zakelijke dienstverlening
tijdregistratie

Automatiseer efficiënte tijdregistratie met ERP

Nauwkeurige tijdregistratie is van cruciaal belang, vooral voor zakelijke diensten. We laten u zien hoe ERP-systemen kunnen helpen.

In de zakelijke dienstverlening geldt het leidende principe “tijd is geld” zoals in bijna geen enkele andere branche. Alleen factureerbare uren leveren uiteindelijk geld op en daarom is het voor zowel de klant als de dienstverlener zelf van cruciaal belang om deze uren nauwkeurig te kunnen volgen.

Veel projecten lopen parallel

Het is echter niet altijd eenvoudig om tijdens het dagelijkse werk precies te kunnen vastleggen hoeveel uren door welke medewerker in welk project zijn gewerkt. Tegenwoordig werken medewerkers in servicebedrijven vaak aan meerdere projecten tegelijk, wat exacte scheiding vaak moeilijk maakt. Ruwweg de uren nadien schatten is in de wereld van vandaag geen optie meer.

Uren exact kunnen bijhouden

Klanten hebben een nauwkeurige verantwoording van alle uren nodig om te kunnen bepalen hoeveel ze uiteindelijk moeten betalen. Maar het is ook belangrijk voor het bedrijf zelf om te weten hoeveel tijd er vanaf welke medewerker naar een project is gegaan.

Tijdregistratie meer dan alleen een tijdklok

Meer specifiek willen we dieper inzicht krijgen in tijdregistratie via ERP-systemen voor zakelijke dienstverlening en de bijbehorende voordelen van deze functie uitwerken. Een tijdregistratie is veel meer dan alleen een stopwatch voor medewerkers. Laten we eerst eens kijken naar de algemene functionaliteit van ERP-systemen. Dit zal ons helpen beter te begrijpen waar de tijdregistratie begint.

Wat is een ERP-systeem - een definitie

ERP staat voor Enterprise Resource Planning en betekent in feite de ondernemende taak om alle middelen in een bedrijf op de best mogelijke manier te gebruiken. Dit omvat het plannen, controleren en bewaken van alle bedrijfsprocessen in een bedrijf en het ter beschikking stellen van de nodige middelen voor de implementatie ervan.

ERP-systemen worden gebruikt omdat de bedrijfsgebieden van vandaag steeds complexer worden en alle bedrijfsprocessen niet meer vanaf één centrale locatie kunnen worden beheerd. Deze slaan alle bedrijfsgerelateerde gegevens op in een centrale database en maken deze toegankelijk voor alle gebruikers, afhankelijk van hun toegangsrechten.

Alle informatie op één plek

ERP-systemen hebben ook een speciale module voor personeelsbeheer. Hierbij kan de gehele staf in kaart worden gebracht met betrekking tot alle relevante factoren. Vakantietijden en uurtarieven kunnen worden opgeslagen, trainingen en vaardigheden kunnen worden weergegeven en deelname aan actieve projecten kan live worden uitgevoerd.

Bij een nieuw project is direct te zien of een medewerker met de nodige vaardigheden beschikbaar is voor hoeveel uur en wat het precies zou kosten om het te gebruiken. Dit brengt ons direct bij de functie van tijdregistratie.

Hoe werkt tijdregistratie in ERP?

Waar klanten worden gefactureerd voor werktijd is er werktijdregistratie. Dit geldt in het bijzonder voor alle soorten zakelijke dienstverleners, of het nu IT-bedrijven, reclamebureaus of architectenbureaus zijn - ze rekenen allemaal gewerkte uren. En dat is precies waar een efficiënte werktijdregistratie om draait. De geïnvesteerde werktijd moet worden gefactureerd.

Daarom bevatten ERP-systemen voor zakelijke dienstverlening functies voor gerichte werktijdregistratie, die een veelvoud aan verschillende voordelen bieden. We willen de 5 belangrijkste voordelen van een gestructureerde tijdregistratie met het ERP-systeem bekijken en de waarde ervan voor zakelijke dienstverleners benadrukken.

1. Betrouwbare organisatie van al het werk en verzuim

Met de functie van tijdregistratie kunnen de exacte werktijden van alle medewerkers, of ze nu op kantoor of in het veld zijn, nauwkeurig worden vastgelegd. Elke medewerker kan ze eenvoudig invoeren in het ERP-systeem, hetzij via de werk-pc of via een bijbehorende mobiele applicatie van het ERP-systeem.

Vakantie en ziekteverlof opnemen

Het management kan altijd precies zien welke medewerker momenteel bij welk project betrokken is en waar capaciteit beschikbaar is. Tegelijkertijd zie je precies welke werknemer ziek is of op vakantie. Dit is belangrijk omdat deze afwezigheden ad hoc kunnen worden gecompenseerd.

Verdeel medewerkers over projecten

Dankzij de precieze opsomming van alle werknemers kan een werknemer vervolgens reactief worden teruggetrokken uit een project met een latere deadline en worden opgeroepen voor het meer acute project. Dit zorgt er uiteindelijk voor dat projecten veel betrouwbaarder en bovenal op schema kunnen worden gerealiseerd.

2. Systematische evaluatie van al het werk en verzuim

Het evalueren van de werktijden is een delicaat en belangrijk onderwerp. Zo is het belangrijk om te kunnen zien dat medewerkers op een bepaalde afdeling bijzonder vaak met ziekteverlof zijn. Als ondernemer is het goed om te weten hoe productief de individuele medewerker is, hoe vaak individuele medewerkers ziek zijn en vooral hoe deze factoren verklaard kunnen worden.

Herken structurele problemen in het bedrijf

Dit wijst vaak op een structureel probleem dat nauwlettend moet worden gevolgd door het bedrijf. Als individuele werknemers ziek zijn, is dat één ding, als er op een afdeling veel storingen zijn, komt dat waarschijnlijk door de bedrijfsstructuur. Veel andere sleutelfiguren en een historisch overzicht kunnen dan worden gebruikt om redenen voor deze afwijking te vinden.

Vervolgens kunnen maatregelen worden genomen die kunnen helpen de ziektecijfers te verlagen.

Het is ook mogelijk om afdelingen in het bedrijf te identificeren die te lang of veel uren werken. Het is dan een kwestie van ontlasten voordat het personeel wordt overweldigd en de bedrijfsvoering duurzaam wordt beschadigd.

3. Evaluaties over alle gefactureerde uren

Met een ERP-systeem voor zakelijke dienstverlening kunnen alle gefactureerde uren worden beoordeeld op het uitgevoerde werk. De analyse kan precies bepalen welke medewerker welke activiteiten in een bepaald project heeft gefactureerd.

Dit dient enerzijds voor latere facturatie, anderzijds is precies te zien welke vaardigheden een medewerker heeft en wie de contactpersoon is voor een specifiek onderdeel van het project.

4. Strategische evaluaties van activiteiten

Naast de feitelijke werktijden kunnen de betreffende activiteiten ook specifiek worden geëvalueerd via tijdregistratie. Het is spannend om te leren welke activiteiten bijzonder winstgevend zijn en welke zelfs een negatief saldo hebben. Op deze manier kan worden bepaald welke activiteiten moeten worden aangepast en welke eventueel geheel kunnen worden uitbesteed.

Betere beslissingen nemen

Hetzelfde geldt voor bijzonder efficiënte processen. Dankzij de verschillende evaluatiemogelijkheden kan het management betere beslissingen nemen en wordt het hele bedrijf aanzienlijk efficiënter. En dit is tegenwoordig absoluut noodzakelijk als je de gestaag groeiende concurrentie voor wilt blijven.

5. Administratie en facturatie

Het laatste grote voordeel van een gerichte en gestructureerde tijdregistratie met het ERP-systeem is de automatische overheveling van werktijden naar financiële administratie en facturatie. Werkuren die aan een specifiek project zijn besteed, kunnen snel en eenvoudig worden overgeschreven naar een factuur en naar de klant worden gestuurd.

Zet gewerkte uren op de rekening

Het systeem vergelijkt de gewerkte uren eenvoudig met het uurtarief van de medewerker en telt ze op in een factuursjabloon. Op deze manier worden alle items op deze factuur eenvoudig automatisch opgehaald en naar de klant gestuurd.

Vereenvoudig de boekhouding

Werkuren die niet aan een klant kunnen worden gefactureerd, zoals die van uw eigen IT-afdeling of property management, kunnen ook eenvoudig worden vastgelegd en geboekt. Dit wordt grotendeels geautomatiseerd met behulp van ERP-systemen, wat niet alleen de boekhouding ontlast, maar ook extra middelen bespaart.

Conclusie - tijdregistratie is meer dan alleen een tijdklok

Met tijdregistratie geïntegreerd in het ERP-systeem hebben bedrijven niet alleen de mogelijkheid om de specifieke werkuren van hun werknemers vast te leggen. Deze functie kan ook worden gebruikt om zwakke punten te identificeren en processen effectiever te maken.

Het komt ook de facturering bijzonder ten goede. Door de automatische overdracht van alle projectgerelateerde werkuren naar de factuur kan dit veel sneller en vooral gedetailleerder worden gerealiseerd. Dit zorgt uiteindelijk ook voor een betere cashflow.

Kortom, een tijdregistratie in het ERP-systeem stelt een zakelijke dienstverlener veilig en is een tool voor de directe verhoging van de efficiëntie.

Oriëntatie

Wat is Enterprise Resource Planning?

Wat is Enterprise Resource Planning en hoe kan het ook uw bedrijf helpen?

Lees verder

ERP-software voor grote bedrijven

Met ERP-software voor grote bedrijven automatiseert en beheert u al deze processen vanuit één systeem.

Lees verder