zakelijke dienstverlening
planning

12 componenten van elke planning

Uitgebreide ERP-ondersteunde planning vergemakkelijkt het projectwerk voor bedrijven aanzienlijk. Meer informatie vind je hier.

De zakelijke dienstverlening wordt steeds relevanter. Er zijn verschillende redenen voor deze ontwikkeling. Enerzijds neemt het internationale handelsvolume toe in de loop van de globalisering. Als gevolg hiervan is er een toenemende behoefte aan experts die bekend zijn met de respectieve markten en bedrijven kunnen voorzien van adequaat advies.

Bovendien staan ​​bedrijven tegenwoordig onder grote druk om te innoveren. "Innoveren of sterven" - dat is het gezegde in veel industrieën. Om te kunnen omgaan met de druk om te innoveren en concurrerende producten te blijven aanbieden, is technologische kennis in toenemende mate vereist.

Als het bedrijf niet over de juiste vakkennis beschikt, wordt dit meestal verkregen door outsourcing door zakelijke dienstverleners.

Outsourcing naar zakelijke dienstverleners komt ook vaker voor, omdat bedrijven zich steeds meer beperken tot hun kerncompetenties. Externe bedrijven worden steeds vaker ingeschakeld voor alle andere verantwoordelijkheidsgebieden. De behoefte aan zakelijke dienstverlening in de geïndustrialiseerde landen groeit.

Vanwege de groeiende relevantie van de sector willen we op dit punt de zakelijke dienstverlening nader bekijken. Aangezien de dagelijkse bedrijfsvoering van deze bedrijven vaak voor een aanzienlijk deel uit projectwerk bestaat, is adequate planning essentieel voor het succes van zakelijke dienstverleners.

In dit artikel willen we benadrukken hoe ERP-systemen de planning technisch kunnen ondersteunen en optimaliseren. Maar wat is precies een ERP-systeem?

Inhoud

Wat is een ERP-systeem? Een definitie

Planning in het ERP-systeem

1 - Projectstructuurplanning met het ERP-systeem

2 - Bronplanning

3 - Schatting van de inspanning

4 - Kostenplanning en financiële planning

5 - Planning

6 - De definitie van het projectteam met alle betrokken actoren

7 - Selectie van te gebruiken beheersings- en rapportagemethoden

8 - De definitie van de projectorganisatie

9 - De risicoanalyse

10 - De hulpprogramma-analyse

11 - Definitie van supplementbeheer

12 - Definitie van kwaliteitsbeheer

Conclusie: holistische projectplanning voor zakelijke dienstverleners

Wat is een ERP-systeem? Een definitie

De afkorting ERP beschrijft de Engelse term Enterprise Resource Planning. Dit is de ondernemende taak om alle bedrijfsrelevante middelen in de juiste hoeveelheid en op de juiste plaats op het juiste moment beschikbaar te stellen.

Planning van bedrijfsmiddelen - een uitdagende taak

Deze taak kan alleen worden bereikt met een interdepartementale aanpak. Dit is waar ERP-systemen een rol spelen. U kunt met behulp van software een bedrijf in kaart brengen inclusief alle relevante processen. Deze kunnen vervolgens worden geautomatiseerd, gestroomlijnd en geoptimaliseerd binnen het systeem.

Dit maakt middelen vrij die vervolgens elders winstgevend kunnen worden ingebracht. ERP-systemen zijn samengesteld uit verschillende modules die specifiek zijn afgestemd op de problemen van een bepaald gebied. Materiaalbeheer en financieel beheer worden bijvoorbeeld ondersteund in verschillende modules.

ERP-systemen met module specifieke functies kunnen ook worden gebruikt bij het plannen van processen. Omdat planning de basis legt voor alle verdere werkstappen en deze definieert, is het bijzonder belangrijk.

Planning in het ERP-systeem

Bedrijven volgen verschillende benaderingen op het gebied van planning. Dit is ook het geval op het gebied van projectplanning, waarmee zakelijke dienstverleners vaak te maken hebben.

Componenten van projectplanning

Niettemin zijn er vaste componenten van elke projectplanning die in elk geval moeten worden geïmplementeerd:

  1. Planning van de projectstructuur
  2. Planning van middelen
  3. De geschatte inspanning
  4. Kostenplanning en financiële planning
  5. De planning
  6. De definitie van het projectteam met alle betrokken actoren
  7. De selectie van te gebruiken beheers- en rapportagemethoden
  8. De definitie van de projectorganisatie
  9. De risicoanalyse
  10. De hulpprogramma-analyse (potentiële ROI, enz.)
  11. De definitie van supplementbeheer (hoe worden wijzigingen of aanvullende eisen geïmplementeerd?)
  12. De definitie van kwaliteitsbeheer (kortweg QM)

Een adequaat ERP-systeem kan bedrijven in de zakelijke dienstverlening helpen om alle componenten van de projectplanning efficiënt te implementeren.

1 - Projectstructuurplanning met het ERP-systeem

Projectstructuurplanning is een van de eerste, essentiële componenten van planning. Het doel is om de structuur voor alle projectbeheertaken te definiëren en de reikwijdte van de diensten volledig te presenteren. Het projectdoel wordt hier ook gedefinieerd.

In het beste geval moet de projectstructuur of de planning ervan intuïtief begrijpelijk zijn. Om deze reden moet het plan worden teruggebracht tot alle essentiële elementen.

Visualisatie van de projectstructuur met het ERP-systeem

ERP-systemen worden gebruikt om het structuurplan te visualiseren. Een veel voorkomende vorm van weergave is een klassiek boomdiagram. Als alternatief kan een lijstweergave of een mindmap worden geselecteerd. Met moderne ERP-systemen kunnen onderling verbonden projectstructuren worden gecreëerd.

Kostenobjectadministratie kan bijvoorbeeld worden weergegeven in de kostenadministratie van het bedrijf. Vanwege de flexibiliteit van het systeem kunnen verschillende structuren worden gesimuleerd en met elkaar worden vergeleken.

De definitieve werkverdelingsstructuur kan vervolgens worden geëxporteerd - op voorwaarde dat er een overeenkomstige verbinding is. Het plan kan vervolgens beschikbaar worden gemaakt voor alle belanghebbenden via de interface naar een e-mailprogramma. Op deze manier zorgt het ERP-systeem voor transparantie voor alle betrokken partijen.

2 – Planning van middelen

Het doel van resourceplanning is om gratis resources zo winstgevend mogelijk te gebruiken. Er wordt onderscheid gemaakt tussen basiscategorieën:

- materiële middelen zoals materiaal, vergaderzalen, enz.

- menselijke middelen (werknemers).

Op software gebaseerde resourceplanning

Met ERP-systemen die specifiek zijn ontworpen voor projectmatig werken, kunnen middelen efficiënt worden gepland en beheerd. Het gebruik van een grafisch planbord is bijvoorbeeld gebruikelijk. Het geeft een overzicht van hoe hoog de werklast van welke werknemers is of welke vergaderruimtes beschikbaar zijn wanneer.

Resourceplanning en multi-project management

Projecten kunnen met voorrang toegang krijgen tot bepaalde bronnen binnen het systeem. Op software gebaseerde resourceplanning is met name relevant voor verschillende parallel lopende projecten. Aangezien alle projecten uit dezelfde bronnenpool komen, moeten de middelen op de juiste manier worden toegewezen aan individuele projecten.

De relevantie van integraties

Op structureel niveau moet resourceplanning nauw verbonden zijn met service- en projectmanagement. Sectorspecifieke ERP-oplossingen bevatten meestal alle bijbehorende modules op een gestandaardiseerde manier, zodat zakelijke dienstverleners een uitgebreid overzicht van hun projecten krijgen.

Een integratie met de HRM-software is ook nuttig als een HR-module geen deel uitmaakt van het ERP-systeem. Dit betekent dat personeelsplanning kan worden uitgevoerd zonder onderbrekingen in de informatiestroom en dat de geplande werktijd kan worden meegenomen in de loonadministratie.

3 - Schatting van de inspanning

De schatting van de inspanning is een continue taak van projectmanagement. Niettemin moet het voor het eerst worden uitgevoerd als onderdeel van de planning, omdat het de beslissende factor is voor het slagen of mislukken van een project. Met een vroege kostenraming kunnen potentieel onrendabele projecten onmiddellijk worden geïdentificeerd. Op deze manier kan grote financiële schade worden vermeden.

De nauwkeurigheid van de geschatte inspanning neemt ook toe met toenemende projectvoortgang. De basis voor een adequate schatting is in ieder geval een goed georganiseerd kennisbeheer, dat ervaringen uit vergelijkbare, eerdere projecten in de schatting kan opnemen.

Inspanningsschatting met het ERP-systeem

Als centrale database fungeert het ERP-systeem als een belangrijke informatiebron voor een juiste kostenraming. Historische gegevens van vergelijkbare projecten kunnen worden geschaald naar het huidige project. Veel ERP-systemen maken een dergelijke vroege schatting van de inspanning mogelijk en voeren de bijbehorende berekeningen automatisch uit.

4 - Kostenplanning en financiële planning

Een zinvolle kostenplanning vereist een compleet projectstructuurplan, dat de benodigde middelen en de verwachte inspanning aan elk project toewijst.

Bij het plannen van de projectkosten moet onderscheid worden gemaakt tussen de proceskosten en se systeemkosten.

De systeemkosten zijn de directe investeringskosten. Proceskosten daarentegen zijn niet direct zichtbaar in het "eindproduct", maar zijn niettemin vereist voor de implementatie.

Kostenplanning van de proceskosten

Bij het plannen van de kosten van het proces is het raadzaam om een ​​vast basisbedrag in te stellen voor alle projectmedewerkers. Dit kan worden bepaald uit de combinatie van het salaris en alle bijkomende kosten.

Systeemkostenplanning

De systeemkosten hangen grotendeels af van de geselecteerde projectoplossing en worden verder gespecificeerd naarmate het project vordert. Een nauwkeurige planning van de systeemkosten is daarom vaak alleen mogelijk wanneer een precieze offerte is ingediend.

Kostenplanning met het ERP-systeem

ERP-systemen vereenvoudigen de kostenplanning aanzienlijk. U berekent de proceskosten op basis van het totaalbedrag met ingevoerde waarden uit HR-planning. De systeemkosten kunnen ook eenvoudig worden berekend met behulp van software.

Een geschikt systeem voert de berekening automatisch uit, rekening houdend met parameters of hoeveelheidsstructuren. In bouwprojecten zijn de systeemkosten bijvoorbeeld gebaseerd op het aantal om te zetten kubieke meters en rekening houdend met enkele aannames met betrekking tot de kwaliteit van de apparatuur.

De totale kosten worden in de loop van het project gepland en vormen uiteindelijk de basis voor de financieringsbehoeften.

Financiële planning in ERP

De taak effectieve kosten kunnen worden afgeleid uit het geplande verloop van de projectkosten. Dit is dan de financieringsbehoefte. Het is dan aan de projectfinanciering om de nodige middelen te verkrijgen voor de uitvoering van het project.

ERP-systemen met een geïntegreerde financieringsmodule geven een overzicht van de financiën van het bedrijf. Op deze manier kunnen werknemers beslissen of er voldoende kapitaal is voor volledige aandelenfinanciering of dat vreemd vermogen moet worden gebruikt.

5 - Planning

Gedetailleerde planning is een basiscriterium voor een probleemloos projectproces. Als onderdeel van de planning worden alle belangrijke datums vastgelegd en gecoördineerd met de betrokken actoren en de klant.

Planning in het ERP-systeem

Allereerst moet worden benadrukt dat een interface met resourceplanning of personeelsplanning op dit moment bijna onmisbaar is. In de planning is er een precies overzicht van wanneer, hoeveel personeelsmiddelen beschikbaar zijn en of een bepaalde datum kan worden behouden of indien nodig enigszins moet worden uitgesteld.

De basis voor een correcte planning is opnieuw de werkverdelingsstructuur, die de kern van de projectplanning vormt.

Op het gebied van softwarematige planning worden vaak staafdiagrammen - ook wel Gantt-diagrammen genoemd - gebruikt. Ze dienen om de planning te visualiseren. Het grafische display toont op het eerste gezicht overlappingen en kan dus worden vermeden.

6 - De definitie van het projectteam met alle betrokken actoren

Een bedrijf is slechts zo goed als zijn werknemers. Dit is niet anders op het gebied van zakelijke dienstverlening. Om een ​​geschikt projectteam samen te stellen, moet rekening worden gehouden met gegevens uit HR-planning en HR. Dit maakt duidelijk welk personeel met welke kwalificaties wanneer beschikbaar is.

Sectorspecifieke ERP-systemen voor de zakelijke dienstverlening ondersteunen projectmatig werken in software. Als een geschikt team is samengesteld, kunnen geschikte medewerkers worden gekoppeld aan het project in het systeem.

Een roltoewijzingssysteem wordt meestal binnen het ERP-systeem gebruikt, dat primair de toegangsrechten van de gebruikers definieert. Aan projectdeelnemers kunnen bovendien project gerelateerde rollen worden toegewezen die zichtbaar zijn voor alle andere deelnemers.

Dit creëert transparantie over welke actor verantwoordelijk is voor welk gebied en op de hoogte moet worden gebracht van wijzigingen.

7 - Selectie van te gebruiken beheersings- en rapportagemethoden

Rapportage wordt vaak rapportage in het Duits genoemd en is een documentatietaak om te controleren. Het rapportagesysteem verzamelt alle informatie voor verschillende managementniveaus die daar nodig zijn voor besluitvorming.

Significante rapporten zijn multidimensionaal en bevatten, naast de rapportregels en boekhoudelementen, ook waarden uit het verleden, huidige actuele en doelvergelijkingen en extrapolaties.

Om deze reden is rapportage een belangrijk hulpmiddel voor planning. Opties voor toekomstige beslissingen kunnen worden afgeleid uit evaluaties van eerdere scenario's. Het doel van het rapportagesysteem is om een ​​uniforme database en een basis voor communicatie te creëren, de testveiligheid te verhogen en de analyse- en doorlooptijden te verkorten.

Eenvoudig rapporteren met het ERP-systeem

Het gebruik van het ERP-systeem voor rapportage is eenvoudig duidelijk. Het ERP fungeert als een centrale database van alle bedrijfsrelevante informatie, die daarom uit dezelfde betrouwbare bron kan worden gehaald om een ​​rapport te maken.

Dit betekent dat het niet nodig is om bedrijfskerncijfers handmatig te verzamelen als verschillende systemen, wat bijvoorbeeld veel meer vatbaar is voor fouten door transmissiefouten.

Vooral bij berekeningen en analyses kunnen individuele transmissiefouten het resultaat aanzienlijk vervalsen. Om deze reden moet rapportage altijd gebaseerd zijn op softwarematige ondersteuning.

8 - De definitie van de projectorganisatie

De projectorganisatie omvat zowel de structuur als de procesorganisatie van een project. Het omvat daarom alle organisatorische voorschriften - zoals bedrijfsovereenkomsten - alle commissies - zoals teamvergaderingen of stuurgroep - evenals alle besluitvormings- en managementstructuren van het project.

Er zijn drie hoofdtypen van projectorganisaties:

  • De pure projectorganisatie
  • De matrixorganisatie en
  • De personeelsprojectorganisatie.

De pure projectorganisatie op het gebied van zakelijke dienstverlening

De pure projectorganisatie speelt een rol als organisatievorm in bedrijven die uitsluitend projectgericht werken. In dit geval hebben projectmanagers de volledige managementverantwoordelijkheid tegenover alle bij het project betrokken actoren.

De matrixorganisatie

De matrixorganisatie is een ander mogelijk structureel principe in de organisatie. Het combineert twee organisatorische opties: de lijnorganisatie en de pure projectorganisatie. In dit geval zijn projectmedewerkers op hiërarchisch niveau ondergeschikt aan hun operationele lijnmanager en de projectmanager.

De personeelsprojectorganisatie

In de personeelsprojectorganisatie rapporteert de projectmanager rechtstreeks aan het bedrijfsmanagement. Hij blijft het verloop van het project coördineren, maar heeft geen beslissingsbevoegdheid. Dit is nog steeds de verantwoordelijkheid van de lijnmanager.

Definitie van de projectorganisatie in het ERP-systeem

Het bedrijfsmodel van het bedrijf bepaalt welke projectorganisatie wordt gebruikt. Pure projectorganisatie is bijvoorbeeld gebruikelijk in alle zakelijke dienstverleners die uitsluitend op projectbasis werken.

Ongeacht het type organisatie kan de projectorganisatie worden gevisualiseerd binnen het ERP-systeem of met een geschikte softwareoplossing met behulp van een organigram. Op deze manier is de organisatie van het project zichtbaar voor alle medewerkers. Bovendien kunnen werknemers worden toegewezen aan de respectieve positie in het organigram die overeenkomt met hun functie.

Deze maatregel betreft de rolverdeling binnen het project die al is besproken. Als het duidelijk wordt weergegeven in het ERP-systeem, hebben alle betrokken actoren met de juiste toegangsrechten te allen tijde een overzicht van welke medewerker verantwoordelijk is voor welk gebied en worden communicatiestructuren en -processen duidelijk.

Om deze reden is de definitie van de projectorganisatie essentieel in de planning voor het goede verloop van het project.

9 - De risicoanalyse

Het belang van risicoanalyse wordt vaak onderschat. Dit kan ook te wijten zijn aan het feit dat het niet noodzakelijk de meest populaire taak van een projectmanager is.

Naast risicomonitoring, die continu moet worden uitgevoerd tijdens de projectuitvoering en onderdeel is van het projectbeheer, moet ook een eerste risicoanalyse worden uitgevoerd als onderdeel van de planning.

Dit omvat enerzijds de identificatie en beoordeling van potentiële risico's en anderzijds de vaststelling van strategieën om in noodgevallen tegenmaatregelen te kunnen nemen.

Risicoanalyse met het ERP-systeem

Afhankelijk van de omvang en complexiteit van het project kan de risicoanalyse extreem tijdrovend zijn, omdat rekening moet worden gehouden met verschillende factoren en onderling afhankelijke onvoorziene omstandigheden.

Om deze reden gebruiken bedrijven vaak software-ondersteunde ondersteuning. Geschikte systemen maken meestal gebruik van enkele jaren praktijkervaring uit eerdere projecten om potentiële risico's te identificeren en de omvang ervan te kwantificeren.

Het gebruik van een dergelijk systeem creëert een solide basis voor het omgaan met potentiële risico's.

10 - De hulpprogramma-analyse

De analyse van de gebruikswaarde wordt vaak gebruikt als besluitvormingsinstrument wanneer bedrijven bijvoorbeeld twee mogelijke projecten afwegen. Dit kan gebeuren als alleen de capaciteiten voor de implementatie van een enkel project beschikbaar zijn.

De analyse van de gebruikswaarde houdt niet alleen rekening met monetaire factoren, maar bepaalt eerder de totale toegevoegde waarde van een alternatieve handelwijze.

Dit heeft het voordeel dat bruikbaarheidanalyses ook complexe feiten kunnen vastleggen. Dit betekent echter ook dat de analyse van de gebruikswaarde meestal extreem complex is, zelfs vanwege de reikwijdte en diversiteit van factoren waarmee rekening moet worden gehouden.

Hulpprogramma-analyse in het ERP-systeem

Om deze reden is het gebruik van een ERP-systeem of een geschikte software-oplossing voor het uitvoeren van bruikbaarheidanalyses aan te raden. Individuele factoren (in dit verband ook attributen genoemd) krijgen een evaluatie en een weging, die wordt toegewezen door de respectieve verantwoordelijke persoon.

Het systeem voert vervolgens automatisch de berekening van de analyse van de gebruikswaarde uit en bespaart zo de verantwoordelijke werknemers de werklast.

11 - Definieer Supplement Management

Aanvullend management wordt vaak ook aangeduid als claims management. Simpel gezegd, supplementen zijn niets meer dan de bewering van claims tegen andere projectdeelnemers.

Op deze manier kan het contractsluitende bedrijf het gecontracteerde bedrijf voor zakelijke diensten er tijdens de uitvoering van het project op wijzen dat niet aan de contractueel vastgestelde eisen is voldaan en dit vervolgens aanvragen.

De eerste stap in de planning is het definiëren van aanvullend management. Voordat het project begint, moet daarom worden verduidelijkt wie verantwoordelijk is voor het supplementbeheer en hoe dit systematisch en organisatorisch moet worden uitgevoerd.

Aanvullend beheer met het ERP-systeem

Aanvullend beheer kan ook worden afgehandeld met behulp van softwarematige ondersteuning. Binnen het ERP-systeem is er een interface naar het documentbeheersysteem en CRM. Op deze manier zorgt de zakelijke dienstverlener ervoor dat alle correspondentie met betrekking tot de daaropvolgende claims wordt gedocumenteerd.

De status van addendumgegevens kan in real-time in het systeem worden gevolgd en gevolgd. Dit zorgt voor transparantie en het bedrijf kan bijvoorbeeld inkomende supplementen vergelijken met huidige budgetten en passende beslissingen nemen over de implementatie.

12 - Definitie van kwaliteitsbeheer

Net als productiebedrijven moeten dienstverleners zoals zakelijke dienstverleners de kwaliteit van hun producten en diensten garanderen. Het is niet alleen een kwestie van voldoen aan de eisen van klanten, maar ook van het voldoen aan normen.

In de servicesector is dit specifiek de DIN EN ISO 9000ff-standaardgroep. of specifiek ISO 9001: 2015.

QM in het ERP-systeem voor serviceproviders

De introductie van een QM-systeem of het gebruik van een ERP-systeem voor dienstverleners met een op deze branche gerichte QM-module kan het werk van QM-managers aanzienlijk eenvoudiger maken. In de planningsfase moet bijvoorbeeld worden bepaald hoe de kwaliteit van een specifiek project wordt gedefinieerd.

Dit heeft niet alleen betrekking op de wettelijke vereisten die in elk geval bestaan, maar ook op de individuele vereisten van de klant. Om aan de vereisten te voldoen, kan een afzonderlijk project worden gemaakt binnen de QM-module. Hier worden gegevens zoals een beschrijving van de klant, de specificatie en aanvraagdocumenten centraal beheerd.

Klanttevredenheidsanalyses kunnen ook worden uitgevoerd met de juiste software. Op deze manier voldoen zakelijke dienstverleners aan de eis om te streven naar constante kwaliteitsverbetering.

Conclusie: holistische projectplanning voor zakelijke dienstverleners

Het wordt duidelijk dat planning een uiterst belangrijk maar ook complex verantwoordelijkheidsgebied is. Om ervoor te zorgen dat het respectieve project soepel verloopt, moeten bedrijven geen middelen besparen op het gebied van planning.

In plaats daarvan wordt het gebruik van een branche specifiek ERP-systeem aanbevolen. ERP-systemen voor zakelijke dienstverleners zijn specifiek afgestemd op de eisen van deze industrie.

Dit betekent dat verschillende functies beschikbaar zijn die alle aspecten van de planning dekken. Een geschikt ERP-systeem houdt rekening met alle vereisten, van resourceplanning tot planning tot analyse van gebruikswaarden. Op deze manier kunnen bedrijven weloverwogen beslissingen nemen die op lange termijn toegevoegde waarde binnen het bedrijf genereren.

Bovendien kunnen planningsprocessen aanzienlijk worden geoptimaliseerd met het ERP-systeem. Zakelijke dienstverleners besparen op deze manier middelen zonder concessies te doen aan de kwaliteit van de planning.

Deze middelen kunnen vervolgens elders winstgevend worden gebruikt, zodat adequate ERP-systemen kunnen bijdragen tot het concurrentievermogen van zakelijke dienstverleners op de lange termijn.

Oriëntatie

Wat is Enterprise Resource Planning?

Wat is Enterprise Resource Planning en hoe kan het ook uw bedrijf helpen?

Lees verder

ERP-software voor grote bedrijven

Met ERP-software voor grote bedrijven automatiseert en beheert u al deze processen vanuit één systeem.

Lees verder