zakelijke dienstverlening
projectmanagement

De 5 stappen van projectmanagement in zakelijke dienstverlening

We laten u zien hoe ERP-systemen een revolutie teweegbrengen in projectmanagement in zakelijke dienstverlening. Profiteer nu van de verschillende voordelen.

Het is moeilijk om bedrijven in de zakelijke dienstverlening op één hoop te gooien. Deze term wordt gebruikt om zowel advocaten, managementconsulenten, belastingadviseurs en auditors samen te vatten. Hoewel de respectieve gebieden in hun werk kunnen verschillen, hebben ze allemaal één ding gemeen. Het basisidee achter al deze zakelijke diensten is dat tijd geld is.

Houd overzicht

Geld wordt bijna uitsluitend verdiend via declarabele uren voor diensten bij andere bedrijven. Het is daarom erg belangrijk om zo efficiënt mogelijk te werken. Nieuwe projecten worden elke dag ontvangen en moeten strategisch worden gepland, zodat de winstmarge zo hoog mogelijk is. Projectbeheer is daarom een ​​van de belangrijkste begeleidende taken voor zakelijke dienstverleners.

Bedrijven steeds complexer

Hoe kan projectbeheer vandaag efficiënt worden gepland, ontworpen en gecontroleerd? Veel bedrijven en hun bedrijfsprocessen zijn te complex geworden. Sommige projecten lopen parallel en moeten daarom zorgvuldig worden gepland met betrekking tot de inzet van het personeel.

ERP-systemen helpen bij het organiseren

Voor dit doel worden ERP-systemen gebruikt. Deze helpen niet alleen om projecten efficiënter te plannen, maar ook om alle andere bedrijfsprocessen in het bedrijf in kaart te brengen. In principe kunnen alle processen, van de HR-afdeling tot de boekhouding, worden georganiseerd met een ERP-systeem. Laten we eerst eens kijken naar de algemene werking van dergelijke systemen.

Inhoud

Wat is een ERP-systeem? - Een definitie

ERP-systemen in zakelijke dienstverlening

Wat is projectmanagement? - Een definitie

Functies voor projectbeheer in ERP

Conclusie - strategisch projecten beheren

Wat is een ERP-systeem? - Een definitie

De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning en beschrijft de ondernemerstaak om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Het is belangrijk om alle bedrijfsprocessen te organiseren, plannen, bewaken en controleren. De benodigde middelen voor de respectieve processen moeten beschikbaar worden gesteld. Omdat bedrijven steeds complexer worden en niet alle bedrijfsprocessen vanuit één plek kunnen worden gecoördineerd, vertrouwen bedrijven steeds meer op ERP-systemen.

Gedeelde toegang zorgt voor transparantie

ERP-systemen zijn software-oplossingen die kunnen worden gebruikt om al die processen in kaart te brengen. Voor dit doel worden alle bedrijfsgegevens samengebracht in een centrale database. Vanaf nu hebben alle actoren toegang tot deze database, die op zichzelf voor meer transparantie en snellere processen zorgt. Maar alles centraliseren betekent dat er veel meer mogelijk is.

Plan bronnen beter

Veel processen kunnen worden geautomatiseerd en afdelingsgrenzen vervagen. Veel analyse- en evaluatieopties zorgen er ook voor dat zwakke punten en verspilde middelen direct kunnen worden geïdentificeerd en geëlimineerd. ERP-systemen zijn niet alleen controlesystemen, ze maken een bedrijf ook aanzienlijk efficiënter.

Een ERP-systeem heeft traditioneel verschillende standaardmodules die de verschillende bedrijfsgebieden bestrijken. Achter al deze modules zitten verschillende functies die het betreffende bedrijfsgebied bestrijken. Maar ze voeren niet alleen taken uit in het betreffende gebied, ze creëren ook logische verbindingen binnen het hele bedrijf. Dit kan duidelijk worden geïllustreerd met een voorbeeld uit de praktijk.

Beter voor klanten zorgen

Ervan uitgaande dat klanten zich bij het bedrijf aanmelden met een nieuwe bestelling. Wanneer de klant belt, kan de servicemedewerker zijn klantendossier oproepen en zien hoe de vorige contacthistorie was. Zijn er bijvoorbeeld nog openstaande projecten, facturen of klachten etc. Dit geeft de servicemedewerker de mogelijkheid om de klant direct en veel beter te adviseren.

Automatiseer processen op veel plaatsen

De servicemedewerker kan ook direct zien of het bedrijf de nodige capaciteit heeft om aan het project van de klant te voldoen. Op deze manier kan een specifiek verzoek direct worden vergeleken met alle middelen die in het bedrijf nodig zijn. Een behoefte kan direct worden geregistreerd voor de ontbrekende middelen. Dit betekent dat bestellingen automatisch door het systeem kunnen worden geplaatst en personeel kan worden ingepland.

ERP-systemen in zakelijke dienstverlening

ERP-systemen kunnen een beslissende bijdrage leveren aan het efficiënte ontwerp van processen, met name in bedrijven op het gebied van zakelijke dienstverlening. Projecten moeten constant worden gepland en uitgevoerd, waardoor projectplanning een bijzonder belangrijke module voor zakelijke dienstverlening is. Dit is precies wat we hieronder nader willen bekijken.

We willen de belangrijkste functies bekijken en het concrete gebruik ervan voor de projectplanning van een bedrijf benadrukken. Allereerst moeten we echter in principe de vraag onderzoeken wat projectbeheer in de kern is en welke taken op dit gebied moeten worden uitgevoerd.

Wat is projectmanagement? - Een definitie

Projectmanagement staat bij veel bedrijven centraal. In wezen heeft projectmanagement de taak om projecten voor elkaar te krijgen.

In tegenstelling tot procesbeheer gaat projectbeheer over processen die niet zijn vastgesteld of gestandaardiseerd. Tegelijkertijd is het echter belangrijk om projecten zo efficiënt mogelijk te maken om de hoogst mogelijke winst uit de projecten te behalen.

Er zijn tal van functies in de projectbeheermodule om projecten te initiëren, controleren, bewaken en factureren. Laten we een paar van deze functies nader bekijken.

Functies voor projectbeheer in ERP

Naast vele standaardmodules heeft het ERP-systeem ook een aantal speciale modules, zoals die voor projectbeheer. Dit wordt gebruikt om projecten van begin tot eind in kaart te brengen en te ondersteunen. Tijdens een project moeten alle betrokken partijen altijd op de hoogte zijn van de voortgang van alle stappen. Om een ​​echte informatiestroom te kunnen garanderen, is gemeenschappelijke toegang tot alle gegevens in het respectieve project vereist.

Multi-project management in ERP

Vaak lopen meerdere projecten parallel in een bedrijf, waarvoor een speciale planning vereist is. Met een ERP-systeem is het mogelijk om deze projecten op een dashboard weer te geven. Dit maakt voor iedereen duidelijk wat de status van een project is, welke middelen momenteel in welk project worden gebruikt en welke taken nog in behandeling zijn.

Vooral knelpunten en aankomende botsingen worden snel geïdentificeerd en kunnen tijdig worden voorkomen. Dit garandeert transparante bedrijfsprocessen in elke projectfase. Alle informatie kan in slechts een paar klikken worden bekeken via tijdbudgetten, taakbeheer of feedbackfuncties.

Project management

Het projectbeheer vormt het centrale punt voor het plannen en beheersen van alle processen van een respectief project. Alle inspanningen en middelen in het projectbeheer kunnen al in de voorbereiding van het aanbod worden gepland. Met een verbinding met de CRM-module kan zelfs informatie over concurrerende concurrenten in de planning worden opgenomen.

Uiteindelijk kan de hele loop van het project in kaart worden gebracht met behulp van projectmanagement. Enerzijds wordt dit gebruikt om een ​​concreet aanbod te creëren en dit vervolgens over te dragen naar de orderverwerking wanneer het contract wordt gegund. De daadwerkelijke uitvoering van het project wordt vervolgens gevolgd en holistisch beheerd via deze module.

Projectkosten bijhouden

Alle operationele uitgaven voor een specifiek project kunnen op een gerichte manier worden gevolgd. Of het nu gekochte materialen, werkprocessen of externe services zijn, alles wordt rechtstreeks toegewezen aan het respectieve project. Op deze manier kunnen de kosten in real-time worden gevolgd en is het meteen duidelijk wanneer budgetlimieten worden bereikt.

Bovendien kan dit overzicht van alle door het project veroorzaakte kosten worden gebruikt voor een latere analyse van het succes van het project. Op deze manier kunnen sjablonen voor latere projecten met dezelfde kenmerken worden opgeslagen, waardoor het eenvoudiger wordt om nieuwe projecten te plannen.

De documentatie van alle directe kosten dient ook voor latere facturering. Voor dit doel worden alle artikelen automatisch overgebracht naar een overeenkomstige factuur en naar de klant verzonden. Met een geïntegreerde tijdregistratie is meteen duidelijk welke werknemer hoeveel uren aan een bepaald project heeft gewerkt. Deze kunnen vervolgens eenvoudig worden berekend op basis van het uurtarief

Conclusie - strategisch projecten beheren

Met een ERP-systeem voor zakelijke dienstverlening kunnen projecten snel en eenvoudig worden gepland. De ruwe planning kan vervolgens direct en gemakkelijk worden overgedragen naar projectverwerking. Door gezamenlijk toegang te krijgen tot alle relevante gegevens in het project, is het mogelijk om transparanter, efficiënter en sneller te werken.

En zakelijke services zijn afhankelijk van deze snelheid. Nergens anders is het motto "tijd is geld" meer geldig dan hier. Bedrijven die het nog steeds doen zonder een ERP-systeem en vooral een projectmanagementtool, moeten hier zeker mee omgaan. Omdat om zich op lange termijn tegen de concurrentie te kunnen handhaven, elke stelschroef belangrijk is.

zakelijke dienstverlening

5 tips voor beter kennisbeheer met ERP

Zakelijke dienstverleners brengen hun expertise vaak op de markt. Kennismanagement is daarom meer dan alleen een intern kennisarchief.

Lees verder
zakelijke dienstverlening

Gerichte rapportage met het ERP-systeem

Met het ERP-systeem als krachtige analyse-tool optimaliseert u de rapportage over de zakelijke dienstverlening. Hier is hoe.

Lees verder