voorwaarden ERP implementatie

Algemene voorwaarden voor een ERP implementatie

Budget, tijdsbestek of omvang: we laten u zien hoe u het kader voor uw ERP-project kunt bepalen en waarom dit zo belangrijk is.

Wie overweegt nieuwe ERP-software te implementeren of zelfs voor het eerst een dergelijke oplossing in zijn bedrijf te introduceren, wordt allereerst geconfronteerd met de vraag naar het algemene kader.

Maar hoe kan een ERP-project worden begroot, welke factoren spelen een rol en in hoeverre moet het nieuwe systeem zijn weg vinden in het bedrijf? Ook moet duidelijk zijn wanneer u met de nieuwe software wilt gaan werken.

We willen al deze vragen beantwoorden en verduidelijken hoe u deze randvoorwaarden voor uzelf kunt stellen. Voorafgaand zullen we echter de algemene functionaliteit van ERP-software bekijken om beter te begrijpen hoe de criteria voor de verschillende randvoorwaarden tot stand komen.

Inhoudsopgave

Wat is ERP-software? - Een definitie

Zogeheten Enterprise Resource Planning (ERP) beschrijft de taak van een bedrijf om alle beschikbare middelen zo optimaal mogelijk in te zetten voor de eigen bedrijfsprocessen. Het is belangrijk om alle middelen waarop een bedrijf kan terugvallen zo efficiënt mogelijk te gebruiken en tegelijkertijd middelen te besparen door middel van slankere processen.
Onder middelen wordt verstaan alle apparatuur. Ook:

  • Vastgoed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, etc.)
  • Personeel (werknemers, uitzendkrachten, etc.)
  • Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens, etc.)
  • Gereedschap (werkmaterialen, etc.)
  • Machines (productiesystemen, robots, etc.)
  • Financiële middelen (bankactiva, deposito's enz.)

Elk proces dient te allen tijde van de juiste hoeveelheid middelen in de juiste kwaliteit te worden voorzien om het operationele proces zo effectief mogelijk te maken. Omdat moderne bedrijven een groot aantal verschillende processen kennen, waarvan sommige parallel lopen, wordt het steeds moeilijker om dit te garanderen.

ERP-software ondersteunt beheer

Dit is waar ERP-softwareoplossingen een rol spelen. Deze brengen alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en brengen ze samen in een centrale database. Vanaf nu werken alle actoren in het bedrijf met dezelfde geldige data, wat leidt tot snellere en vooral foutloze processen.

Voor dit doel bestaat ERP-software meestal uit verschillende modules die een specifiek gebied of werkterrein in het bedrijf bestrijken. De volgende modules zijn meestal te vinden in gestandaardiseerde ERP-software:

  • Bedrijfsinformatie
  • Beheer van klantrelaties
  • Document beheer
  • Financiën
  • Magazijnbeheer
  • Personeelszaken

Al deze modules zijn inhoudelijk met elkaar verbonden en maken bedrijfsbrede communicatie mogelijk. Door de centralisatie van alle processen ontstaan volledig nieuwe workflows door het hele bedrijf, waarmee efficiënter en kosteneffectiever kan worden gewerkt.

ERP bespaart middelen

ERP-software heeft bijvoorbeeld het potentieel op lange termijn om een aanzienlijk deel van de meest uiteenlopende gebonden middelen in het bedrijf vrij te maken, die vervolgens elders kunnen worden gebruikt. Dit is wat ERP-systemen uiteindelijk zo aantrekkelijk maakt. Tegelijkertijd is het belangrijk om het juiste systeem te vinden en op te zetten dat geschikt is voor uw individuele vereisten.

Verwarrende ERP-markt

Gezien de diverse ERP-markt is dat niet eenvoudig, integendeel. Als een ERP-systeem alleen onderdelen van het bedrijf dekt, gaan belangrijke besparingsmogelijkheden verloren. Tegelijkertijd vormt de omschakeling naar nieuwe processen en de daarbij behorende nieuwe manier van werken altijd een zekere drempel voor medewerkers.

Het is daarom belangrijk om ruim van tevoren de randvoorwaarden voor het ERP-project te plannen en vast te leggen. We willen dit op dit punt nader bekijken.

Randvoorwaarden voor een ERP implementatie

Nadat de beslissing voor een nieuwe ERP-software is genomen, is het noodzakelijk om bepaalde randvoorwaarden te definiëren voor uw zoektocht naar een geschikte oplossing. Zoals bij elk project, moeten verantwoordelijkheden, budgetten en tijdschema's worden vastgesteld. Dit geldt ook voor de introductie van nieuwe ERP-software.

Vat ERP-projecten niet licht op

Omdat er één ding is waar u duidelijk over moet zijn. Een ERP-implementatie is geen toevallige onderneming die in een paar uur kan worden geïmplementeerd. Het hele project vereist eerder een uitgebreide voorbereidingsfase met een daaropvolgende test- en aanpassingsfase en een eindevaluatie van het project.

Laten we daarna de individuele randvoorwaarden die moeten worden gesteld nader bekijken en verduidelijken hoe u deze voor uw project kunt instellen.

Benoem een verantwoordelijke

De eerste stap is om te bepalen wie verantwoordelijk moet zijn voor het project. Hier is het aan te raden om bij aanvang een ervaren projectmanager uit uw eigen gelederen te noemen, die bij uitstek bekend is met het veld van ERP-systemen.

Oprichten projectteam

Ook is het nodig om een projectteam samen te stellen dat bestaat uit key users van elke afdeling. Zij weten het beste wat het nieuwe systeem moet kunnen en aan welke aanvullende eisen moet worden voldaan. Daarnaast dragen ze de kennis en voortgang in het project over naar hun eigen afdelingen, waardoor cursussen en trainingsfasen aanzienlijk kunnen worden verkort.

Geef het team tijd

Hiervoor moet het projectteam de tijd krijgen om deze bijeenkomst te houden en voldoende af te rekenen met de aanschaf van nieuwe ERP-software. Hetzelfde geldt voor geschikte ruimtes waarin het team deze bijeenkomsten kan houden.

Stel een budgetkader in

Hoe budgeteert u eigenlijk een ERP-project? In wezen blijkt dat de meeste bedrijven de kosten voor een ERP-implementatie soms beduidend te laag stellen. Zo bleek uit een onderzoek van Panorama Consulting in 2014 dat bijna twee derde van de bedrijven meer geld uitgaf dan aanvankelijk begroot.

Overweeg verborgen kosten

Deze trend zet zich tot op de dag van vandaag voort, hoewel het probleem van het onderschatte budget inmiddels algemeen bekend is. Het onderschatte budgetkader vloeit vaak voort uit de verborgen kosten van zo'n project.

Opleiding en externe dienstverlening

Hoewel de prijs voor de licentie van het systeem nog steeds eenvoudig te berekenen is, wordt het moeilijker met de in behandeling zijnde services. Deze worden bijvoorbeeld verkregen tijdens de implementatie zelf, bij noodzakelijke aanpassingen aan het systeem of tijdens de training op het systeem.

Individuele aanpassingen kosten geld

Hoe meer individuele aanpassingen nodig zijn, hoe duurder het hele project uiteindelijk zal zijn. Ben je afhankelijk van externe opleidingen, dan kosten deze natuurlijk ook geld en moeten ze in het budget worden opgenomen. Het is daarom van tevoren niet altijd duidelijk hoe hoog de kosten van een ERP-project uiteindelijk zullen zijn.

Tegelijkertijd is het echter altijd aan te raden om een buffer te plannen die kan worden gebruikt voor eventualiteiten en verbeteringen.

Stel een tijdsbestek in

Hetzelfde geldt voor het tijdsbestek dat wordt ingeschat voor een ERP-project. Veel bedrijven onderschatten de complexiteit en omvang van zo'n project en schatten er veel te weinig tijd voor in.

Slechts een kwart blijft in het frame

Slechts een kwart van alle bedrijven slaagt erin zich te houden aan het door henzelf gestelde tijdschema. Het merendeel van alle bedrijven moet op dit punt aanzienlijke verbeteringen aanbrengen. Neem daarom een uitgebreide testfase en eventuele aanpassingsfasen op in het tijdsbudget voor uw ERP-project.

Geef tijd voor training

Ook moet het projectteam voldoende tijd krijgen om te zoeken naar en te communiceren tussen de aanbieder en medewerkers. Opleidingen vragen ook veel tijd en er moet rekening mee worden gehouden tijdens de introductiefase.

Conclusie: plan vooruit en houd rekening met veranderingen

Als onderdeel van een ERP implementatie dienen vooraf bepaalde randvoorwaarden te worden geformuleerd waarin het project wordt geïmplementeerd. Naast de daadwerkelijke verwachtingen van het ERP-systeem zelf zijn er ook budgetlimieten, deadlines en verantwoordelijkheden.

U moet uzelf en uw projectteam een plezier doen door de tijd of het financiële kader niet te krap te stellen. Verborgen kosten maken budgetplanning maar al te vaak onmogelijk. Plan deze dus zeker in. Hetzelfde geldt voor het tijdsbestek. Hierbij moet rekening worden gehouden met afstel- en testfasen. Zo bent u beschermd tegen onaangename verrassingen en kunt u het project optimaal uitvoeren.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Optimaliseer het WMS met ERP en beperk emissies

U hier lezen over de impact die geoptimaliseerd magazijnbeheer kan hebben op de CO2-voetafdruk van een bedrijf.

Lees verder

Duurzame textiel industrie met ERP software

U hier lezen hoe bedrijven in de industrie processen duurzamer kunnen maken en hun imago kunnen verbeteren door middel van ERP-software. 

Lees verder

Duurzame SCM met ERP-software

Lees hier hoe u de duurzaamheid van uw supply chain waarborgt met een geschikte ERP-software.

Lees verder