voorwaarden ERP implementatie

Algemene voorwaarden voor een ERP implementatie

Budget, tijdsbestek of omvang: we laten u zien hoe u het kader voor uw ERP-project kunt bepalen en waarom dit zo belangrijk is.

Wie overweegt nieuwe ERP-software te implementeren of zelfs voor het eerst een dergelijke oplossing in zijn bedrijf te introduceren, wordt allereerst geconfronteerd met de vraag naar het algemene kader.

Maar hoe kan een ERP-project worden begroot, welke factoren spelen een rol en in hoeverre moet het nieuwe systeem zijn weg vinden in het bedrijf? Ook moet duidelijk zijn wanneer u met de nieuwe software wilt gaan werken.

We willen al deze vragen beantwoorden en verduidelijken hoe u deze randvoorwaarden voor uzelf kunt stellen. Voorafgaand zullen we echter de algemene functionaliteit van ERP-software bekijken om beter te begrijpen hoe de criteria voor de verschillende randvoorwaarden tot stand komen.

Inhoudsopgave

Wat is ERP-software? - Een definitie

Zogeheten Enterprise Resource Planning (ERP) beschrijft de taak van een bedrijf om alle beschikbare middelen zo optimaal mogelijk in te zetten voor de eigen bedrijfsprocessen. Het is belangrijk om alle middelen waarop een bedrijf kan terugvallen zo efficiënt mogelijk te gebruiken en tegelijkertijd middelen te besparen door middel van slankere processen.
Onder middelen wordt verstaan alle apparatuur. Ook:

  • Vastgoed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, etc.)
  • Personeel (werknemers, uitzendkrachten, etc.)
  • Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens, etc.)
  • Gereedschap (werkmaterialen, etc.)
  • Machines (productiesystemen, robots, etc.)
  • Financiële middelen (bankactiva, deposito's enz.)

Elk proces dient te allen tijde van de juiste hoeveelheid middelen in de juiste kwaliteit te worden voorzien om het operationele proces zo effectief mogelijk te maken. Omdat moderne bedrijven een groot aantal verschillende processen kennen, waarvan sommige parallel lopen, wordt het steeds moeilijker om dit te garanderen.

ERP-software ondersteunt beheer

Dit is waar ERP-softwareoplossingen een rol spelen. Deze brengen alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en brengen ze samen in een centrale database. Vanaf nu werken alle actoren in het bedrijf met dezelfde geldige data, wat leidt tot snellere en vooral foutloze processen.

Voor dit doel bestaat ERP-software meestal uit verschillende modules die een specifiek gebied of werkterrein in het bedrijf bestrijken. De volgende modules zijn meestal te vinden in gestandaardiseerde ERP-software:

  • Bedrijfsinformatie
  • Beheer van klantrelaties
  • Document beheer
  • Financiën
  • Magazijnbeheer
  • Personeelszaken

Al deze modules zijn inhoudelijk met elkaar verbonden en maken bedrijfsbrede communicatie mogelijk. Door de centralisatie van alle processen ontstaan volledig nieuwe workflows door het hele bedrijf, waarmee efficiënter en kosteneffectiever kan worden gewerkt.

ERP bespaart middelen

ERP-software heeft bijvoorbeeld het potentieel op lange termijn om een aanzienlijk deel van de meest uiteenlopende gebonden middelen in het bedrijf vrij te maken, die vervolgens elders kunnen worden gebruikt. Dit is wat ERP-systemen uiteindelijk zo aantrekkelijk maakt. Tegelijkertijd is het belangrijk om het juiste systeem te vinden en op te zetten dat geschikt is voor uw individuele vereisten.

Verwarrende ERP-markt

Gezien de diverse ERP-markt is dat niet eenvoudig, integendeel. Als een ERP-systeem alleen onderdelen van het bedrijf dekt, gaan belangrijke besparingsmogelijkheden verloren. Tegelijkertijd vormt de omschakeling naar nieuwe processen en de daarbij behorende nieuwe manier van werken altijd een zekere drempel voor medewerkers.

Het is daarom belangrijk om ruim van tevoren de randvoorwaarden voor het ERP-project te plannen en vast te leggen. We willen dit op dit punt nader bekijken.

Randvoorwaarden voor een ERP implementatie

Nadat de beslissing voor een nieuwe ERP-software is genomen, is het noodzakelijk om bepaalde randvoorwaarden te definiëren voor uw zoektocht naar een geschikte oplossing. Zoals bij elk project, moeten verantwoordelijkheden, budgetten en tijdschema's worden vastgesteld. Dit geldt ook voor de introductie van nieuwe ERP-software.

Vat ERP-projecten niet licht op

Omdat er één ding is waar u duidelijk over moet zijn. Een ERP-implementatie is geen toevallige onderneming die in een paar uur kan worden geïmplementeerd. Het hele project vereist eerder een uitgebreide voorbereidingsfase met een daaropvolgende test- en aanpassingsfase en een eindevaluatie van het project.

Laten we daarna de individuele randvoorwaarden die moeten worden gesteld nader bekijken en verduidelijken hoe u deze voor uw project kunt instellen.

Benoem een verantwoordelijke

De eerste stap is om te bepalen wie verantwoordelijk moet zijn voor het project. Hier is het aan te raden om bij aanvang een ervaren projectmanager uit uw eigen gelederen te noemen, die bij uitstek bekend is met het veld van ERP-systemen.

Oprichten projectteam

Ook is het nodig om een projectteam samen te stellen dat bestaat uit key users van elke afdeling. Zij weten het beste wat het nieuwe systeem moet kunnen en aan welke aanvullende eisen moet worden voldaan. Daarnaast dragen ze de kennis en voortgang in het project over naar hun eigen afdelingen, waardoor cursussen en trainingsfasen aanzienlijk kunnen worden verkort.

Geef het team tijd

Hiervoor moet het projectteam de tijd krijgen om deze bijeenkomst te houden en voldoende af te rekenen met de aanschaf van nieuwe ERP-software. Hetzelfde geldt voor geschikte ruimtes waarin het team deze bijeenkomsten kan houden.

Stel een budgetkader in

Hoe budgeteert u eigenlijk een ERP-project? In wezen blijkt dat de meeste bedrijven de kosten voor een ERP-implementatie soms beduidend te laag stellen. Zo bleek uit een onderzoek van Panorama Consulting in 2014 dat bijna twee derde van de bedrijven meer geld uitgaf dan aanvankelijk begroot.

Overweeg verborgen kosten

Deze trend zet zich tot op de dag van vandaag voort, hoewel het probleem van het onderschatte budget inmiddels algemeen bekend is. Het onderschatte budgetkader vloeit vaak voort uit de verborgen kosten van zo'n project.

Opleiding en externe dienstverlening

Hoewel de prijs voor de licentie van het systeem nog steeds eenvoudig te berekenen is, wordt het moeilijker met de in behandeling zijnde services. Deze worden bijvoorbeeld verkregen tijdens de implementatie zelf, bij noodzakelijke aanpassingen aan het systeem of tijdens de training op het systeem.

Individuele aanpassingen kosten geld

Hoe meer individuele aanpassingen nodig zijn, hoe duurder het hele project uiteindelijk zal zijn. Ben je afhankelijk van externe opleidingen, dan kosten deze natuurlijk ook geld en moeten ze in het budget worden opgenomen. Het is daarom van tevoren niet altijd duidelijk hoe hoog de kosten van een ERP-project uiteindelijk zullen zijn.

Tegelijkertijd is het echter altijd aan te raden om een buffer te plannen die kan worden gebruikt voor eventualiteiten en verbeteringen.

Stel een tijdsbestek in

Hetzelfde geldt voor het tijdsbestek dat wordt ingeschat voor een ERP-project. Veel bedrijven onderschatten de complexiteit en omvang van zo'n project en schatten er veel te weinig tijd voor in.

Slechts een kwart blijft in het frame

Slechts een kwart van alle bedrijven slaagt erin zich te houden aan het door henzelf gestelde tijdschema. Het merendeel van alle bedrijven moet op dit punt aanzienlijke verbeteringen aanbrengen. Neem daarom een uitgebreide testfase en eventuele aanpassingsfasen op in het tijdsbudget voor uw ERP-project.

Geef tijd voor training

Ook moet het projectteam voldoende tijd krijgen om te zoeken naar en te communiceren tussen de aanbieder en medewerkers. Opleidingen vragen ook veel tijd en er moet rekening mee worden gehouden tijdens de introductiefase.

Conclusie: plan vooruit en houd rekening met veranderingen

Als onderdeel van een ERP implementatie dienen vooraf bepaalde randvoorwaarden te worden geformuleerd waarin het project wordt geïmplementeerd. Naast de daadwerkelijke verwachtingen van het ERP-systeem zelf zijn er ook budgetlimieten, deadlines en verantwoordelijkheden.

U moet uzelf en uw projectteam een plezier doen door de tijd of het financiële kader niet te krap te stellen. Verborgen kosten maken budgetplanning maar al te vaak onmogelijk. Plan deze dus zeker in. Hetzelfde geldt voor het tijdsbestek. Hierbij moet rekening worden gehouden met afstel- en testfasen. Zo bent u beschermd tegen onaangename verrassingen en kunt u het project optimaal uitvoeren.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder