zakelijke dienstverlening
documentbeheer

5 tips voor documentbeheer in zakelijke dienstverlening

We laten u 5 tips zien hoe u de stroom aan documenten onder controle kunt krijgen met het ERP-systeem.

Bijna elk bedrijf ontvangt dagelijks honderden documenten. Velen daarvan zijn nu digitaal, anderen zijn nog in analoge vorm. Sommige zijn belangrijker dan andere, sommige zijn gericht op specifieke mensen, terwijl andere aan meerdere personen zijn gericht.

Wettelijk veilig werken met het DMS

Wettelijke vereisten voor audits en de bescherming van persoonsgegevens maken het steeds moeilijker om analoog documentbeheer te rechtvaardigen. Fysieke archieven voor alle bedrijfsgerelateerde documenten behoren duidelijk tot het verleden. De toekomst ligt bij digitale oplossingen.

Wat is een DMS? - een definitie

Een documentbeheersysteem (DMS) heeft als taak het op een wettelijk veilige manier organiseren, beheren en opslaan van alle documenten die in het bedrijf circuleren. Het is belangrijk om alle documenten met betrekking tot hun consistentie te bewaren en ze indien nodig beschikbaar te kunnen stellen.

Aangezien de meeste documenten tegenwoordig in digitale vorm worden gemaakt, verzonden of ontvangen, is digitaal documentbeheer essentieel geworden. In de afgelopen jaren zijn er verschillende systemen op de markt gekomen die nu veel meer kunnen dan alleen opslaan en documenten beschikbaar maken.

DMS en ERP - een verbinding die succes belooft

Bedrijven die net beginnen met het digitaliseren van hun eigen bedrijfsactiviteiten, nemen vaak eerst hun toevlucht tot een op zichzelf staande DMS oplossing. Veel ERP-systemen hebben echter geïntegreerde DMS-modules, die hetzelfde en meer kunnen dekken als de stand-alone oplossingen.

Veel voordelen door integratie

De aansluiting op het ERP-systeem biedt echter nog veel meer voordelen waar bedrijven niet zonder zouden kunnen. Hieronder willen we enkele functies van een DMS nader bekijken en ook de specifieke voordelen van de respectieve functie voor zakelijke diensten belichten.

Tip 1: Gebruik de DMS voor revisiebestendige opslag

Veel bedrijven, of ze nu klein of groot zijn, hebben vaak juridische problemen. Deze zijn recentelijk bijvoorbeeld zichtbaar geworden in overeenstemming met de AVG. Veel grote bedrijven hadden moeite om aan alle eisen te voldoen en ontvingen boetes. Deze schendingen waren vaak het gevolg van een gebrek aan onderhoud van stamgegevens.

DMS voldoet aan AVG

Met een DMS kunnen belangrijke documenten niet alleen op een revisiebestendige manier worden ingediend, het systeem kan u ook herinneren aan verwijderingsperiodes en documenten beschermen die dienovereenkomstig aan bewaarvereisten zijn onderworpen. Maar dat niet alleen: in de loop van de AVG werd de verwerking van persoonsgegevens weer aangescherpt. Ook hiervoor bieden DMS-oplossingen talrijke functies die de veilige omgang met dergelijke gegevens ondersteunen.

Bescherm documenten tegen verlies

Uiteindelijk kunnen gegevens en documenten worden beschermd met een DMS. Dit geldt evenzeer voor vorderingen van externe instanties voor hun eigen vorderingen. Omdat het bedrijf er zelf belang bij heeft alle gegevens op een adequate manier te beschermen tegen verlies of vervalsing. Hiervoor zijn er verschillende inkooprechten binnen een DMS. Omdat niet elke medewerker toegang zou moeten hebben tot alle bestanden.

Roltoewijzing om documenten te beschermen

Met verschillende rollen kunnen bepaalde documenten gemakkelijk worden beschermd en bedrijven kunnen ervoor zorgen dat alleen degenen met de juiste autorisatie documenten kunnen bewerken.

Tip 2: Verbeter de samenwerking met een DMS

Door de centrale opslag van alle data op een gemeenschappelijke locatie worden datasilo's opgebroken en wordt informatie sneller verspreid. Dit betekent dat de afdelingsoverstijgende samenwerking binnen het bedrijf serieus kan worden genomen. Niet alleen is gedeelde toegang tot documenten mogelijk, maar er kunnen ook specifieke workflows worden gedefinieerd in de DMS, die zorgen voor snellere en slankere processen in het hele bedrijf.

Wijs eenvoudig werkorders toe

Het zijn precies die workflows die op veel verschillende locaties met een DMS worden gecreëerd en die het bedrijf in het algemeen efficiënter maken. Als bijvoorbeeld een e-mail in de algemene mailbox wordt ontvangen, kan de inhoud automatisch worden gecontroleerd en naar de juiste persoon worden doorgestuurd. Als hier een order in behandeling is, kan ook een bijbehorende workflow worden opgezet, waardoor alle betrokkenen direct de status van de betreffende order kunnen bekijken.

Tip 3: Verbeter uw sollicitantenbeheer met het DMS

Tegenwoordig is het essentieel om snel te reageren op sollicitaties. Bedrijven die te lang in de sollicitatieprocedure zitten, missen de kans om de beste kandidaten in te huren. Aanvragers verwachten meer van een bedrijf dan alleen een goed salaris. Ze houden zich vaak bezig met een moderne werkplek met moderne bedrijfsstructuren. Deze zijn vaak te zien in het aanvraagproces.

Automatiseer het aanvraagproces

Het hele proces van aanwerving wordt gekenmerkt door vele automatiseringen van de kant van het DMS. Een medewerker heeft toegang tot templates die om vereisten vragen zodra de behoefte wordt gemeld. De vereiste wordt vervolgens doorgestuurd naar de relevante beslisser en indien nodig vrijgegeven. Vervolgens wordt op basis van het behoefteprofiel automatisch een bijbehorende vacature gemaakt en gepubliceerd.

Kalenderintegratie zorgt voor snelle afspraakbepaling

Als er nu aanvragen binnenkomen, worden ze ook automatisch doorgestuurd naar de beslissers. Dan heeft iedereen de mogelijkheid om de aanvragen te evalueren. Als dit is gebeurd en een aanvrager als goed wordt beschouwd, kan het systeem automatisch de agenda's van de beslissers vergelijken en zoeken naar een vrije datum en vervolgens de aanvrager uitnodigen.

Creëer snel arbeidsovereenkomsten

Als dit uiteindelijk is vastgelegd, kan automatisch een bijbehorende arbeidsovereenkomst worden aangemaakt en kan een personeelsdossier worden aangemaakt. Een DMS kan ook iets doen met de andere aanvraagdocumenten. Er kan een overeenkomstige aanvragerspool worden gemaakt, die vervolgens in toekomstige instellingen kan worden gebruikt.

Een ondersteunt DMS ook automatische verwijdering en beschermt het de bescherming van persoonsgegevens.

Tip 4: verkort de zoekopdracht met een DMS

Elke dag besteden uw medewerkers een niet te onderschatten tijd aan het zoeken naar bepaalde documenten. Met betrekking tot het gehele personeelsbestand is dit een niet te onderschatten factor. Met een DMS kun je dit effectief tegengaan. Als een document het systeem binnenkomt, wordt het voorzien van metagegevens op basis van de inhoud en ingevoerd in een geschikte mapstructuur.

Zoekvenster voor zoeken in volledige tekst

Als u op zoek gaat naar een specifiek document, kunt u dit gemakkelijk vinden met speciale zoekvensters. U kunt zoeken op titels, metadata of een deel van de tekst. Op deze manier zijn alle documenten snel en gemakkelijk terug te vinden.

Tip 5: Verlaag de kosten met het DMS

Ten slotte gaan we in op de kostenbesparingen die een DMS-oplossing kan opleveren. We hebben de tijdsbesparende factor al voldoende aangepakt. Aangezien tijd geld is in zakelijke dienstverlening, levert dit alleen al enorme kostenbesparingen op.

Drukkosten aanzienlijk verlagen

Maar de besparingsmogelijkheden gaan veel verder. Het potentieel is enorm, vooral met betrekking tot papier- en drukkosten. In kantoren die analoog blijven werken, zijn de kosten van papier en printerinkt een enorm item, om nog maar te zwijgen van de hardware.

Extra kantoormateriaal zoals bestanden, mappen, etc. worden ook bewaard. Een ander groot item komt voort uit de verouderde fysieke archieven. Een DMS bewaart alle belangrijke documenten op een auditbestendige manier, inclusief documenten die onderworpen zijn aan een wettelijke bewaartermijn.

Conclusie: de eerste stap naar digitalisering

Met een elektronisch documentbeheersysteem zetten zakelijke diensten doorgaans de eerste stap naar digitalisering. De verschillende functies die dergelijke oplossingen met zich meebrengen, zijn ook erg verleidelijk en veelbelovend. Een DMS vormt uiteindelijk de basis voor een kantoor van de toekomst.

Niet alleen dat processen enorm kunnen worden ingekort en geautomatiseerd, maar ook het enorme besparingspotentieel van deze oplossingen maakt ze zo aantrekkelijk. Bedrijven die nog steeds zonder DMS werken, moeten zich daarom met hen bezighouden, al was het maar om de administratieve taken in de toekomst juridisch veilig te kunnen uitvoeren.

zakelijke dienstverlening

5 tips voor beter kennisbeheer met ERP

Zakelijke dienstverleners brengen hun expertise vaak op de markt. Kennismanagement is daarom meer dan alleen een intern kennisarchief.

Lees verder
zakelijke dienstverlening

Gerichte rapportage met het ERP-systeem

Met het ERP-systeem als krachtige analyse-tool optimaliseert u de rapportage over de zakelijke dienstverlening. Hier is hoe.

Lees verder