zakelijke dienstverlening
documentbeheer

5 tips voor documentbeheer in zakelijke dienstverlening

We laten u 5 tips zien hoe u de stroom aan documenten onder controle kunt krijgen met het ERP-systeem.

Bijna elk bedrijf ontvangt dagelijks honderden documenten. Velen daarvan zijn nu digitaal, anderen zijn nog in analoge vorm. Sommige zijn belangrijker dan andere, sommige zijn gericht op specifieke mensen, terwijl andere aan meerdere personen zijn gericht.

Wettelijk veilig werken met het DMS

Wettelijke vereisten voor audits en de bescherming van persoonsgegevens maken het steeds moeilijker om analoog documentbeheer te rechtvaardigen. Fysieke archieven voor alle bedrijfsgerelateerde documenten behoren duidelijk tot het verleden. De toekomst ligt bij digitale oplossingen.

Wat is een DMS? - een definitie

Een documentbeheersysteem (DMS) heeft als taak het op een wettelijk veilige manier organiseren, beheren en opslaan van alle documenten die in het bedrijf circuleren. Het is belangrijk om alle documenten met betrekking tot hun consistentie te bewaren en ze indien nodig beschikbaar te kunnen stellen.

Aangezien de meeste documenten tegenwoordig in digitale vorm worden gemaakt, verzonden of ontvangen, is digitaal documentbeheer essentieel geworden. In de afgelopen jaren zijn er verschillende systemen op de markt gekomen die nu veel meer kunnen dan alleen opslaan en documenten beschikbaar maken.

DMS en ERP - een verbinding die succes belooft

Bedrijven die net beginnen met het digitaliseren van hun eigen bedrijfsactiviteiten, nemen vaak eerst hun toevlucht tot een op zichzelf staande DMS oplossing. Veel ERP-systemen hebben echter geïntegreerde DMS-modules, die hetzelfde en meer kunnen dekken als de stand-alone oplossingen.

Veel voordelen door integratie

De aansluiting op het ERP-systeem biedt echter nog veel meer voordelen waar bedrijven niet zonder zouden kunnen. Hieronder willen we enkele functies van een DMS nader bekijken en ook de specifieke voordelen van de respectieve functie voor zakelijke diensten belichten.

Tip 1: Gebruik de DMS voor revisiebestendige opslag

Veel bedrijven, of ze nu klein of groot zijn, hebben vaak juridische problemen. Deze zijn recentelijk bijvoorbeeld zichtbaar geworden in overeenstemming met de AVG. Veel grote bedrijven hadden moeite om aan alle eisen te voldoen en ontvingen boetes. Deze schendingen waren vaak het gevolg van een gebrek aan onderhoud van stamgegevens.

DMS voldoet aan AVG

Met een DMS kunnen belangrijke documenten niet alleen op een revisiebestendige manier worden ingediend, het systeem kan u ook herinneren aan verwijderingsperiodes en documenten beschermen die dienovereenkomstig aan bewaarvereisten zijn onderworpen. Maar dat niet alleen: in de loop van de AVG werd de verwerking van persoonsgegevens weer aangescherpt. Ook hiervoor bieden DMS-oplossingen talrijke functies die de veilige omgang met dergelijke gegevens ondersteunen.

Bescherm documenten tegen verlies

Uiteindelijk kunnen gegevens en documenten worden beschermd met een DMS. Dit geldt evenzeer voor vorderingen van externe instanties voor hun eigen vorderingen. Omdat het bedrijf er zelf belang bij heeft alle gegevens op een adequate manier te beschermen tegen verlies of vervalsing. Hiervoor zijn er verschillende inkooprechten binnen een DMS. Omdat niet elke medewerker toegang zou moeten hebben tot alle bestanden.

Roltoewijzing om documenten te beschermen

Met verschillende rollen kunnen bepaalde documenten gemakkelijk worden beschermd en bedrijven kunnen ervoor zorgen dat alleen degenen met de juiste autorisatie documenten kunnen bewerken.

Tip 2: Verbeter de samenwerking met een DMS

Door de centrale opslag van alle data op een gemeenschappelijke locatie worden datasilo's opgebroken en wordt informatie sneller verspreid. Dit betekent dat de afdelingsoverstijgende samenwerking binnen het bedrijf serieus kan worden genomen. Niet alleen is gedeelde toegang tot documenten mogelijk, maar er kunnen ook specifieke workflows worden gedefinieerd in de DMS, die zorgen voor snellere en slankere processen in het hele bedrijf.

Wijs eenvoudig werkorders toe

Het zijn precies die workflows die op veel verschillende locaties met een DMS worden gecreëerd en die het bedrijf in het algemeen efficiënter maken. Als bijvoorbeeld een e-mail in de algemene mailbox wordt ontvangen, kan de inhoud automatisch worden gecontroleerd en naar de juiste persoon worden doorgestuurd. Als hier een order in behandeling is, kan ook een bijbehorende workflow worden opgezet, waardoor alle betrokkenen direct de status van de betreffende order kunnen bekijken.

Tip 3: Verbeter uw sollicitantenbeheer met het DMS

Tegenwoordig is het essentieel om snel te reageren op sollicitaties. Bedrijven die te lang in de sollicitatieprocedure zitten, missen de kans om de beste kandidaten in te huren. Aanvragers verwachten meer van een bedrijf dan alleen een goed salaris. Ze houden zich vaak bezig met een moderne werkplek met moderne bedrijfsstructuren. Deze zijn vaak te zien in het aanvraagproces.

Automatiseer het aanvraagproces

Het hele proces van aanwerving wordt gekenmerkt door vele automatiseringen van de kant van het DMS. Een medewerker heeft toegang tot templates die om vereisten vragen zodra de behoefte wordt gemeld. De vereiste wordt vervolgens doorgestuurd naar de relevante beslisser en indien nodig vrijgegeven. Vervolgens wordt op basis van het behoefteprofiel automatisch een bijbehorende vacature gemaakt en gepubliceerd.

Kalenderintegratie zorgt voor snelle afspraakbepaling

Als er nu aanvragen binnenkomen, worden ze ook automatisch doorgestuurd naar de beslissers. Dan heeft iedereen de mogelijkheid om de aanvragen te evalueren. Als dit is gebeurd en een aanvrager als goed wordt beschouwd, kan het systeem automatisch de agenda's van de beslissers vergelijken en zoeken naar een vrije datum en vervolgens de aanvrager uitnodigen.

Creëer snel arbeidsovereenkomsten

Als dit uiteindelijk is vastgelegd, kan automatisch een bijbehorende arbeidsovereenkomst worden aangemaakt en kan een personeelsdossier worden aangemaakt. Een DMS kan ook iets doen met de andere aanvraagdocumenten. Er kan een overeenkomstige aanvragerspool worden gemaakt, die vervolgens in toekomstige instellingen kan worden gebruikt.

Een ondersteunt DMS ook automatische verwijdering en beschermt het de bescherming van persoonsgegevens.

Tip 4: verkort de zoekopdracht met een DMS

Elke dag besteden uw medewerkers een niet te onderschatten tijd aan het zoeken naar bepaalde documenten. Met betrekking tot het gehele personeelsbestand is dit een niet te onderschatten factor. Met een DMS kun je dit effectief tegengaan. Als een document het systeem binnenkomt, wordt het voorzien van metagegevens op basis van de inhoud en ingevoerd in een geschikte mapstructuur.

Zoekvenster voor zoeken in volledige tekst

Als u op zoek gaat naar een specifiek document, kunt u dit gemakkelijk vinden met speciale zoekvensters. U kunt zoeken op titels, metadata of een deel van de tekst. Op deze manier zijn alle documenten snel en gemakkelijk terug te vinden.

Tip 5: Verlaag de kosten met het DMS

Ten slotte gaan we in op de kostenbesparingen die een DMS-oplossing kan opleveren. We hebben de tijdsbesparende factor al voldoende aangepakt. Aangezien tijd geld is in zakelijke dienstverlening, levert dit alleen al enorme kostenbesparingen op.

Drukkosten aanzienlijk verlagen

Maar de besparingsmogelijkheden gaan veel verder. Het potentieel is enorm, vooral met betrekking tot papier- en drukkosten. In kantoren die analoog blijven werken, zijn de kosten van papier en printerinkt een enorm item, om nog maar te zwijgen van de hardware.

Extra kantoormateriaal zoals bestanden, mappen, etc. worden ook bewaard. Een ander groot item komt voort uit de verouderde fysieke archieven. Een DMS bewaart alle belangrijke documenten op een auditbestendige manier, inclusief documenten die onderworpen zijn aan een wettelijke bewaartermijn.

Conclusie: de eerste stap naar digitalisering

Met een elektronisch documentbeheersysteem zetten zakelijke diensten doorgaans de eerste stap naar digitalisering. De verschillende functies die dergelijke oplossingen met zich meebrengen, zijn ook erg verleidelijk en veelbelovend. Een DMS vormt uiteindelijk de basis voor een kantoor van de toekomst.

Niet alleen dat processen enorm kunnen worden ingekort en geautomatiseerd, maar ook het enorme besparingspotentieel van deze oplossingen maakt ze zo aantrekkelijk. Bedrijven die nog steeds zonder DMS werken, moeten zich daarom met hen bezighouden, al was het maar om de administratieve taken in de toekomst juridisch veilig te kunnen uitvoeren.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

De verschillende vormen van Cloud

Publieke of private cloud voor de eigen ERP-software van het bedrijf? We presenteren enkele cloudmodellen en laten hun voor- en nadelen zien.

Lees verder

ERP-software uit de cloud: een overzicht

U kunt op dit moment cloudgebaseerde ERP-software verkrijgen bij deze softwareleveranciers.

Lees verder

5 voordelen van Cloud ERP software

De 5 voordelen van Cloud ERP software waardoor bedrijven massaal kiezen voor deze manier van installatie.

Lees verder