een beter begrip te krijgen van hoe de ERP-oplossingen werken.

Wat is financiën en boekhouding? - een definitie

Centrale taken van financiën en boekhouding zijn het systematisch vastleggen, bewaken en verwerken van alle operationele kas- en servicestromen. Er zijn in wezen twee verschillende gebieden die deze taken noodzakelijk maken.

Enerzijds gaat het om de documentatie van alle geld- en goederenstromen om verantwoording af te kunnen leggen aan externe instanties. Aan de andere kant moet de boekhouding ook intern gegevens leveren voor de controle en planning van het bedrijf. Ook wordt een tijdlang onderscheid gemaakt tussen externe en interne boekhouding.

Externe boekhouding

De kerntaak van externe boekhouding is het in kaart brengen van de huidige financiële situatie van de onderneming aan buitenstaanders. Klassiek aangeduid als financiële boekhouding, probeert het de financiële, activa- en winstpositie van het bedrijf te presenteren. Externe boekhouding maakt gebruik van verschillende instrumenten.

Al deze gebieden kunnen worden ondersteund met een ERP-systeem. Talrijke functies hierin maken een aanzienlijk sneller proces van de gehele externe boekhouding mogelijk, maar daarover later meer.

Interne boekhouding

Bij interne boekhouding gaat het in wezen om het verwerken van alle geld- en goederenstromen, waarvan de resultaten de basis kunnen vormen voor ondernemersbeslissingen. Kortom, de interne boekhoudafdeling voorziet het management van geldige gegevens als basis voor het nemen van beslissingen. In dit verband spreekt men in het algemeen van controle.

Het gaat minder om het documenteren van de financiële stromen dan om het plannen, beheersen en coördineren van de bedrijfsprocessen om het totale bedrijfsresultaat te verhogen. Interne boekhouding maakt ook gebruik van verschillende tools, zoals:

  • Boekhouding van kostenelementen
  • Kostenplaatsadministratie
  • Kostenberekening
  • Winstgevendheid analyse
  • Boekhouding van kostendragers

Andere boekhoudkundige taken

Naast de hierboven beschreven taken heeft de boekhouding nog andere taken, zoals het maken van statistieken of vergelijkende berekeningen. Het gaat om doel-feitelijke vergelijkingen, historische vergelijkingen of vergelijkingen tussen bedrijven. De berekening die de op het bedrijf gebaseerde prognose behandelt, maakt ook deel uit van het boekhoudsysteem. Om aan al deze taken te kunnen voldoen, is het belangrijk om ze te kunnen afdekken met een geschikte ERP-oplossing.

Wat is ERP? - een definitie

De afkorting ERP beschrijft de ondernemende taak van enterprise resource planning, die er in wezen op is om alle beschikbare middelen in een bedrijf op de best mogelijke manier te gebruiken. Het is belangrijk om al deze middelen beschikbaar te stellen om de bedrijfsprocessen te waarborgen. In deze context zijn bronnen:

Materialen (grondstoffen, materialen, componenten, etc.)
Gereedschap (werkmateriaal etc.)
Machines (productie-installaties, robots, etc.)
Vloot (vrachtwagens, bedrijfswagens, etc.)
Personeel (werknemers, contractarbeiders, enz.)
Financiële middelen (bankactiva, deposito's, etc.)
Vastgoed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, etc.)

Enterprise resource planning gaat echter niet alleen over het voorzien in alle middelen voor de respectievelijke bedrijfsprocessen, maar over de volledige planning, het beheer en de controle van al deze processen. Omdat bedrijven steeds complexer worden in hun processen, is het niet meer mogelijk om alle processen vanaf één plek te beheersen.

Alles op één centrale locatie

Hiervoor vertrouwen bedrijven op ERP-systemen. Deze softwareoplossingen slaan alle bedrijf gerelateerde data op in een centrale database en brengen zo alle bedrijfsprocessen bij elkaar. Als gevolg hiervan kunnen veel van deze processen op sommige plaatsen aanzienlijk worden gestroomlijnd, geoptimaliseerd, samengevoegd en zelfs geautomatiseerd.

Hiervoor heeft een ERP-systeem soms een verscheidenheid aan verschillende modules, elk met een verscheidenheid aan verschillende functies. Dus ook voor boekhouding. Hieronder willen we de financiële module in het ERP-systeem nader bekijken en de functies die deze bevat nader bekijken.

Financiële module: Alles overzichtelijk houden

Met een financiële module stelt een bedrijf verschillende functies veilig voor het optimaal en efficiënter ontwerpen van haar processen in financiën en boekhouding. Efficiëntie en snelle processen zijn vooral belangrijk bij zakelijke dienstverlening. Alles wat niet in rekening kan worden gebracht, zoals uw eigen boekhouding, moet zo min mogelijk middelen in beslag nemen.

Veel automatiseringen mogelijk

Om deze reden bieden ERP-systemen veel functies die alledaagse processen zoals financiële administratie of salarisadministratie veel slanker maken en, indien mogelijk, zelfs automatiseren. Anderzijds gaat het ook om het bepalen van relevante kengetallen voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen en voor betere besluitvorming.

Voordelen voor zakelijke diensten

Laten we samen een paar belangrijke functies voor financiën en boekhouding bekijken en hun concrete voordelen voor zakelijke diensten benadrukken.

Financiële boekhouding eenvoudig met ERP

Alle inkomende en uitgaande betalingsstromen kunnen automatisch worden overgedragen naar de boekhouding en gedocumenteerd. Op deze manier kunnen grotendeels geautomatiseerde betalingstransacties in binnen- en buitenland worden uitgevoerd. Automatische boekingen en managementsystemen voor accounts zorgen er uiteindelijk voor dat de handmatige boekhoudkundige inspanningen tot een minimum worden beperkt.

Risicobeheer en liquiditeitsgeschiedenis

ERP-systemen maken het ook mogelijk om het verloop van de liquiditeit te plannen en een holistisch risicobeheersysteem op te zetten. Een belangrijke basis voor het voldoen aan wettelijke vereisten.

Bespaar tijd en vermijd fouten

De verschillende automatiseringen besparen niet alleen enorm veel tijd en de daarbij behorende personele middelen, maar verminderen ook het foutpercentage. Vooral als het om triviale taken gaat maken mensen onnodige fouten.

Cashflow duurzaam verhogen

Het ERP-systeem maakt op dit moment ook een efficiënt debiteurenbeheer mogelijk. Dit zorgt ervoor dat betalingen sneller worden ontvangen en uw eigen cashflow kan worden verhoogd. Een niet te verwaarlozen factor voor zakelijke dienstverlening.

Loon- en salarisbeheer

Met name de salarisadministratie levert veel werk op. Verschillende uurtarieven, deels interne projecten, deels externe werknemers, afwezigheden etc. Met iedereen moet rekening worden gehouden aan het eind van de maand. Met een ERP-systeem kan de financiële afdeling van een bedrijf dit alles grotendeels automatisch afhandelen.

Registreer automatisch werkuren

Met elektronische tijdregistratie kan ook automatisch worden bijgehouden welke medewerker hoe lang bij welk project is betrokken. Daartoe worden de respectievelijke uurtarieven van de medewerkers opgeslagen in de respectievelijke personeelsdossiers. Deze worden automatisch vergeleken met de tijdregistratie en enerzijds overgemaakt naar de factuur en anderzijds naar de betaling van salarissen.

Speciale betalingen zoals bonussen of vakantiegeld kunnen ook efficiënt worden beheerd met het ERP-systeem. Hiervoor worden eenvoudig verschillende rekenmodellen gemaakt en toegepast op het personeel.

Kostentoerekening met het ERP-systeem

Uiteindelijk dient cost accounting als basis voor een correcte interne kostentoewijzing. Ook hier wordt de basis gelegd voor periodieke of order- en projectgerelateerde resultatenrekeningen. Het doel is de operationele planning van alle kosten en inkomsten, evenals de controle ervan op basis van plan, doel en werkelijke gegevens.

Betere beslissingen nemen

Met name het management profiteert van de simulaties die in de kostenberekening zijn gemaakt. Deze kunnen dienen als basis voor planaanpassingen en prognoses en kunnen managementbeslissingen aanzienlijk ondersteunen. Tegelijkertijd zijn de kosten voor de klanten ook aanzienlijk transparanter en dit alles met aanzienlijk minder inspanning.

Conclusie: succesvolle boekhouding met het ERP-systeem

ERP-systemen bieden verschillende boekhoudfuncties. We hebben er in dit artikel maar een paar kunnen behandelen, maar de voordelen die een bedrijf met een financiële module binnen een ERP-systeem kan benutten, gaan nog verder. Passende software kan wonderen verrichten, vooral voor zakelijke dienstverlening waarbij het principe “tijd is geld” geldt.

Niet alleen is het externe boekhoudsysteem aanzienlijk slanker en efficiënter, ook wordt het interne boekhoudsysteem intelligenter. Belangrijke kengetallen die waarschijnlijk zonder een bijbehorend systeem verborgen zouden zijn gebleven, kunnen eenvoudig en snel met het ERP worden berekend en geanalyseerd. Zo neemt het management uiteindelijk betere beslissingen dankzij meer valide kengetallen.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

De verschillende vormen van Cloud

Publieke of private cloud voor de eigen ERP-software van het bedrijf? We presenteren enkele cloudmodellen en laten hun voor- en nadelen zien.

Lees verder

ERP-software uit de cloud: een overzicht

U kunt op dit moment cloudgebaseerde ERP-software verkrijgen bij deze softwareleveranciers.

Lees verder

5 voordelen van Cloud ERP software

De 5 voordelen van Cloud ERP software waardoor bedrijven massaal kiezen voor deze manier van installatie.

Lees verder