Elk bedrijf stelt andere eisen aan geschikte ERP-software. Verschillen moeten worden gerechtvaardigd, bijvoorbeeld in criteria als aansluiting bij de branche, bedrijfsgrootte of interne structuren. Er zijn echter enkele basis ERP-functies waarvan een groot aantal bedrijven kan profiteren. Daarom willen we op dit punt mogelijke ERP-functies nader bekijken en in detail laten zien wat deze voor bedrijven kunnen betekenen.

Inhoudsopgave

• ERP: een definitie
• Klassieke ERP-functies
• Uitbreiding van het klassieke scala aan functies
• Klaar voor de toekomst met moderne analysetools en AI
• Conclusie: onmisbare ERP-functies

ERP: een definitie

De afkorting "ERP" beschrijft de ondernemende taak van "Enterprise Resource Planning". In het Duits wordt de term "business resource planning" meestal als synoniem gebruikt. Deze fundamentele ondernemerstaak betreft het beschikbaar stellen van alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment en op de juiste plaats, in de juiste kwaliteit en kwantiteit en met de juiste informatie. In de praktijk vereist deze taak vaak een groot aantal, soms complexe, bedrijfsprocessen die op elkaar voortbouwen en in een netwerk met elkaar zijn verbonden.

Wat is ERP-software?

Om deze reden vertrouwen steeds meer bedrijven tegenwoordig op ERP-software. Het is in staat al deze processen digitaal in kaart te brengen. De bedrijfsprocessen kunnen vervolgens worden beheerd binnen de ERP-software. Door bestaande processen continu te optimaliseren met ERP-software, kunnen bedrijven waardevolle middelen besparen. Deze kunnen dan weer gerichter elders worden ingevoerd.

ERP-functies en -modules

Dit is mogelijk in een breed scala van bedrijfsgebieden en afdelingen, aangezien holistische ERP-software alle verantwoordelijkheidsgebieden samenbrengt. De taken van een individueel gebied worden vaak samengevat in een module met bijbehorende functies.

Er zijn dus functies die individueel zijn afgestemd op de vereisten van individuele bedrijfsgebieden. Welke functies dit zijn, wordt hieronder nader bekeken.

Klassieke ERP-functies

ERP-software vindt zijn oorsprong in de planning van productiemiddelen. Systems nam in die tijd de taken van materiaalbeheer en productie op zich onder de naam MRP-systemen.

1. Materiaal- en goederenbeheer

De termen materiaalbeheer en goederenbeheer worden vaak als synoniemen gebruikt. Ze verwijzen ook naar dezelfde processen. Preciezer gezegd: er moet een onderscheid worden gemaakt. Materiaalbeheer heeft bijvoorbeeld betrekking op productiebedrijven, terwijl goederenbeheer betrekking heeft op de detailhandel.

Zelfs de huidige ERP-software bevat nog steeds functies uit deze gebieden. Deze omvatten bijvoorbeeld

• Master data management
• Beheer van productgegevens
• Onderdelenlijsten.

Van inkoop, die later meer in detail zal worden behandeld, tot opslag en planning, alle materiaal- en goederenbeheerprocessen kunnen worden afgehandeld met behulp van geschikte ERP-software.

2. Productie

Functies voor productie worden vaak geleverd binnen de ERP-software als onderdeel van productieplanning en controle (PPS) -modules of -systemen. De PPS is nog steeds de kern van elk industrieel bedrijf. PPS-modules maken bijvoorbeeld grootschalige just-in-time-productie mogelijk.

Ontwikkeling van ERP-software

De ontwikkeling van ERP-software begon in de jaren tachtig. Het doel was om geïsoleerde, parallel werkende oplossingen te combineren om een holistisch systeem te vormen. ERP-software volgt deze aanpak vandaag nog steeds.

Uitbreiding van het klassieke scala aan functies

In termen van de omvang van de functies gaat het echter veel verder dan de grenzen van de oorspronkelijke systemen om alle andere verantwoordelijkheidsgebieden van een bedrijf samen te brengen.

3. Documentbeheersystemen (DMS)

Zo is het mogelijk om zogenaamde documentbeheersystemen (DMS) te integreren in de ERP-software. Met behulp van DMS-software kunnen alle documentbeheerprocessen digitaal worden aangestuurd en beheerd. Functies zoals zoeken in volledige tekst verkorten de zoektijden enorm en versnellen processen.

4. Customer Relationship Management (CRM)

"CRM" verwijst naar "Customer Relationship Management" of, in het Duits, Customer Relationship Management of Customer Care. Dit zijn twee dingen:
Enerzijds gaat het om de gerichte focus van een bedrijf of organisatie op haar klanten. Aan de andere kant gaat het ook hand in hand met het strategische ontwerp van alle klantrelatieprocessen.

Moderne CRM-modules geïntegreerd in de ERP-software bieden veel meer dan alleen digitaal contactbeheer. Het faciliteert bijvoorbeeld marketing- en verkoopprocessen.

5. Marketing

Op het gebied van marketing kunnen bijvoorbeeld campagnebeheerprocessen worden aangestuurd met behulp van CRM-software. Ook kan worden gemeten welke campagne hoe succesvol was. Passende analysefuncties, die later meer in detail zullen worden behandeld, geven ook waardevolle inzichten in het gedrag en de interesses van klanten.

6. Verkoop

Via automatisch gegenereerde contactgeschiedenissen heeft de verkoopafdeling altijd een overzicht van wanneer de laatste interactie met een specifieke klant heeft plaatsgevonden. Het geïntegreerde DMS kan ook worden gebruikt om lopende contracten op elk moment te bekijken of indien nodig te wijzigen.
Dankzij het leadbeheer geïntegreerd in de ERP-software met bijbehorende analysefuncties, hebben verkopers ook de mogelijkheid om meer veelbelovende leads te identificeren en deze op een gerichte manier aan te pakken.

7. Inkoop

De operationele functie van inkoop dient de op behoeften gebaseerde en economische levering van goederen aan het bedrijf. Bijbehorende ERP-software wordt gebruikt bij zowel operationele als strategische inkoop.

Sommige systemen maken bijvoorbeeld automatisch bestellen bij een vooraf gedefinieerde leverancier mogelijk zodra het aantal goederen onder een vooraf gedefinieerde waarde komt. Dit is mogelijk via een interface naar de betreffende leverancier. ERP-software die de grenzen van uw eigen bedrijf overschrijdt en interfaces naar zakenpartners mogelijk maakt, wordt ook wel een ERP-II-systeem genoemd.

8. Projectmanagement

Veel bedrijven werken op projectbasis. Om aan de eisen van deze bedrijven te voldoen, hebben veel ERP-systemen geïntegreerde projectmanagementsoftware. Hierbij moet onderscheid worden gemaakt tussen

Systemen voor enkelvoudig projectbeheer
Multi project management systemen
Enterprise Project Management Systemen
Platforms voor projectsamenwerking.

Daarnaast moet onderscheid worden gemaakt tussen planningsgerichte, procesgerichte, resourcegerichte of servicegerichte projectmanagementsoftware. Op deze manier kunnen de behoeften van elk projectmatig bedrijf worden gedekt door geschikte ERP-software.

9. Personeelszaken

Human resources management (HRM) is een bestaande functie in alle bedrijven. De kerntaken van de personeelsafdeling in het bedrijf zijn het ter beschikking stellen van personeel en het doelgericht inzetten daarvan.

Moderne ERP-software kan een breed scala aan HR-functies bevatten. HR-managers hebben altijd een overzicht van de huidig ingeplande persoon via digitale werkroosters en kunnen passende wijzigingen doorvoeren. Medewerkers worden dan direct via het systeem op de hoogte gesteld van deze wijzigingen.

Opleidings- en opleidingsgegevens kunnen bijvoorbeeld ook worden gebruikt om intern naar geschikte kandidaten te zoeken in plaats van extern.

10. Financiën en boekhouding

Boekhouding en financiën vormen de zakelijke basis voor het succes van een bedrijf. Dienovereenkomstig bevatten veel lokale ERP-systemen ook overeenkomstige functies voor dit verantwoordelijkheidsgebied.

Hierbij moet onderscheid worden gemaakt tussen interne en externe financiën en boekhouding. Op intern niveau hebben we het tegenwoordig over controleren. Op extern niveau - het verantwoordelijkheidsgebied van de financiële boekhouding - vereist de wetgever dat bedrijven bepaalde informatie openbaar maken, zoals de balans. Op intern niveau spelen belangrijke sleutelfiguren een rol, die op hun beurt de basis vormen voor strategische beslissingen.

Veel bedrijven in de boekhouding en financiën gebruiken nog steeds aparte tools. Door de verbinding met holistische ERP-software worden media-onderbrekingen echter vermeden en worden processen gestroomlijnder en efficiënter gemaakt.

Klaar voor de toekomst met moderne analysetools en AI

Naast bepaalde uitgaventerreinen of afdelingen, biedt moderne ERP-software ook enkele functies waarvan veel afdelingen binnen bedrijven profiteren. Dit zijn bijvoorbeeld Business Intelligence (BI) functies.

11. Business Intelligence (BI)

BI of in het Duits business analytics verwijst naar processen en procedures voor de systematische analyse van het eigen bedrijf.
Een koppeling tussen ERP-software en BI-module is gewoon een optie. Dit komt doordat de meeste gegevens die nodig zijn om analyses uit te voeren al beschikbaar zijn in de ERP-software.
Typische analysegebieden zijn:
productie
distributie
Inkoop
logistiek
Controlerend
marketing

Een BI-module met bijbehorende analysefuncties ondersteunt bedrijven bij bijvoorbeeld de analyse van inkoopkosten, voorraadanalyse of het bepalen van belangrijke kengetallen.

12. Rapportage

BI en rapportage vloeien in elkaar over. De informatie en bevindingen die door de BI-module worden bepaald, worden vervolgens direct beschikbaar gesteld voor rapportage voor rapportagedoeleinden. Op dit gebied heeft ERP-software vaak ook een bijbehorende automatisering, zodat overeenkomstige rapporten automatisch kunnen worden gegenereerd uit bepaalde gegevens zonder dat handmatige gegevensoverdracht nodig is.
Rapportages ondersteunen bedrijven op alle niveaus van operationeel en strategisch corporate management.

13. AI - je vriend en helper

Kunstmatige intelligentie (AI) wordt ook op verschillende manieren in steeds meer systemen gebruikt. Op het gebied van bijvoorbeeld CRM helpt kunstmatige intelligentie om nieuwe en voorheen niet herkende verbindingen te herkennen en zo een beter totaalbeeld van de eigen klanten te creëren.
Maar AI's zijn ook waardevolle hulpmiddelen bij de dagelijkse bedrijfsvoering. Velen zullen bijvoorbeeld ooit een AI-ondersteunde chatbot zijn tegengekomen. Deze digitale assistenten beantwoorden zelfstandig vragen van klanten en ontlasten zo de klantenservice. De klant profiteert zelf van kortere wachttijden, waardoor de klantbeleving (CX) wordt verbeterd.

Conclusie: Onmisbare ERP-functies

Het wordt duidelijk dat moderne ERP-software bedrijven ondersteunt op vrijwel alle bedrijfsgebieden. Welke specifieke modules en functies in elk afzonderlijk geval nodig zijn, hangt af van het betreffende bedrijf.
Veel ERP-providers bieden hun systemen zowel lokaal als cloud-based aan, zodat voor ieder bedrijf passende ERP-software op de markt te vinden is.