De cloud is de laatste jaren steeds populairder geworden. Toch zijn er nog steeds zowel bedrijven als particulieren die de stap naar de cloud niet durven te zetten. De cloud kan om verschillende redenen worden afgewezen.

Vaak heeft het echter tot op zekere hoogte ook te maken met bedenkingen die in de hoofden van mensen blijven hangen en soms extra worden aangewakkerd door de media en schandalen zoals datalekken of aanvallen.

Daarom willen we 3 bekende bedenkingen en vooroordelen tegen ERP-software uit de cloud nader bekijken en laten zien in hoeverre de zorgen daadwerkelijk terecht zijn. Allereerst moet echter worden gedefinieerd wat de specifieke ERP-software is.

Inhoudsopgave

• ERP: een definitie
• Voordelen van ERP-software
• ERP-software: verschillende licentiemodellen
• 3 vooroordelen over ERP-software in de Cloud
• 1 - Gegevensbescherming
• 2 - verslaving en gebrek aan controle
• 3 - heb een constante internetverbinding nodig
• Conclusie: ERP-software uit de cloud is geschikt voor deze bedrijven

ERP: een definitie

De afkorting "ERP" staat voor Enterprise Resource Planning of business resource planning. Dit is een centrale bedrijfstaak waarmee alle soorten bedrijven te maken hebben. In de kern gaat het over alle bedrijfsrelevante bronnen, zoals

Fondsen
Middelen
personeel
(Werktijd
energie
grondstoffen

Om op het juiste moment op de juiste plek in het bedrijf te worden geleverd in de vereiste kwaliteit en kwantiteit en met de juiste middelen.
Afhankelijk van het type bedrijf kan dit een groot aantal processen vereisen, waarvan sommige complex zijn, op elkaar voortbouwen of anderszins in een netwerk zijn opgenomen.

Voordelen van ERP-software

Dit is waar ERP-software in het spel komt. Het stelt bedrijven in staat al deze processen digitaal in kaart te brengen. U kunt dan ook gebruik maken van de ERP-software
Beheerd
Gecontroleerd
Slank
Geoptimaliseerd
Geautomatiseerd
Worden.

Hoe bedrijven profiteren van ERP-software

Door processen efficiënter in te richten, worden waardevolle middelen bespaard, die vervolgens elders kunnen worden ingezet. Op deze manier kunnen bedrijven op lange termijn een aanzienlijk concurrentievoordeel creëren door gebruik te maken van geschikte ERP-software.

De juiste ERP-software kiezen

Om de overeenkomstige voordelen te realiseren, moet de ERP-software echter ook zijn ontworpen voor de behoeften van het betreffende bedrijf. Een essentieel criterium hierbij is de keuze van het juiste gebruiks- en licentiemodel.

ERP-software: verschillende licentiemodellen

Op deze manier wordt de ERP-software aan het bedrijf ter beschikking gesteld. Het gebruiks- en licentiemodel bepaalt wie eigenaar is van de software en wie daarmee de controle over en verantwoordelijkheid heeft voor het hele systeem.
In principe is hier tussen
1 - Lokale of lokale ERP-software
2 - Gehoste ERP-software
3 - Hybride ERP-software
4 - cloudgebaseerde ERP-software
Onderscheiden.

1 - Lokale ERP-software

Lokale ERP-software wordt ook wel on-premise DMS-software genoemd. Zoals de naam al doet vermoeden, wordt het lokaal op de eigen servers van het bedrijf geïmplementeerd en van daaruit beheerd.
Licentiekosten worden eenmaal gemaakt in het kader van de overname. Het bedrijf is dan in het bezit van de ERP-software en kan deze vrij gebruiken. Zowel hardware als software zijn dus eigendom van het bedrijf.

2 - gehoste ERP-software

Gehoste ERP-software werkt in principe als lokale ERP-software, alleen worden de servers beheerd door een externe partij. Dit staat bekend als serverhosting.
Het bedrijf is dus alleen eigenaar van de software. Onderhoud en service van de servers wordt verzorgd door de externe serviceprovider.

3 - Hybride ERP-software

Hybride ERP-software is een hybride van lokale en cloudgebaseerde ERP-software. De basis is een lokale infrastructuur, maar deze wordt in individuele bedrijfsonderdelen of afdelingen uitgebreid met cloudelementen. Hierdoor ontstaat een hybride versie van lokale en cloudgebaseerde gebieden.
Hybride ERP-softwaresystemen zijn geschikt voor bedrijven waar slechts enkele bedrijfsonderdelen profiteren van het gebruik van cloudgebaseerde software, terwijl andere afdelingen meer profiteren van lokale ERP-software.

4 - ERP-software uit de cloud

Cloudgebaseerde ERP-software staat volledig haaks op lokale systemen. Noch hardware noch software zijn eigendom van het bedrijf dat de ERP-software gebruikt. In plaats daarvan worden ze door de cloudoperator aan hen ter beschikking gesteld tegen betaling van een meestal maandelijks bedrag.
Zo heeft de cloudprovider ook de volledige verantwoordelijkheid en volledige controle over de ERP-software.

3 vooroordelen over ERP-software in de cloud

Dit feit leidt meestal tot enkele bedenkingen, onzekerheden en zorgen over het gebruik van cloudgebaseerde ERP-software. In deze gevallen zijn bedrijven meestal terughoudend om cloudgebaseerde oplossingen aan te schaffen en vertrouwen ze in plaats daarvan op conventionele, lokale ERP-software.
In principe spreekt niets het gebruik van on-premise ERP-software tegen. Bedrijven moeten er echter rekening mee houden dat in sommige gevallen cloudgebaseerde ERP-software wellicht geschikter is.

1. Gegevensbescherming

Misschien wel het meest voorkomende argument tegen de cloud zijn privacyproblemen. Uiteindelijk zijn de hardware en software eigendom van de cloudoperator. Het is naar eigen goeddunken om passende gegevensbeschermingsmaatregelen te nemen om de beheerde gegevens te beschermen. Om de zaken nog erger te maken, zijn cloudoperators meestal niet gevestigd in de Europese Unie. Veel cloudoperators hebben bijvoorbeeld hun hoofdkantoor in de Verenigde Staten, waar de zogenaamde Patriot Act hen onder bepaalde omstandigheden verplicht om de gegevens door te geven.

Cloudoperators hebben de juiste middelen

Het argument van gegevensbescherming houdt echter slechts in beperkte mate stand. Omdat grote, bekende cloudoperators ook over de nodige middelen beschikken om de gegevens van hun klanten te beschermen tegen bijvoorbeeld toegang van derden. Kleine of middelgrote bedrijven die voor gegevensbeschermingskwesties afhankelijk zijn van lokale ERP-software, hebben meestal een minder uitgebreide pool van bronnen om hun gegevens te beschermen. Om deze reden is het niet mogelijk om te generaliseren of de gegevens in de cloud echt "veiliger" of "minder veilig" zijn.

2. Verslaving en gebrek aan controle

Een ander argument tegen het gebruik van ERP-software uit de cloud is de daarmee samenhangende afhankelijkheid van de betreffende cloudoperator en het daarmee samenhangende gebrek aan controle over het systeem.

De cloudoperator heeft controle over de timing en omvang van updates. Dienovereenkomstig wordt de software ook bijgewerkt als een oudere versie voldoende zou zijn geweest voor het betreffende bedrijf of als het tijdstip van de wijziging niet geschikt is.
Daarnaast stellen bedrijven door hun afhankelijkheid ook een overeenkomstig vertrouwen in cloudoperators dat contractuele voorwaarden niet in hun nadeel zullen worden aangepast.

Cloudgebaseerde ERP-software: de inspanning is laag

In tegenstelling tot gebruikers van lokale ERP-systemen profiteren cloudgebruikers echter ook van een doorslaggevend voordeel: ze vergen vrijwel geen extra inspanningen op het gebied van onderhoud en reparatie van de hardware en software. De cloud kan daarom een geschikt alternatief zijn, zeker voor bedrijven die niet over de juiste middelen en capaciteiten beschikken om deze maatregelen uit te voeren.

3. Een constante internetverbinding is nodig

Uiteindelijk wordt de behoefte aan een constante, stabiele internetverbinding vaak aangehaald als argument tegen de cloud. Dit is vooral belangrijk voor mobiele functies die cloudproviders meestal gebruiken voor advertenties. Om deze volledig bruikbaar te maken, is een stabiele internetverbinding vereist, zelfs wanneer u onderweg bent. Dit is echter op veel plaatsen in Duitsland nog niet het geval.

Cloudgebaseerde ERP-software met offline functies

ERP-providers zijn zich bewust van dit probleem en stellen daarom bepaalde functies meestal offline beschikbaar. Omdat het basismodel van de cloud echter gebaseerd is op het gebruik van internet, hebben de bijbehorende functies meestal maar een zeer beperkte reikwijdte, zodat normale werkprocessen meestal niet mogelijk zijn zonder een constante internetverbinding.

Conclusie: ERP-software uit de cloud is geschikt voor deze bedrijven

Het wordt duidelijk dat de cloud enkele nadelen heeft ten opzichte van lokale ERP-software. Andersom is de situatie echter niet anders. On-premise ERP-software heeft ook enkele nadelen ten opzichte van de cloud. Bovendien zijn bekende nadelen vaak niet gebaseerd op gegronde feiten, maar eerder op halve waarheden en voorbehouden die slechts een deel van het geheel belichten.
Uiteindelijk is het dus aan het individuele bedrijf om te beslissen of ERP-software uit de cloud bij hen past.