3 redenen om niet voor de Cloud te kiezen

Elk licentiemodel heeft zijn voor- en nadelen. Hier leest u wat er spreekt voor lokale ERP-software en tegen de cloud.

Lokaal, hybride of is het de cloud? Vroeg of laat zal deze vraag gesteld worden door elk bedrijf dat overweegt om ERP-software te introduceren. Maar hoe kunnen deze bedrijven zich oriënteren bij het nemen van beslissingen? Hieronder willen we in detail ingaan op de mogelijke nadelen van het gebruik van cloudgebaseerde ERP-software en laten zien wat tegen de cloud spreekt.

Elk model heeft voor- en nadelen

In het begin moet echter worden gezegd dat elk gebruiks- en licentiemodel zowel voor- als nadelen heeft. Om deze reden kan geen algemene uitspraak worden gedaan over welke uiteindelijk het meest geschikt is. De keuze voor het licentiemodel is een individuele beslissing die bedrijven altijd per geval en op basis van hun respectievelijke eisenprofiel moeten nemen.

Inhoudsopgave

Wat is ERP-software?
Licentiemodellen van ERP-software
Mogelijke nadelen van cloudgebaseerde ERP-software
1: Stabiele internetverbinding als basisvereiste
2: Hogere bedrijfskosten
3: Hoe zit het met gegevensbescherming?
Conclusie: De cloud is (nog) niet voor iedereen weggelegd

Wat is ERP-software?

De drie letters "ERP" zijn de afkorting voor "Enterprise Resource Planning". In het Duits wordt de term "business resource planning" als synoniem gebruikt. Achter deze woordencombinatie gaat een centrale ondernemerstaak schuil waarmee organisaties en bedrijven van allerlei aard te maken hebben.

Taak van de ERP

Het doel van het ERP is om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment op de juiste plaats, in de juiste kwaliteit en kwantiteit en met de juiste informatie te leveren. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de branche en interne structuren, is een groot aantal complexe bedrijfsprocessen die op elkaar voortbouwen nodig om deze taak continu te vervullen.

De rol van het ERP-systeem

Om deze reden vertrouwen veel bedrijven in ons digitale tijdperk op digitale ondersteuning in de vorm van ERP-software voor ERP. ERP-systemen kunnen alle eigen processen digitaal in kaart brengen. Hierdoor ontstaat een soort beeld van het hele bedrijf. De processen kunnen vervolgens worden uitgevoerd met behulp van de ERP-software. 

Door bestaande processen continu te verbeteren, kan het gebruik van adequate ERP-software bedrijven helpen een concurrentievoordeel te behalen. Maar om deze voordelen te realiseren, moet de ERP-software ook geschikt zijn voor gebruik in het betreffende bedrijf. ERP-systemen verschillen op basis van vier basiscriteria:

  • De schaalbaarheid
  • De branche of de sectororiëntatie
  • Het scala aan functies
  • De gebruikte technologieën

Deze hebben bijvoorbeeld betrekking op het besturingssysteem of de programmeertaal, maar ook op de architectuur of de IT-infrastructuur en de databases.

Licentiemodellen van ERP-software

De cloud of cloud computing is een IT-infrastructuur die doorgaans via internet beschikbaar wordt gesteld. Als het om bedrijfssoftware gaat, is Software as a Service (SaaS) het algemene servicemodel.

SaaS

Cloudoperators bieden gebruikstoegang tot softwareprogramma's zoals ERP-software onder de naam SaaS. Ze worden ook wel software on demand genoemd, omdat ze indien nodig flexibel kunnen worden geboekt en net zo flexibel weer kunnen worden opgezegd.

Lokale ERP-software

In tegenstelling tot cloudgebaseerde ERP-software wordt lokale ERP-software op de interne servers geïnstalleerd en van daaruit bediend. In dit geval is het bedrijf eigenaar van de hardware en software en draagt daarom de volledige verantwoordelijkheid ervoor.

Hybride oplossingen

Hybride ERP-oplossingen zijn een hybride van lokale en cloudgebaseerde applicaties. Uw infrastructuur bestaat dus uit zowel cloud- als on-premise componenten. De basis is een lokaal systeem waarop individuele cloudgebaseerde functies of modules zijn aangesloten.

Mogelijke nadelen van cloudgebaseerde ERP-software

Hieronder willen we de specifieke nadelen van SaaS-oplossingen nader bekijken. Omdat lokale ERP-software contrasteert met die uit de cloud, moeten de mogelijke nadelen van de cloud in termen van een directe vergelijking met lokale oplossingen worden begrepen.

1: Stabiele internetverbinding als basisvoorwaarde

Zoals eerder vermeld, worden cloudoplossingen, in tegenstelling tot lokale ERP-software, niet vanaf de eigen servers van het bedrijf beheerd. In plaats daarvan wordt de software via de cloud aan het bedrijf ter beschikking gesteld.
Om hier toegang toe te hebben, is echter een stabiele internetverbinding vereist.

Uitbreiding breedband nog steeds traag

Voor velen kan dit in eerste instantie als vanzelfsprekend worden beschouwd. In de praktijk ziet het er echter vaak anders uit. De breedbanduitbreiding in Duitsland moet bijvoorbeeld nog worden geoptimaliseerd. Dit vormt waarschijnlijk een uitdaging voor sommige bedrijven, vooral als het gaat om mobiel gebruik.

Voorkom storingen

Een overeenkomstig snelle, stabiele verbinding moet echter ook bij gebruik ter plaatse worden gegarandeerd. Met een overeenkomstig aantal parallelle toegangen kan dit betekenen dat het bestaande contract moet worden uitgebreid, wat weer gepaard gaat met extra kosten.
Als er een storing is, worden de activiteiten in het ergste geval tijdelijk stopgezet.

Gebrek aan controle

In dat geval kan het bedrijf eerst intern proberen te zoeken naar mogelijke triggers. Ligt het probleem echter bij de internetprovider of is er bijvoorbeeld een storing bij de cloudprovider, dan heeft het bedrijf geen controle of het probleem is opgelost.

2: hogere lopende kosten

Een ander mogelijk nadeel van cloudoplossingen zijn de relatief hoge exploitatiekosten. Hoewel bij de aanschaf van lokale ERP-software doorgaans een hoge initiële investering vereist is, zijn de maandelijkse vervolgkosten relatief laag.

De prijs van allround service

Met een cloudgebaseerde oplossing betaalt het bedrijf voor een allround zorgeloos pakket. Dit pakket bevat alle basisdiensten zoals onderhoudsmaatregelen of ondersteuning die nodig kunnen zijn. Als deze nodig zijn, loont het om nu het abonnement af te sluiten.
Er zijn echter ook maanden waarin sommige services mogelijk niet hoeven te worden gebruikt. In deze acute gevallen zou een on-premise oplossing waarschijnlijk rendabeler zijn geweest in termen van lopende kosten.

Interne verwerking meestal goedkoper

Over het algemeen is het doorgaans rendabeler om de desbetreffende onderhouds- en reparatiemaatregelen intern uit te voeren. Dit vereist echter niet alleen passende capaciteiten en middelen, maar ook voldoende knowhow.

3: Hoe zit het met gegevensbescherming?

Last but not least zijn zorgen over gegevensbescherming een populair argument tegen de introductie van een cloudgebaseerde oplossing. Met lokale ERP-software heeft het betreffende bedrijf volledige controle over de verwerkte gegevens.

Bij een cloud-oplossing daarentegen worden de data niet opgeslagen op een specifieke server in het bedrijf, maar beheerd via een wereldwijd netwerk van servers. De ongedefinieerde geografische positie van hun eigen data gaat voor veel bedrijven gepaard met onzekerheid.

Cloudoperators hebben de juiste knowhow

Bovendien zijn de serverfarms van grote cloudproviders aantrekkelijkere doelwitten voor hackers dan kleine of middelgrote bedrijven. Bedrijven met privacyproblemen moeten er echter rekening mee houden dat grote cloudoperators ook over geheel andere bronnen beschikken om de veiligheid van hun klantgegevens te waarborgen.

De AVG

Met betrekking tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU AVG) moeten bedrijven zich sinds 2018 aan strengere eisen inzake gegevensbescherming houden. De AVG is bindend voor alle bedrijven binnen de Europese Unie die persoonsgegevens verwerken.
Het probleem is echter dat de markt voor clouddiensten nog steeds overwegend wordt gedomineerd door bedrijven buiten de EU. Deze bedrijven zijn bijvoorbeeld gevestigd in de Verenigde Staten. Amerikaanse bedrijven zijn volgens de Patriot Act verplicht om gegevens vrij te geven op instructie van de overheid of rechterlijke macht.

In de EU wordt de doorgifte van gegevens echter zowel gereguleerd door de AVG als door de zogenaamde Telemediawet.

De Europese cloud

Het GAIA-X-project loopt momenteel in de Europese Unie om gegevensbeschermingsconflicten tegen te gaan en ook om onafhankelijkheid in de cloudbusiness te vestigen. Het is bedoeld om bedrijven een betrouwbare, op de EU gebaseerde cloud ter plaatse te bieden. Het project staat echter nog in de kinderschoenen, waardoor het in eerste instantie afhankelijk blijft van onder meer de Verenigde Staten.

Conclusie: de cloud is (nog) niet voor iedereen

Samenvattend kan worden gesteld dat on-premise ERP-software voordelen heeft ten opzichte van cloudgebaseerde oplossingen. Deze omvatten onder andere

Lagere gebruikskosten
Meer controle over data, systeem en hardware
Een overeenkomstige onafhankelijkheid van internet

Bedrijven die absoluut de volledige controle willen hebben, doen er goed aan met een on-premise oplossing. Deze bedrijven dienen er echter rekening mee te houden dat ze over de juiste capaciteiten, middelen en voldoende knowhow moeten beschikken om alle onderhouds- en reparatiewerkzaamheden intern uit te voeren.

Cloud populair bij kleine bedrijven

De cloud is op veel gebieden nog uit te breiden, maar wordt niet voor niets ook steeds populairder bij veel bedrijven. Kleine bedrijven die bijvoorbeeld niet de financiële middelen hebben om een hoge initiële investering in lokale ERP-software te doen, noch de benodigde capaciteiten, geven de voorkeur aan cloudgebaseerde ERP-software.

Overweeg individuele vereisten

Uiteindelijk valt niet te generaliseren of lokale oplossingen superieur zijn aan cloudgebaseerde ERP-software. Feit is dat zowel gebruiks- als licentiemodellen hun eigen voor- en nadelen hebben. Bedrijven moeten op basis van hun individuele eisenprofiel zelf beslissen welk licentiemodel het beste in hun eigen bedrijf kan worden gebruikt.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder