Wie de implementatie van een (nieuw) ERP-systeem overweegt, zal vroeg of laat de vraag krijgen naar het juiste gebruik- en licentiemodel. Daarom willen we de argumenten ten gunste van cloudgebaseerde ERP-systemen nader bekijken. Maar eerst moet het concept van de Cloud worden besproken om de heersende vooroordelen weg te nemen.

Inhoudsopgave

• De Cloud - een overzicht
• 1. Gegevensbescherming
• 2. De inspanning ligt bij de provider
• 3. Schaalbaarheid en flexibiliteit
• 4. Mobiliteit: waar en wanneer u maar wilt
• 5. De lage kosten
• Conclusie: 5 goede redenen voor de cloud

De Cloud - een overzicht

De cloud is een decentrale IT-infrastructuur. In tegenstelling tot on-premises of gehoste ERP-systemen, worden gegevens niet opgeslagen op een specifieke server, maar van een netwerk van geografisch niet-specifieke servers. Als u bijvoorbeeld een cloudgebaseerd systeem gebruikt, kunt u niet met uw vinger wijzen naar 'de ene' server waarop uw eigen gegevens zijn opgeslagen.

Verlies van controle en onzekerheid?

Veel bedrijven associëren dit kenmerk met een gevoel van onveiligheid omdat ze zogenaamd geen controle hebben over hun eigen data. Hoewel het besturingsaspect een valide argument is en de cloud ook enkele nadelen heeft, overtuigt het steeds meer bedrijven met zijn vele voordelen. Een van deze voordelen is te vinden in gegevensbescherming, misschien tot verbazing van sommige lezers.

1. Gegevensbescherming

Het voorbehoud houdt nog steeds vast dat cloudgebaseerde software onveilig is, hardnekkig in de hoofden van velen. Gevoed door krantenkoppen als "aanvallen van hackers wekken twijfels over wolken voor banken", zien ze hun angst bevestigd.

Hoge beveiligingsnormen

In feite zijn de datacenters van grote, bekende cloudproviders aantrekkelijke doelwitten voor hackers, want als de toegang succesvol is, kan er veel worden afgetapt. Maar cloudproviders zijn zich hiervan terdege bewust en hebben overeenkomstig hoge beveiligingsnormen die regelmatig worden geoptimaliseerd.

Vermeende beveiliging met lokale systemen

Gebruikers van on-premise software hebben vaak ook de verkeerde beveiliging. Ze gaan er vaak van uit dat ze simpelweg niet groot genoeg zijn om het doelwit van een hackeraanval te zijn. Het is waar dat kleinere bedrijven over het algemeen minder aantrekkelijke doelwitten zijn. Maar zonder de juiste veiligheidsmaatregelen zijn ze ook een gemakkelijk doelwit.

Cloudoperators hebben totaal verschillende opties om de gegevens van hun klanten in de cloud te beschermen. Om deze reden zijn gegevens in de cloud vaak veel veiliger dan in kleine, slechts beperkt beveiligde oplossingen.

2. De inspanning ligt bij de provider

Een ander voordeel is de geringe inspanning voor bedrijven die wordt geleverd met het gebruik van cloudgebaseerde software.

Software-as-a-Service

In verband met de cloud is er vaak sprake van software-as-a-service - kortweg SaaS. Dit betekent dat de ERP-software als service wordt aangeboden. De dienst omvat:
Opslagruimte
Rekenkracht
Toepassingssoftware

Hierdoor is dit gebruiks- en licentiemodel een soort allround zorgeloos pakket, zo u wilt. De inspanning die het bedrijf levert is op verschillende vlakken aanzienlijk lager dan bijvoorbeeld bij on-premise software.

Eenvoudige inbedrijfstelling

De kleine moeite begint bij de inbedrijfstelling zelf, in tegenstelling tot een lokale oplossing hoeft de ERP-software niet als onderdeel van een complex proces op de eigen servers te worden geïnstalleerd. Bedrijven abonneren zich alleen op de cloudprovider van hun keuze en kunnen de ERP-software vaak nog dezelfde dag gebruiken.

Vaak eenvoudige gegevensoverdracht

De overdracht van bedrijfsgegevens is doorgaans erg eenvoudig. Zo kunnen data vaak eenvoudig worden overgezet naar de nieuwe ERP-software met behulp van de drag-and-drop-functie. Bij lokale ERP-software is de gegevensoverdracht vanwege de complexiteit meestal de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling.

Updates en upgrades

De implementatie van onderhoudsmaatregelen zoals updates en upgrades van de ERP-software is ook de verantwoordelijkheid van de provider in het geval van cloud-gebaseerde ERP-software. Hierdoor hoeven bedrijven geen extra middelen te besteden aan het onderhouden van hun ERP-software, zoals bij lokale oplossingen het geval is. ERP-software uit de cloud biedt bedrijven dus de vrijheid en flexibiliteit om zich volledig te concentreren op de essentie: hun eigen bedrijfsvoering.

3. Schaalbaarheid en flexibiliteit

Een ander groot voordeel van de cloud is de schaalbaarheid en flexibiliteit.

Wat betekent het als software "schaalbaar" is?

Schaalbaarheid is het eigendom van software om zich aan te passen aan de veranderende behoeften van een bedrijf wat betreft systeemprestaties.
Bedrijven veranderen voortdurend. Nieuwe medewerkers worden aangenomen, het wordt uitgebreid of - in tijden van minder kansrijke economische omstandigheden - verlaagd. ERP-software uit de cloud kan zich op elk moment aanpassen aan nieuwe eisen.

Flexibele boeking van gebruikers en opslagcapaciteiten

Als het bedrijf groeit, is meestal extra softwaretoegang vereist voor nieuwe werknemers. Vroeg of laat bereikt de lokale ERP-software meestal zijn grenzen. Bij een softwareoplossing uit de cloud is dit niet het geval. Cloudgebaseerde ERP-software is ontworpen om vrijwel onbeperkte schaalbaarheid te garanderen.

Dit heeft niet alleen betrekking op het aantal gebruikers, maar ook op de benodigde opslagcapaciteit. Indien nodig kan dit eenvoudig worden uitgebreid met slechts een paar klikken. Als het niet meer nodig is, kan het net zo gemakkelijk en snel worden verkleind. Dit verlaagt ook de maandelijkse kosten die providers in rekening brengen voor het gebruik van de ERP-software.

Om deze reden is er een groot voordeel van ERP-software vanuit de cloud in zijn schaalbaarheid, wat bedrijven maximale flexibiliteit biedt.

4. Mobiliteit: waar en wanneer u maar wilt

Mobiliteit is waarschijnlijk belangrijker dan ooit in onze snelle wereld. Dit is een ontwikkeling die zich, zoals zo vaak, uitstrekt van de privésfeer naar de professionele context.

Apparaatonafhankelijke toegang tot de ERP-software

Cloudgebaseerde ERP-software biedt bedrijven maximale flexibiliteit wat betreft mobiel gebruik van de software. Dit is mogelijk omdat de cloud toegankelijk is via internet. Als gevolg hiervan is de software niet gebonden aan een bepaald apparaat of een bepaalde locatie, maar kan deze in theorie overal en altijd op elk apparaat worden gebruikt.

Voordelen voor het verkoopteam

Dit heeft grote voordelen, vooral voor bedrijven met een actief verkoopteam. Zo kunnen medewerkers in het veld efficiënt gebruik maken van wachttijden, zoals onderweg naar een klantafspraak. Op deze manier kan tijd worden besteed aan het openbaar vervoer ter voorbereiding op de klantvergadering en het herzien van het precieze contractuele kader.

Efficiëntere workflows

Maar er zijn niet alleen voordelen voor het verkoopteam zelf. Afdelingsoverschrijdende workflows kunnen veel efficiënter worden gemaakt door het gebruik van mobiele ERP.

Als de klant een nieuw contract of een nieuwe bestelling afsluit, kan de vertegenwoordiger deze nog steeds naar de on-site service van de klant sturen met behulp van de ERP-software. Als een stabiele internetverbinding gegarandeerd is, zijn deze gegevens realtime beschikbaar voor het kantoorpersoneel. Dit betekent dat de backoffice direct kan beginnen met verwerken en niet hoeft te wachten tot de vertegenwoordiger terug is van zijn klantafspraak.Op deze manier kan ERP-software uit de cloud een belangrijke bijdrage leveren aan het verhogen van de efficiëntie van complete workflows.

5. De lage kosten

Zoals altijd komt het beste tot een einde: de kosten. ERP-software uit de cloud is op veel manieren een goedkoop alternatief voor andere gebruiks- en licentiemodellen.

Lage acquisitiekosten

Bij lokale oplossingen bijvoorbeeld dalen de hoge initiële kosten meestal a. Dit komt omdat zowel hardware als software eerst moet worden aangeschaft. Voor veel bedrijven is dit simpelweg een verlaging van hun liquiditeit die moeilijk of onmogelijk te verdragen is.
Met cloudgebaseerde software hoeven bedrijven zich geen zorgen te maken over dure aankopen. Het is voldoende om u te abonneren op een geschikte cloudprovider en de software is beschikbaar voor het bedrijf. Voor het gebruik van de ERP-software worden dan regelmatig kleine bedragen gemaakt. Maandelijkse facturering is gebruikelijk voor cloudgebaseerde ERP-systemen.

Extra planningsbeveiliging

Dit geeft bedrijven ook een aanzienlijk grotere planningszekerheid. Controlling heeft ruim van tevoren een nauwkeurig overzicht van de kosten voor de ERP-software. Dit is niet het geval bij lokale ERP-software. Het systeem is eigendom van het bedrijf, daarom zijn er geen extra kosten voor maandelijks gebruik.
Maar het bedrijf draagt ook de volledige verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de ERP-software. Dit betekent dat er altijd financiële middelen beschikbaar moeten zijn voor eventuele noodzakelijke onderhoudsmaatregelen. Bij lokale oplossingen dient bij een incident altijd een passende financiële buffer te worden gepland.

Door de lage acquisitiekosten en planningsbeveiliging is de cloud een geschikt alternatief voor andere gebruiks- en licentiemodellen, vooral voor kleinere bedrijven of bedrijven met beperkte liquiditeit.

Conclusie: 5 goede redenen voor de cloud

Er kan worden gezegd dat het gebruik van cloudgebaseerde ERP-software verschillende voordelen heeft. Er zijn 5 belangrijke argumenten om ERP-software uit de cloud te gebruiken ...
... in gegevensbescherming
... met weinig moeite
... in schaalbaarheid
... in hun mobiele beschikbaarheid
... in hun lage kosten

Uiteindelijk moet echter worden opgemerkt dat elk gebruiks- en licentiemodel zowel voor- als nadelen heeft. Welk model het meest geschikt is, hangt dus af van de individuele eisen van het betreffende bedrijf.

Voordat er een geschikte ERP-software wordt gekozen, moeten daarom eerst concrete doelen worden gedefinieerd, die met de introductie moeten worden bereikt. Bedrijven kunnen deze doelen vervolgens gebruiken om geschikte ERP-software te vinden en een systeem te selecteren dat is afgestemd op hun vereisten.