zakelijke dienstverlening
tijdregistratie

Automatiseer efficiënte tijdregistratie met ERP

Nauwkeurige tijdregistratie is van cruciaal belang, vooral voor zakelijke diensten. We laten u zien hoe ERP-systemen kunnen helpen.

In de zakelijke dienstverlening geldt het leidende principe “tijd is geld” zoals in bijna geen enkele andere branche. Alleen factureerbare uren leveren uiteindelijk geld op en daarom is het voor zowel de klant als de dienstverlener zelf van cruciaal belang om deze uren nauwkeurig te kunnen volgen.

Veel projecten lopen parallel

Het is echter niet altijd eenvoudig om tijdens het dagelijkse werk precies te kunnen vastleggen hoeveel uren door welke medewerker in welk project zijn gewerkt. Tegenwoordig werken medewerkers in servicebedrijven vaak aan meerdere projecten tegelijk, wat exacte scheiding vaak moeilijk maakt. Ruwweg de uren nadien schatten is in de wereld van vandaag geen optie meer.

Uren exact kunnen bijhouden

Klanten hebben een nauwkeurige verantwoording van alle uren nodig om te kunnen bepalen hoeveel ze uiteindelijk moeten betalen. Maar het is ook belangrijk voor het bedrijf zelf om te weten hoeveel tijd er vanaf welke medewerker naar een project is gegaan.

Tijdregistratie meer dan alleen een tijdklok

Meer specifiek willen we dieper inzicht krijgen in tijdregistratie via ERP-systemen voor zakelijke dienstverlening en de bijbehorende voordelen van deze functie uitwerken. Een tijdregistratie is veel meer dan alleen een stopwatch voor medewerkers. Laten we eerst eens kijken naar de algemene functionaliteit van ERP-systemen. Dit zal ons helpen beter te begrijpen waar de tijdregistratie begint.

Wat is een ERP-systeem - een definitie

ERP staat voor Enterprise Resource Planning en betekent in feite de ondernemende taak om alle middelen in een bedrijf op de best mogelijke manier te gebruiken. Dit omvat het plannen, controleren en bewaken van alle bedrijfsprocessen in een bedrijf en het ter beschikking stellen van de nodige middelen voor de implementatie ervan.

ERP-systemen worden gebruikt omdat de bedrijfsgebieden van vandaag steeds complexer worden en alle bedrijfsprocessen niet meer vanaf één centrale locatie kunnen worden beheerd. Deze slaan alle bedrijfsgerelateerde gegevens op in een centrale database en maken deze toegankelijk voor alle gebruikers, afhankelijk van hun toegangsrechten.

Alle informatie op één plek

ERP-systemen hebben ook een speciale module voor personeelsbeheer. Hierbij kan de gehele staf in kaart worden gebracht met betrekking tot alle relevante factoren. Vakantietijden en uurtarieven kunnen worden opgeslagen, trainingen en vaardigheden kunnen worden weergegeven en deelname aan actieve projecten kan live worden uitgevoerd.

Bij een nieuw project is direct te zien of een medewerker met de nodige vaardigheden beschikbaar is voor hoeveel uur en wat het precies zou kosten om het te gebruiken. Dit brengt ons direct bij de functie van tijdregistratie.

Hoe werkt tijdregistratie in ERP?

Waar klanten worden gefactureerd voor werktijd is er werktijdregistratie. Dit geldt in het bijzonder voor alle soorten zakelijke dienstverleners, of het nu IT-bedrijven, reclamebureaus of architectenbureaus zijn - ze rekenen allemaal gewerkte uren. En dat is precies waar een efficiënte werktijdregistratie om draait. De geïnvesteerde werktijd moet worden gefactureerd.

Daarom bevatten ERP-systemen voor zakelijke dienstverlening functies voor gerichte werktijdregistratie, die een veelvoud aan verschillende voordelen bieden. We willen de 5 belangrijkste voordelen van een gestructureerde tijdregistratie met het ERP-systeem bekijken en de waarde ervan voor zakelijke dienstverleners benadrukken.

1. Betrouwbare organisatie van al het werk en verzuim

Met de functie van tijdregistratie kunnen de exacte werktijden van alle medewerkers, of ze nu op kantoor of in het veld zijn, nauwkeurig worden vastgelegd. Elke medewerker kan ze eenvoudig invoeren in het ERP-systeem, hetzij via de werk-pc of via een bijbehorende mobiele applicatie van het ERP-systeem.

Vakantie en ziekteverlof opnemen

Het management kan altijd precies zien welke medewerker momenteel bij welk project betrokken is en waar capaciteit beschikbaar is. Tegelijkertijd zie je precies welke werknemer ziek is of op vakantie. Dit is belangrijk omdat deze afwezigheden ad hoc kunnen worden gecompenseerd.

Verdeel medewerkers over projecten

Dankzij de precieze opsomming van alle werknemers kan een werknemer vervolgens reactief worden teruggetrokken uit een project met een latere deadline en worden opgeroepen voor het meer acute project. Dit zorgt er uiteindelijk voor dat projecten veel betrouwbaarder en bovenal op schema kunnen worden gerealiseerd.

2. Systematische evaluatie van al het werk en verzuim

Het evalueren van de werktijden is een delicaat en belangrijk onderwerp. Zo is het belangrijk om te kunnen zien dat medewerkers op een bepaalde afdeling bijzonder vaak met ziekteverlof zijn. Als ondernemer is het goed om te weten hoe productief de individuele medewerker is, hoe vaak individuele medewerkers ziek zijn en vooral hoe deze factoren verklaard kunnen worden.

Herken structurele problemen in het bedrijf

Dit wijst vaak op een structureel probleem dat nauwlettend moet worden gevolgd door het bedrijf. Als individuele werknemers ziek zijn, is dat één ding, als er op een afdeling veel storingen zijn, komt dat waarschijnlijk door de bedrijfsstructuur. Veel andere sleutelfiguren en een historisch overzicht kunnen dan worden gebruikt om redenen voor deze afwijking te vinden.

Vervolgens kunnen maatregelen worden genomen die kunnen helpen de ziektecijfers te verlagen.

Het is ook mogelijk om afdelingen in het bedrijf te identificeren die te lang of veel uren werken. Het is dan een kwestie van ontlasten voordat het personeel wordt overweldigd en de bedrijfsvoering duurzaam wordt beschadigd.

3. Evaluaties over alle gefactureerde uren

Met een ERP-systeem voor zakelijke dienstverlening kunnen alle gefactureerde uren worden beoordeeld op het uitgevoerde werk. De analyse kan precies bepalen welke medewerker welke activiteiten in een bepaald project heeft gefactureerd.

Dit dient enerzijds voor latere facturatie, anderzijds is precies te zien welke vaardigheden een medewerker heeft en wie de contactpersoon is voor een specifiek onderdeel van het project.

4. Strategische evaluaties van activiteiten

Naast de feitelijke werktijden kunnen de betreffende activiteiten ook specifiek worden geëvalueerd via tijdregistratie. Het is spannend om te leren welke activiteiten bijzonder winstgevend zijn en welke zelfs een negatief saldo hebben. Op deze manier kan worden bepaald welke activiteiten moeten worden aangepast en welke eventueel geheel kunnen worden uitbesteed.

Betere beslissingen nemen

Hetzelfde geldt voor bijzonder efficiënte processen. Dankzij de verschillende evaluatiemogelijkheden kan het management betere beslissingen nemen en wordt het hele bedrijf aanzienlijk efficiënter. En dit is tegenwoordig absoluut noodzakelijk als je de gestaag groeiende concurrentie voor wilt blijven.

5. Administratie en facturatie

Het laatste grote voordeel van een gerichte en gestructureerde tijdregistratie met het ERP-systeem is de automatische overheveling van werktijden naar financiële administratie en facturatie. Werkuren die aan een specifiek project zijn besteed, kunnen snel en eenvoudig worden overgeschreven naar een factuur en naar de klant worden gestuurd.

Zet gewerkte uren op de rekening

Het systeem vergelijkt de gewerkte uren eenvoudig met het uurtarief van de medewerker en telt ze op in een factuursjabloon. Op deze manier worden alle items op deze factuur eenvoudig automatisch opgehaald en naar de klant gestuurd.

Vereenvoudig de boekhouding

Werkuren die niet aan een klant kunnen worden gefactureerd, zoals die van uw eigen IT-afdeling of property management, kunnen ook eenvoudig worden vastgelegd en geboekt. Dit wordt grotendeels geautomatiseerd met behulp van ERP-systemen, wat niet alleen de boekhouding ontlast, maar ook extra middelen bespaart.

Conclusie - tijdregistratie is meer dan alleen een tijdklok

Met tijdregistratie geïntegreerd in het ERP-systeem hebben bedrijven niet alleen de mogelijkheid om de specifieke werkuren van hun werknemers vast te leggen. Deze functie kan ook worden gebruikt om zwakke punten te identificeren en processen effectiever te maken.

Het komt ook de facturering bijzonder ten goede. Door de automatische overdracht van alle projectgerelateerde werkuren naar de factuur kan dit veel sneller en vooral gedetailleerder worden gerealiseerd. Dit zorgt uiteindelijk ook voor een betere cashflow.

Kortom, een tijdregistratie in het ERP-systeem stelt een zakelijke dienstverlener veilig en is een tool voor de directe verhoging van de efficiëntie.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

De verschillende vormen van Cloud

Publieke of private cloud voor de eigen ERP-software van het bedrijf? We presenteren enkele cloudmodellen en laten hun voor- en nadelen zien.

Lees verder

ERP-software uit de cloud: een overzicht

U kunt op dit moment cloudgebaseerde ERP-software verkrijgen bij deze softwareleveranciers.

Lees verder

5 voordelen van Cloud ERP software

De 5 voordelen van Cloud ERP software waardoor bedrijven massaal kiezen voor deze manier van installatie.

Lees verder