zakelijke dienstverlening
Financiën

Beheer uw financiën met ERP - 5 handige tips

Financiën en boekhouding vormen het meest centrale deel van elk bedrijf.We laten u zien hoe ERP-systemen dit gebied ondersteunen.

Elk bedrijf, ongeacht tot welke branche het behoort, heeft te maken met financiën en boekhouding. Uiteindelijk vormt een functionerend financieel systeem de basis voor de gehele bedrijfsvoering van een bedrijf, zonder deze basis zouden alle andere bedrijfsonderdelen van het bedrijf niet uitvoerbaar zijn.

Veiligheid en efficiëntie

Daarom is op dit punt een hoge mate van beveiliging en continuïteit met betrekking tot de processen vereist. Maar de laatste jaren zijn financiën en boekhouding bij bedrijven steeds complexer geworden en maken aangescherpte wettelijke vereisten het er niet makkelijker op.

Economische boekhouding realiseren

Naast een boekhouding is het ook belangrijk om de interne boekhouding te bevorderen om uw eigen bedrijfsprocessen te optimaliseren. Geen gemakkelijke taak, gezien de totale inspanning van deze taken, omdat alle processen, ook die in de boekhouding, de vraag moeten beantwoorden naar hun kosteneffectiviteit. Nergens is dit zo waar als bij zakelijke dienstverlening.

Hoe ERP-systemen kunnen helpen

Daarom willen we kijken naar ERP-systemen en vooral naar hun benaderingen van financiën en boekhouding in zakelijke dienstverlening. We willen benadrukken hoe moderne ERP-oplossingen helpen bij het ondersteunen van interne en externe boekhouding en welke andere voordelen het gevolg zijn van dergelijke oplossingen.

Maar eerst kijken we naar de algemene voorwaarden om ze te kunnen classificeren en om een beter begrip te krijgen van hoe de ERP-oplossingen werken.

Wat is financiën en boekhouding? - een definitie

Centrale taken van financiën en boekhouding zijn het systematisch vastleggen, bewaken en verwerken van alle operationele kas- en servicestromen. Er zijn in wezen twee verschillende gebieden die deze taken noodzakelijk maken.

Enerzijds gaat het om de documentatie van alle geld- en goederenstromen om verantwoording af te kunnen leggen aan externe instanties. Aan de andere kant moet de boekhouding ook intern gegevens leveren voor de controle en planning van het bedrijf. Ook wordt een tijdlang onderscheid gemaakt tussen externe en interne boekhouding.

Externe boekhouding

De kerntaak van externe boekhouding is het in kaart brengen van de huidige financiële situatie van de onderneming aan buitenstaanders. Klassiek aangeduid als financiële boekhouding, probeert het de financiële, activa- en winstpositie van het bedrijf te presenteren. Externe boekhouding maakt gebruik van verschillende instrumenten.

Al deze gebieden kunnen worden ondersteund met een ERP-systeem. Talrijke functies hierin maken een aanzienlijk sneller proces van de gehele externe boekhouding mogelijk, maar daarover later meer.

Interne boekhouding

Bij interne boekhouding gaat het in wezen om het verwerken van alle geld- en goederenstromen, waarvan de resultaten de basis kunnen vormen voor ondernemersbeslissingen. Kortom, de interne boekhoudafdeling voorziet het management van geldige gegevens als basis voor het nemen van beslissingen. In dit verband spreekt men in het algemeen van controle.

Het gaat minder om het documenteren van de financiële stromen dan om het plannen, beheersen en coördineren van de bedrijfsprocessen om het totale bedrijfsresultaat te verhogen. Interne boekhouding maakt ook gebruik van verschillende tools, zoals:

  • Boekhouding van kostenelementen
  • Kostenplaatsadministratie
  • Kostenberekening
  • Winstgevendheid analyse
  • Boekhouding van kostendragers

Andere boekhoudkundige taken

Naast de hierboven beschreven taken heeft de boekhouding nog andere taken, zoals het maken van statistieken of vergelijkende berekeningen. Het gaat om doel-feitelijke vergelijkingen, historische vergelijkingen of vergelijkingen tussen bedrijven. De berekening die de op het bedrijf gebaseerde prognose behandelt, maakt ook deel uit van het boekhoudsysteem. Om aan al deze taken te kunnen voldoen, is het belangrijk om ze te kunnen afdekken met een geschikte ERP-oplossing.

Wat is ERP? - een definitie

De afkorting ERP beschrijft de ondernemende taak van enterprise resource planning, die er in wezen op is om alle beschikbare middelen in een bedrijf op de best mogelijke manier te gebruiken. Het is belangrijk om al deze middelen beschikbaar te stellen om de bedrijfsprocessen te waarborgen. In deze context zijn bronnen:

Materialen (grondstoffen, materialen, componenten, etc.)
Gereedschap (werkmateriaal etc.)
Machines (productie-installaties, robots, etc.)
Vloot (vrachtwagens, bedrijfswagens, etc.)
Personeel (werknemers, contractarbeiders, enz.)
Financiële middelen (bankactiva, deposito's, etc.)
Vastgoed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, etc.)

Enterprise resource planning gaat echter niet alleen over het voorzien in alle middelen voor de respectievelijke bedrijfsprocessen, maar over de volledige planning, het beheer en de controle van al deze processen. Omdat bedrijven steeds complexer worden in hun processen, is het niet meer mogelijk om alle processen vanaf één plek te beheersen.

Alles op één centrale locatie

Hiervoor vertrouwen bedrijven op ERP-systemen. Deze softwareoplossingen slaan alle bedrijf gerelateerde data op in een centrale database en brengen zo alle bedrijfsprocessen bij elkaar. Als gevolg hiervan kunnen veel van deze processen op sommige plaatsen aanzienlijk worden gestroomlijnd, geoptimaliseerd, samengevoegd en zelfs geautomatiseerd.

Hiervoor heeft een ERP-systeem soms een verscheidenheid aan verschillende modules, elk met een verscheidenheid aan verschillende functies. Dus ook voor boekhouding. Hieronder willen we de financiële module in het ERP-systeem nader bekijken en de functies die deze bevat nader bekijken.

Financiële module: Alles overzichtelijk houden

Met een financiële module stelt een bedrijf verschillende functies veilig voor het optimaal en efficiënter ontwerpen van haar processen in financiën en boekhouding. Efficiëntie en snelle processen zijn vooral belangrijk bij zakelijke dienstverlening. Alles wat niet in rekening kan worden gebracht, zoals uw eigen boekhouding, moet zo min mogelijk middelen in beslag nemen.

Veel automatiseringen mogelijk

Om deze reden bieden ERP-systemen veel functies die alledaagse processen zoals financiële administratie of salarisadministratie veel slanker maken en, indien mogelijk, zelfs automatiseren. Anderzijds gaat het ook om het bepalen van relevante kengetallen voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen en voor betere besluitvorming.

Voordelen voor zakelijke diensten

Laten we samen een paar belangrijke functies voor financiën en boekhouding bekijken en hun concrete voordelen voor zakelijke diensten benadrukken.

Financiële boekhouding eenvoudig met ERP

Alle inkomende en uitgaande betalingsstromen kunnen automatisch worden overgedragen naar de boekhouding en gedocumenteerd. Op deze manier kunnen grotendeels geautomatiseerde betalingstransacties in binnen- en buitenland worden uitgevoerd. Automatische boekingen en managementsystemen voor accounts zorgen er uiteindelijk voor dat de handmatige boekhoudkundige inspanningen tot een minimum worden beperkt.

Risicobeheer en liquiditeitsgeschiedenis

ERP-systemen maken het ook mogelijk om het verloop van de liquiditeit te plannen en een holistisch risicobeheersysteem op te zetten. Een belangrijke basis voor het voldoen aan wettelijke vereisten.

Bespaar tijd en vermijd fouten

De verschillende automatiseringen besparen niet alleen enorm veel tijd en de daarbij behorende personele middelen, maar verminderen ook het foutpercentage. Vooral als het om triviale taken gaat maken mensen onnodige fouten.

Cashflow duurzaam verhogen

Het ERP-systeem maakt op dit moment ook een efficiënt debiteurenbeheer mogelijk. Dit zorgt ervoor dat betalingen sneller worden ontvangen en uw eigen cashflow kan worden verhoogd. Een niet te verwaarlozen factor voor zakelijke dienstverlening.

Loon- en salarisbeheer

Met name de salarisadministratie levert veel werk op. Verschillende uurtarieven, deels interne projecten, deels externe werknemers, afwezigheden etc. Met iedereen moet rekening worden gehouden aan het eind van de maand. Met een ERP-systeem kan de financiële afdeling van een bedrijf dit alles grotendeels automatisch afhandelen.

Registreer automatisch werkuren

Met elektronische tijdregistratie kan ook automatisch worden bijgehouden welke medewerker hoe lang bij welk project is betrokken. Daartoe worden de respectievelijke uurtarieven van de medewerkers opgeslagen in de respectievelijke personeelsdossiers. Deze worden automatisch vergeleken met de tijdregistratie en enerzijds overgemaakt naar de factuur en anderzijds naar de betaling van salarissen.

Speciale betalingen zoals bonussen of vakantiegeld kunnen ook efficiënt worden beheerd met het ERP-systeem. Hiervoor worden eenvoudig verschillende rekenmodellen gemaakt en toegepast op het personeel.

Kostentoerekening met het ERP-systeem

Uiteindelijk dient cost accounting als basis voor een correcte interne kostentoewijzing. Ook hier wordt de basis gelegd voor periodieke of order- en projectgerelateerde resultatenrekeningen. Het doel is de operationele planning van alle kosten en inkomsten, evenals de controle ervan op basis van plan, doel en werkelijke gegevens.

Betere beslissingen nemen

Met name het management profiteert van de simulaties die in de kostenberekening zijn gemaakt. Deze kunnen dienen als basis voor planaanpassingen en prognoses en kunnen managementbeslissingen aanzienlijk ondersteunen. Tegelijkertijd zijn de kosten voor de klanten ook aanzienlijk transparanter en dit alles met aanzienlijk minder inspanning.

Conclusie: succesvolle boekhouding met het ERP-systeem

ERP-systemen bieden verschillende boekhoudfuncties. We hebben er in dit artikel maar een paar kunnen behandelen, maar de voordelen die een bedrijf met een financiële module binnen een ERP-systeem kan benutten, gaan nog verder. Passende software kan wonderen verrichten, vooral voor zakelijke dienstverlening waarbij het principe “tijd is geld” geldt.

Niet alleen is het externe boekhoudsysteem aanzienlijk slanker en efficiënter, ook wordt het interne boekhoudsysteem intelligenter. Belangrijke kengetallen die waarschijnlijk zonder een bijbehorend systeem verborgen zouden zijn gebleven, kunnen eenvoudig en snel met het ERP worden berekend en geanalyseerd. Zo neemt het management uiteindelijk betere beslissingen dankzij meer valide kengetallen.

zakelijke dienstverlening

5 tips voor beter kennisbeheer met ERP

Zakelijke dienstverleners brengen hun expertise vaak op de markt. Kennismanagement is daarom meer dan alleen een intern kennisarchief.

Lees verder
zakelijke dienstverlening

Gerichte rapportage met het ERP-systeem

Met het ERP-systeem als krachtige analyse-tool optimaliseert u de rapportage over de zakelijke dienstverlening. Hier is hoe.

Lees verder